Como o Gerenciamento de Tempo afeta a produtividade do time?

Gerenciamento de Tempo

O que a produtividade, seja ela individual ou coletiva, tem a ver com o gerenciamento de tempo disponível para as tarefas?

Há quem pense que uma pessoa só atinge o auge da sua produtividade quando consegue fazer o máximo de coisas possível no menor espaço de tempo disponível. No entanto, não é bem assim que funciona.

Na verdade, sobrecarregar o corpo e a mente em nome de parecer produtivo pode ser mais destrutivo do que recompensador.

E uma das piores sensações que alguém pode sentir é aquela de que o trabalho ocupa todo o tempo disponível, não sobrando tempo para o descanso e o lazer.

Engana-se quem acha que o gerenciamento de tempo é um assunto estritamente corporativo. Na verdade, ele é aplicável a diversos aspectos do dia a dia.

Gerenciamento de tempo é saúde

As pesquisadoras Shimeny Michelato Yoshiy e Nádia Kienen, da Universidade Estadual de Londrina, reuniram diversos autores da psicologia em um artigo sobre o tema. Neste trabalho, elas exploram o gerenciamento de tempo com uma interpretação analítico-comportamental.

As autoras indicam que “comportamentos de gerenciar o tempo podem promover a produtividade e a redução do estresse”. Além disso, estas ações estão diretamente relacionadas à saúde do corpo e da mente.

Falando em estresse, um ranking da International Stress Management Association (ISMA) apontou que o Brasil é o segundo país mais estressado do mundo, atrás apenas do Japão. O principal motivo? O trabalho.

As queixas são, principalmente, as longas jornadas, o acúmulo de funções e a pressão por parte das lideranças.

Então, como contornar este problema?

A primeira coisa que você precisa entender na hora de gerir seu tempo é que tentar abraçar o mundo só vai te prejudicar.

Os discursos de workaholic e multitarefas podem até ser interessantes na teoria, mas na prática podem gerar consequências para o profissional e para a equipe, se o trabalho não estiver bem organizado.

Por isso é importante ter em mente que é possível ser produtivo trabalhando menos, mas o suficiente para equilibrar agilidade e qualidade.

Portanto, a palavra que deve reger a organização das suas tarefas é prioridade. O que deve ser feito primeiro? O que pode ser adiado? O que pode ser cancelado ou excluído?

Além disso, a realização dos trabalhos precisa ser eficiente, e a má administração do tempo pode prejudicar este objetivo. Não adianta nada começar vários projetos e não terminar nenhum, e muito menos fazê-los sem pensar na sua qualidade.

Quando você não se organiza…

Aqui no blog, já falamos sobre os impactos positivos que a gestão do tempo pode ter para a sua empresa.

Gestão do Tempo: 5 Impactos Positivos Para Sua Empresa

Desta vez, vamos mais fundo. Falaremos sobre aspectos individuais e apresentaremos técnicas de gerenciamento de tempo.

Em primeiro lugar, precisamos ressaltar que cada pessoa é única.

Algumas lidam bem com prazos apertados, outras precisam de mais tempo para desenvolver suas tarefas.

Algumas se organizam melhor com agendas físicas, outras optam pelas digitais.

Por mais que elas estejam inseridas em um time ou equipe, suas características individuais devem ser sempre levadas em consideração. Afinal, a gestão do tempo e das tarefas têm como objetivo extrair o melhor do trabalho de todos, e isso inclui explorar as habilidades e pontos fortes.

Antes de falarmos sobre as maravilhas que a organização trará para a sua vida, vamos conversar sobre o que pode acontecer quando o gerenciamento de tempo não é eficiente?

E caso você se identifique com um ou mais tópicos desta seção, entenda que está na hora de sentar e reorganizar suas prioridades (ou do seu time) antes de continuar.

Sobrecarga de trabalho

Um dos primeiros indicativos da falta de gerenciamento de tempo é a sobrecarga de trabalho.

A falta de organização, na maioria das vezes, faz com que as tarefas comecem a acumular, até que chega uma hora em que você não vai ter espaço para pensar em mais nada a não ser cumpri-las.

Esse sentimento pode sair do ambiente de trabalho e invadir sua vida pessoal. Fica difícil aproveitar o fim de semana pensando na chegada da segunda-feira e no trabalho acumulado que ficou para trás.

Por esse motivo, é muito importante saber quanto tempo cada uma das tarefas vai ocupar, além de considerar ferramentas que facilitem ou automatizem o trabalho, quando possível.

Delegar funções também é indispensável para a otimização do seu tempo. Dividir o trabalho entre os colaboradores é uma das formas mais eficazes de evitar a sobrecarga.

Como motivar a equipe

Desânimo para realizar tarefas

Uma coisa leva à outra, e a sobrecarga pode fazer com que você ou sua equipe se sintam menos úteis ou menos produtivos.

Esta autossabotagem pode acarretar em desânimo. Isso faz com que a realização de tarefas, por mais simples que elas sejam, passem a ser um desafio.

Procrastinação

Quantas vezes você ficou adiando um trabalho que não estava afim de fazer, e acabou tendo que correr contra o tempo para conseguir finalizá-lo?

É a famosa procrastinação, outra grande inimiga da organização das tarefas. Ela pode parecer simples, mas gera consequências como a sobrecarga – que já citamos – e estresse, que vamos falar adiante.

Aumento do estresse

Além do desânimo e da procrastinação, o aumento do estresse é muito comum quando não se tem noção de como gerenciar o tempo da forma correta.

Isso porque a pressão para fazer determinada tarefa é muito maior quando o tempo fica mais curto.

Alguns outros reflexos do estresse são irritação e grosseria.

Síndrome de Burnout

Se você acha que o seu trabalho está te deixando exausto, estressado e esgotado física e mentalmente, cuidado! Você pode estar sofrendo da Síndrome de Burnout.

Também conhecida como síndrome do esgotamento profissional, a síndrome de burnout é uma doença causada pelo excesso de trabalho. Ela pode ser consequência, justamente, da falta de organização do tempo e das prioridades.

Por se tratar de uma doença, descansar simplesmente não é a solução. O mais indicado é procurar um profissional (psicólogo ou psiquiatra, de preferência) que te auxilie a cuidar da sua saúde mental e desacelerar seu ritmo diário, buscando equilibrar trabalho e descanso.

O agravamento da Síndrome de Burnout pode resultar até mesmo em depressão profunda.

Como gerenciar o tempo de forma adequada

Você sabia que, toda vez que você cumpre uma meta, por mais simples que ela seja, você está se motivando?

Isso acontece porque toda vez que nosso corpo experimenta uma sensação de bem-estar, ele quer mais. Por isso dá tanta vontade de continuar.

Você já deve ter ouvido falar em pessoas que se desafiam a arrumar a própria cama todos os dias pela manhã.
Isso faz com que a primeira ação do dia seja cumprir um pequeno objetivo.

Realizar esta simples tarefa inspira a ter um dia muito mais produtivo. O mesmo acontece com o trabalho. Você pode usar métodos como o scrum para se organizar, dividindo um grande projeto em partes a serem alcançadas aos poucos.

Outra dica: em vez de postergar as tarefas, o ideal seria elencá-las por ordem de urgência e tempo de execução. Vamos falar sobre isso daqui a pouco.

Rapidez e eficiência

Saber se organizar também faz com que você se torne um profissional mais rápido e eficiente no que se propõe a fazer.

Isso porque você sabe quando é a hora de fazer cada tarefa, quanto tempo ela vai levar e qual o resultado que ela irá trazer para você e sua equipe.

Você também terá menos (ou nenhum) retrabalho, uma vez que poderá se concentrar e dedicar seu tempo à qualidade da atividade.

Mais tempo para criar

Muitas vezes, temos vontade de criar ou colocar em prática novos projetos dentro do ambiente de trabalho.

Entretanto, a quantidade de tarefas a serem realizadas não permitem que a equipe tenha um tempo livre para discutir suas ideias, já que precisam finalizar outras atividades obrigatórias.

Este pode ser um dos fatores de abandono do emprego, por exemplo – a falta de espaço para exercitar a criatividade.

Com um bom gerenciamento de tempo e o direcionamento das energias para as tarefas certas, vai sobrar mais tempo para tirar da gaveta os projetos que estão parados por algum motivo.

Respeito aos prazos

Ter um tempo certo para realizar cada parte de um projeto diminuirá, de forma significativa, os atrasos nas entregas.

Ter um momento do dia dedicado a cada tarefa permite que você trace um caminho mais claro até a conclusão. Isso faz com que seja mais fácil visualizar o percurso e você pode ter noção de onde está e onde precisa chegar.

Uma forma de controlar o andamento das atividades e entender possíveis empecilhos no projeto, é realizando a reunião diária de 15 minutos, também conhecida como daily scrum.

Comentar sobre suas dificuldades é uma forma muito boa de encontrar alguém para te ajudar e alavancar seu trabalho.

Valorização profissional

Uma equipe organizada e produtiva é uma equipe valorizada. Todo bom cliente quer trabalhar com um time que cumpre o que promete e entrega os melhores resultados.

Conheça 5 técnicas de gerenciamento de tempo

Existem várias técnicas para te ajudar a administrar melhor o seu tempo de trabalho. No entanto, nem todas as pessoas se adaptam a todas as técnicas.

A dica que nós damos, então, é conhecer todas elas e aplicar a que melhor se encaixa na sua rotina.

Antes de definir sua técnica preferida, é muito importante que você observe e conheça seu estilo de trabalho.

Para isso, monitore durante uma semana todas as suas atividades. Faça anotações de todas as tarefas que realizar com horários de início e fim. Seja o mais específico e detalhista possível.

Após os sete dias, tire um tempo para fazer uma revisão. Estas anotações vão te ajudar a entender para onde está indo o seu tempo.

1 – Técnica dos 5 minutos

Esta é uma das mais simples que vamos apresentar aqui. Ela serve, inclusive, para tarefas domésticas e outras pequenas atitudes do dia a dia.

Basicamente, a técnica dos cinco minutos consiste em respeitar a regra: se pode ser feito em até cinco minutos, faça imediatamente.

Por exemplo: imagine que hoje você se propôs a tomar dois litros de água. Isso quer dizer que você terá que tomar oito copos de 250ml no decorrer do dia.

Porém, chegou a hora de tomar um copo d’água e você está com preguiça de se levantar para pegar.

Lembrando da regra dos cinco minutos, você considera que tomar um copo de água leva menos do que esse tempo (na verdade, muito menos). Então, você vai se levantar e tomar seu copo de água na mesma hora.

Pronto! Você cumpriu a meta estabelecida, utilizou um método de gerenciamento de tempo e ainda cuidou da sua saúde.

No trabalho, você pode usar este tempo para checar as tarefas do dia na agenda, fazer aquela ligação rápida que está adiando, ou então esvaziar a lixeira do seu computador para liberar espaço. Fica a seu critério.

 2 – Técnica Pomodoro

Esta técnica é muito utilizada no mundo acadêmico. Você pode aplicá-la em trabalhos que exigem concentração e tempo de produção.

A pomodoro consiste em dividir o tempo em blocos. Você terá 25 minutos de trabalho focado, com atenção total e sem nenhum tipo de distração. Após esse tempo, você pode tirar cinco minutos de descanso.

A cada quatro blocos de pomodoro (25+5), você ganha 15 minutos de descanso.

Nós temos um artigo aqui no blog que fala tudo sobre a técnica pomodoro e suas vantagens. Confira!

Pomodoro: saiba como essa técnica pode aumentar sua produtividade

3 – Matriz Esforço x Impacto

Como já falamos anteriormente, o gerenciamento de tempo tem tudo a ver com a priorização de atividades.

Uma das formas de organizar suas tarefas por ordem de prioridade é a Matriz Esforço x Impacto.

Esta matriz tem quatro quadrantes e te ajuda a dividir as atividades de acordo com o tempo exigido para cada uma delas e o impacto que elas têm.

Você deve dividir as tarefas em baixo esforço, alto esforço, baixo impacto e alto impacto.

No primeiro quadrante, ficaram as tarefas de baixo esforço e alto impacto. Em geral, estas são as tarefas mais produtivas, por isso elas devem ser feitas primeiro e ter maior prioridade na sua lista.

No segundo quadrante, estão as tarefas de alto esforço e alto impacto. Elas também costumam dar ótimos resultados, porém levam mais tempo ou investimento para serem realizadas.

No terceiro quadrante, ficam as tarefas de baixo esforço e baixo impacto. Apesar de serem simples, não têm os melhores rendimentos. São tarefas que podem ser adiadas ou feitas em momentos de ócio, sem pressa ou urgência.

Por fim, no último quadrante estão as tarefas de alto esforço e baixo impacto. No caso destas tarefas, você pode até mesmo considerar excluí-las, cancelá-las ou fazê-las apenas quando for extremamente necessário.

Agora que você já sabe como organizar a sua matriz Esforço x Impacto, provavelmente aprenderá a voltar seus esforços apenas aos trabalhos que realmente fazem sentido e darão os resultados esperados.

4 – GTD (Getting Things Done)

Esta técnica significa, basicamente, “fazendo as coisas acontecerem”. Ela permite que você organize suas tarefas em calendários e faça tudo sem se esquecer de nada.

Este formato faz com que todas as etapas de um projeto, desde a criação, sejam registradas. Com isso, sua mente fica Livre e você não precisa se preocupar com  possíveis esquecimentos.

Além disso, você terá um dia e horário específico para realizar cada uma das etapas estabelecidas. As cinco etapas da GTD são:

  • Capturar
  • Esclarecer
  • Organizar
  • Refletir
  • Engajar

Nós falamos sobre cada uma delas em um artigo completo sobre a técnica.

O que é o Método GTD e como aplicá-lo na prática

5 – Matriz GUT

Por fim, a Matriz GUT é outro assunto que já tratamos por aqui, e diz respeito à organização do seu tempo e trabalho.

Ela se baseia em três critérios, que são Gravidade, Urgência e Tendência.

A Matriz GUT considera os efeitos das suas tarefas em curto, médio e longo prazo.

Cada uma das tarefas tem uma pontuação que vai de 1 a 5 em cada critério.

Você deverá multiplicar as notas atribuídas e então terá um “nível GUT”.

Quanto maior a nota, maior a gravidade, urgência e tendência desta tarefa. Logo, ela deve ser realizada com mais antecedência.

Para entender melhor cada critério da matriz e como organizar as notas, confira o artigo disponível no nosso blog.

O que é a Matriz Gut e como aplicá-la no Gerenciamento de Projetos

O gerenciamento de tempo é apenas o primeiro passo

Nós já falamos sobre os impactos negativos, positivos e algumas das melhores técnicas de gerenciamento de tempo que fazem a diferença no seu dia a dia de trabalho.

O mais importante, a partir de agora, é não deixar esta organização apenas no papel.

Está na hora de colocar em prática com sua equipe ou empresa, desafogando os colaboradores e abrindo espaço para novas ideias e realizações.

Infelizmente nós não podemos acrescentar mais horas ao nosso dia, mas podemos adaptar nossas preferências para aproveitar as horas úteis da melhor forma possível.

Esta estrutura se tornará um hábito e, consequentemente, uma rotina. Sua empresa passará a ter um time motivado e com mais produtividade e autonomia, cumprindo funções de forma mais eficiente e entregando resultados mais rápidos e assertivos.

Não hesite em reunir sua equipe e apresentar técnicas que funcionam e transformam o ambiente de trabalho em um local mais leve, com menos pressão e mais agradável.

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