A execução de grandes projetos faz parte do dia a dia de uma empresa. Eles podem envolver uma ou mais equipes, e os colaboradores não medem esforços para alcançar um objetivo em comum. Como forma de facilitar o andamento das atividades surgiu o Daily Scrum.
O Daily Scrum é uma reunião diária importantíssima para o seu time entender e compartilhar o progresso das atividades do sprint backlog. Falando de forma geral, o sprint é como um ciclo. Ao final deste ciclo, a empresa
deve apresentar algo para o cliente como manifestação da evolução do projeto. Você já percebeu que vamos utilizar termos bem específicos aqui.
Caso não esteja familiarizado com eles, sugerimos que leia nosso artigo sobre o método Scrum que também está disponível aqui no blog. Achamos importante esta introdução. Mas só pra você ter uma noção, tanto o método quanto o daily scrum estão diretamente relacionados à otimização de tempo e produtividade dos membros
de uma empresa.
Responda a essa pergunta: quando é que o seu cliente tem acesso ao resultado de um projeto ou campanha? Se você não é adepto da metodologia Scrum, provavelmente sua resposta é: “apenas no final, quando já está tudo finalizado”.
Entretanto, você já parou para pensar em todas as vezes em que teve que fazer alterações enormes ou um retrabalho cansativo porque deixou de alinhar as expectativas com o cliente durante o andamento da ação?
E todas as vezes em que aconteceram problemas dentro da equipe que poderiam ter sido solucionados de forma rápida, mas não foram porque a comunicação não era efetiva? Isso provavelmente prejudicou toda a dinâmica do grupo, não é mesmo?
A fim de minimizar ou até mesmo acabar de vez com esses empecilhos, as empresas precisaram encontrar uma forma de tornar o trabalho mais eficiente e produtivo, além de satisfatório.
Uma das formas mais funcionais encontradas foram as reuniões periódicas, que mantém todo o time informado sobre o andamento das tarefas.
Como já comentamos, a reunião diária de alinhamento de projetos é chamada de Daily Scrum. Nela, a equipe se reúne para discutir o andamento da organização individual e geral, sanar possíveis dúvidas pontuais e criar uma rotina de trabalho mais proveitosa para todos.
Outra finalidade é o alinhamento de expectativas e a previsibilidade de alcance de metas.
As lideranças podem se perguntar quanto tempo deve durar a reunião diária. O ideal é que ela não ultrapasse os 15 minutos. Parece pouco tempo, mas se todos respeitarem as regras, ele é mais do que suficiente para que as questões propostas sejam respondidas e todos voltem a se concentrar em suas tarefas.
Outro ponto muito importante é que ela comece sempre no mesmo horário e seja realizada no mesmo local – se o trabalho for presencial. A repetição fará com que ela se torne um hábito e a reunião passará a fazer parte da rotina do grupo naturalmente.
O horário da reunião será combinado pela equipe, mas o mais indicado é que ela seja realizada no período da manhã, antes de qualquer outro trabalho. Além do tempo limitado, as equipes também costumam realizar a reunião em pé!
Isso evita o conforto e faz com que o encontro seja ainda mais rápido e objetivo.
A realização do Daily Scrum deve ser responsabilidade da equipe de desenvolvimento da empresa. A participação de todos é obrigatória. Outros líderes, gestores e o próprio cliente também podem fazer parte, mas apenas como
ouvintes. Em alguns casos, eles nem participam.
Ainda que as lideranças estejam presentes neste encontro, a autonomia melhora o engajamento do grupo e garante a atenção de todos. Por isso, cada colaborador deve ter sua vez de falar, possuindo total liberdade para compartilhar sua rotina.
O Scrum Master deve ocupar um lugar de organizador das reuniões, garantindo que elas aconteçam como planejado todos os dias. Ele também pode mediar as falas, evitando alongamentos e desvios de atenção.
A pandemia potencializou a necessidade de se fazer reuniões de equipe para entender a posição de cada colaborador dentro do projeto. Esse dado foi divulgado pelo próprio Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), uma vez que pelo menos 8 milhões de brasileiros tiveram que migrar para o trabalho remoto.
No entanto, as reuniões precisam ser calculadas para darem certo. Não adianta querer resolver todas as questões do grupo durante a reunião diária. Além de fazer com que ela dure mais que o necessário, ainda toma o tempo de produção de toda a equipe, atrasando o calendário.
Para otimizar o tempo da equipe e tratar sobre as questões essenciais durante o Daily Scrum, o método traz consigo três perguntas para serem respondidas por todos os membros:
O Daily Scrum é uma forma de controlar e programar atividades dentro de um período de 24 horas. Para manter o ritmo e os bons resultados, a primeira coisa a se saber é o que foi feito desde o último encontro.
Dessa forma, é possível ter um panorama geral do progresso individual e em equipe. Aqui você pode saber se os planos para o dia que está começando vão se manter os mesmos ou se será necessário fazer alterações na sprint.
Depois da retrospectiva, está na hora de focar no agora. Neste momento, o time deve alinhar as atividades que serão feitas nas próximas horas, de acordo com o que foi concluído ou está em andamento. É muito importante que todos estejam cientes da trajetória dos colegas.
Assim, caso a tarefa de um dependa da tarefa do outro – e elas sempre irão existir -, é muito mais fácil deixar tudo organizado para progredir juntos.
A terceira pergunta consiste em entender defasagens e dificuldades que podem impedir o projeto de ir para frente. Este é, inclusive, um dos grandes objetos do Daily Scrum: como a ação está sendo acompanhada de perto por todos, é muito mais fácil identificar um problema quando ele ainda é pequeno.
Afinal, todos sabemos que adiar a resolução dos problemas pode fazer com que eles virem uma bola de neve desnecessária, atrapalhando a vida de todo mundo.
Neste momento, a sinceridade é fundamental. Lembre-se sempre: o Daily Scrum não é uma reunião de discussão de problemas. Neste momento, eles serão apenas apontados para que todos fiquem informados.
Em inglês, a palavra “gifts” pode ser traduzida para “dons” ou “presentes”. Quando aplicamos esta palavra ao Daily Scrum, ele se torna um acrônimo (sigla), onde cada uma das letras significa um termo relacionado à reunião.
Como já foi dito anteriormente, é recomendado que a reunião diária seja a primeira atividade a ser realizada pelo grupo todos os dias. A atualização do andamento dos projetos pode, então, ser uma ótima forma de começar o dia e continuar cumprindo com as obrigações.
O hábito de realizar o Daily Scrum é essencial para promover melhorias em vários âmbitos, como comunicação, engajamento e produtividade. Além disso, incorporar as reuniões à rotina também ajuda a ganhar agilidade no processo.
Membros com problemas de organização, por exemplo, também podem ser beneficiados pelas reuniões diárias, uma vez que a rotina influenciará diretamente na produtividade desses colaboradores.
O Daily Scrum também é um jeito muito prático de combater a procrastinação! Para isso, é importante que a equipe entenda o foco da sprint e realize tarefas que sejam realmente úteis para seus objetivos. Quanto mais prático e sucinto, melhor e mais ágil.
As reuniões periódicas conseguem demonstrar a importância de todas as partes dentro de um grande projeto, além da autonomia e engajamento da equipe. O trabalho em grupo fica ainda mais evidente e produtivo. Os erros causados pelas falhas na comunicação também são evitados.
Sabe quando você atualiza o seu status do WhatsApp para que as pessoas saibam o que você está fazendo naquele momento? O Daily Scrum tem mais ou menos esse mesmo objetivo, mas em um contexto diferente. Ali, você pode atualizar seus colegas e líderes sobre suas tarefas (sendo breve, é claro).
O Daily Scrum dispensa apresentações, literalmente. Com exceção da primeira reunião, em que será preciso explicar o funcionamento do método, as outras reuniões devem começar já com as respostas da primeira pergunta.
Durante todo o tempo, só deve ser dito aquilo que é necessário. Todas as explicações, dúvidas e conversas paralelas devem ser tratadas em outros momentos.
Um dos pontos mais fortes do Daily Scrum é que ele é um método muito fácil de ser aplicado no dia a dia.
Apesar de altamente efetivos, os Daily Scrums podem ser combinados com outros métodos de organização para se tornarem ainda mais satisfatórios e apresentarem melhores resultados.
No Proj4me, toda a sua equipe encontra uma plataforma de organização de tarefas que é fundamental para o dia a dia da sua empresa.
Tudo o que for falado e combinado no Daily Scrum pode ser adaptado ao modelo digital e, assim, os colaboradores têm acesso ao andamento do projeto durante todo o dia. Caso surja alguma dúvida, é só consultar o quadro de tarefas.
As intercorrências e mudanças de calendário também podem ser indicadas e alteradas no Proj4me. Seguimos trabalhando para melhorar ainda mais a experiência da sua empresa no mercado e alcançar os melhores resultados na sua área de atuação.
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