A gestão de processos é tão importante quanto a gestão de projetos. Entendê-la e colocá-la em prática pode fazer uma enorme diferença no seu negócio.
Para fazer um negócio crescer, deve-se fazer uso, da melhor forma possível, de todos os recursos disponíveis. No entanto, mesmo que isso inclua seus mais preparados colaboradores, sem a gestão de processos, sua empresa é uma ‘bomba relógio’, propensa a erros e impossível de escalar (crescer sem limites).
Você já ouviu falar sobre o assunto ou, caso sua resposta tenha sido positiva, conhece realmente o conceito e entende o quão benéfico implementá-lo é para o seu negócio? Você já fez o mapeamento de processos na sua empresa? Tudo bem, vamos devagar, pois entender tudo que envolve os processos no seu negócio é fundamental para que ele se desenvolva melhor, mais rápido e torne-se ainda mais notável e competitivo no mercado.
Contestar de forma positiva, buscando ajustes necessários e formas de otimizar o desenvolvimento de um empreendimento cada vez mais. Esse é o basicamente a premissa da gestão de processos.
Bastante conhecido por BPM (do inglês ‘Business Process Modeling’), a gestão de processos define-se, de acordo com o BPM CBOK (‘Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio’), escrito pela Association of Business Process Management Professionals (ABPMP), referência mundial no assunto, como
“Uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar (ou projetar), executar, medir, monitorar e controlar processos de negócio, automatizados ou não, para alcançar consistência e resultados alinhados aos objetivos estratégicos da organização, envolvendo, ainda, com ajuda de tecnologia, formas de agregar valor, melhorias, inovações e o gerenciamento dos processos ponta a ponta, levando a uma melhoria do desempenho organizacional e dos resultados de negócios.”
Para ser mais descomplicado entender o conceito de gestão de processos, é necessário saber antes sobre em que consiste os processos organizacionais, já que praticamente tudo feito em uma empresa é realizado por meio de processos:
São conjuntos de atividades realizadas por pessoas ou equipamentos em uma organização; essas atividades envolvem a transformação de insumos (entradas) para atender um objetivo específico¹; sendo inter-relacionadas e obedecendo a normas e regras preestabelecidas para sua realização.
Simplificando, processos organizacionais estão relacionados à padronização de fluxos e ações dentro de uma empresa, ou seja, ter atitudes semelhantes em situações semelhantes.
Vamos usar como exemplo de visualização uma farmácia, aonde todas as vendas poderiam passar pelo seguinte processo:
O item 1 (pedido do cliente) seria a entrada deste processo de venda, e o item 6 (receber o pagamento) a saída.
Note que, em cada etapa do fluxo acima, poderíamos definir várias regras a serem obedecidas, de modo a garantir que todas as vendas seguirão um mesmo processo, como por exemplo: se o cliente for à farmácia para comprar remédio para controle de pressão arterial, sua pressão deverá ser aferida e registrada no sistema junto ao cadastro do cliente, adicionando também qual o medicamento vendido e a data da última compra dele. Isso seria feito com todos os clientes que forem ao estabelecimento pela mesma finalidade.
Basicamente é sistematizar e tornar mais eficiente o gerenciamento de processos de uma organização².
A gestão de processos auxilia a coordenar os processos e rotinas, facilitando o planejamento, o monitoramento e controle do que acontece no ambiente, ajudando a reduzir riscos, combater erros e evitar retrabalho ou desperdícios, conseguindo, assim, aumentar a produtividade da empresa, contribuir para o mais correto aproveitamento dos recursos e, consequentemente, aumentar seus lucros, além de gerar ainda mais satisfação aos seus clientes.
Vamos pegar o exemplo dado há pouco, sobre à venda do remédio para controle de pressão arterial. Com a correta sistematização de processos, como foi simulada no exemplo, a farmácia poderia fazer uso da informação cadastrada no sistema sobre o medicamento vendido e a data de aquisição dele pelo consumidor, e, através de uma ferramenta automatizada, calcular e ordenar as pessoas que estão perto ou já necessitando comprar novamente o medicamento, devido a proximidade de finalização da quantidade disponível para uso.
Munido destas informações, um funcionário da farmácia entraria em contato com estes clientes e ofereceria o medicamento através de um delivery rápido em domicílio. Além de conseguir gerar mais vendas, a farmácia aumentaria a confiança e satisfação de seus consumidores, fidelizando ainda mais sua clientela e atraindo novas.
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