O que são Processos Gerenciais?

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Essenciais para o bom funcionamento de qualquer empresa, as medidas realizadas para atingir determinado objetivo se chamam processos gerenciais. Os processos baseiam-se em definir metas, planejar e controlar os negócios, de forma que seja possível conduzir as atividades até sua finalidade.

Os processos gerenciais se diferenciam de acordo com o tipo de negócio e do setor que o profissional se encontra.

Um exemplo básico: o atendimento de uma agência de marketing realiza uma reunião com os clientes da empresa, anota as preferências para a criação de uma marca, extrai informações para a realização do trabalho e decide se a agência pode ou não entregar o serviço dentro do prazo estipulado.

Já em uma fábrica, por outro lado, existem processos específicos para que determinados materiais se transformem em produtos finalizados, para que sejam comercializados. Portanto, cada negócio demanda processos gerenciais diferentes.

Entendendo a gestão

Para compreender exatamente o que são os processos gerenciais, é necessário analisar o que é gestão. A gestão, por sua definição, é um processo que combina diversos recursos sob a organização de profissionais para atingir um mesmo objetivo.

A função exige responsabilidade e foco para que todo o planejamento acordado seja efetuado, dentro de um período específico e sem acúmulo de funções. Veja, abaixo, quais são as principais características dos processos gerenciais:

Atividades contínuas

A gestão promove os processos de forma contínua, em que cada atividade se complementa, mesmo que sejam realizadas separadamente. Por isso, quando o gestor se envolve nos processos gerenciais para um objetivo em comum, também se inicia o processo de alguma outra função.

Envolvimento

O envolvimento com as questões organizadas é uma característica básica dos processos gerenciais. A gestão busca analisar amplamente quais são os objetivos da organização, de forma que seja possível utilizar as diversas funções da empresa para conquistar o que foi acordado.

Conquista

Conquistar as metas a partir do trabalho e recursos da organização, apoiando colaboradores e conectando-as ao que for necessário para otimizar os processos. O gestor é o responsável por utilizar aparelhos físicos e recursos financeiros da empresa para auxiliar nos processos gerenciais, conduzindo a equipe ao mesmo tempo.

Essencialmente, a gestão é um processo dinâmico, composto por diversas atividades. O dinamismo e aspecto social do gerenciamento indica diferenças entre o setor de gestão e o setor operacional.

Gestão

Maior atenção ao relacionamento entre colaboradores e fornecedores, organização da empresa e questões sociais.

Operacional

Atividades práticas como compras, marketing e processos materiais.

Principais funções dos processos gerenciais

A gestão, diferente de outras funções, não possui os mesmos deveres que outras partes possuem. Como exemplo, um publicitário reconhece quais são as especializações e habilidades que deve possuir para exercer seu trabalho.

O gestor, por sua vez, deve obter conhecimento de forma panorâmica, habilitando-se conforme às necessidades de cada negócio.

Entretanto, a gestão também pode contar com determinadas funções que são imprescindíveis para o bom andamento da organização. Apesar das diferentes teorias da gestão e divisão das tarefas, em partes menores ou maiores, geralmente se aplicam cinco funções específicas. Confira abaixo quais são as cinco funções da gestão.

1. Planejamento

Como em qualquer projeto de sucesso, dentro ou fora de organizações, o planejamento é parte fundamental. Na gestão, o planejamento é o primeiro item que envolve processos gerenciais, sendo:

  • Criação de plano detalhado: o gestor e os profissionais envolvidos devem traçar um plano detalhado para alcançar o objetivo da organização;
  • Especificação de objetivo ou meta: as metas devem ser atingíveis e previamente estudadas, de forma que seja possível ser alcançada em determinado período;

Durante o planejamento, o gestor é responsável pela identificação das funções e tarefas necessárias para chegar até o objetivo decidido. Além disso, quanto mais detalhadas as formas de se efetuar as tarefas, melhor para a empresa.

O norte do planejamento é atingir metas, e para isso, o gestor deve conhecer o perfil da empresa. O planejamento também analisa a taxa de sucesso e falha da organização, para que os próximos passos sejam dados mais assertivamente. Veja o exemplo abaixo:

  • A empresa precisa aumentar suas vendas em 30%, dentro do prazo de um mês;
  • O gestor deve observar quais são os caminhos possíveis para atingir o objetivo;
  • A equipe pode criar campanhas publicitárias, promoções-relâmpago, brindes, etc.;
  • O gestor é o responsável por organizar os processos gerenciais de forma lógica, pesquisando sobre alternativas funcionais para o aumento das vendas;

Como visto acima, o planejamento é um trabalho contínuo. A gestão se torna responsável pela esquematização das atividades e pelos ajustes conforme o andamento do plano, sempre acompanhando se todas as tarefas estão sendo cumpridas pela equipe.

O trabalho em conjunto, para a execução de processos gerenciais, é extremamente importante. O destaque para a parceria é válido pois, é comum que reuniões sejam feitas entre diferentes setores e profissionais, em que um precisa da atividade do outro. Neste caso, as habilidades sociais do gestor são bastante recrutadas, pois é comum que haja conflitos.

Gestão de Processos

2. Organização

A segunda função da gestão diz respeito a organização. O gestor utiliza o planejamento para promover os recursos necessários, como:

  • Equipamentos físicos: computadores, peças de marketing, stands de vendas, et.;
  • Recursos financeiros;

A partir disso, o gestor pode partir para a etapa organizacional. Ainda no cenário de aumento das vendas para a empresa usada como exemplo, o gestor é o responsável por analisar o planejamento que pretende repartir os recursos disponíveis.

A campanha publicitária, por exemplo, deve ser direcionada ao profissional habilitado para utilizar os recursos físicos e financeiros reunidos. A equipe de marketing é uma sugestão, caso haja a opção na empresa.

Além disso, é necessário obter acesso garantido para que a equipe de marketing possa consultar arquivos de clientes. Isto é, ceder dados precisos para que a campanha publicitária seja formulada de acordo com a audiência da organização.

Após a organização do que é relevante para a criação da campanha, o gestor pode sugerir um cálculo sobre reduções, possibilitando descontos em determinados produtos.

Como descreve o exemplo utilizado acima, esta pode ser uma boa sugestão de como organizar as finanças da empresa, garantindo que os recursos sejam usados precisamente, bem como dar responsabilidades aos profissionais corretos.

O objetivo do gestor na etapa organizacional é dirigir a equipe ou setor o que é necessário para que as metas sejam atingidas, de acordo com a estrutura do negócio e preferências da empresa.

3. Pessoal

Sendo de suma importância nos processos gerenciais, a função pessoal ainda deve ser discutida como um dos aspectos mais decisivos para o sucesso de um projeto. A função pessoal pode ser encarada facilmente durante a etapa organizacional, e sua relevância deve ser considerada durante a execução de todas as tarefas.

A função pessoal busca garantir que todas as tarefas sejam direcionadas aos profissionais e setores corretos. Ou seja, é neste momento que o gestor observa a existência do excesso ou falta de pessoal habilitado.

Embora a função destaque os talentos da empresa, a tecnologia gerou influência impactante nas estruturas de diversas organizações. Isto é, a adoção de novas tecnologias criou novas funções e descartou outras. Veja o exemplo, a seguir:

  • Um restaurante confiou todas as suas vendas apenas nas unidades físicas;
  • Com a chegada da pandemia, as unidades fecharam;
  • Os responsáveis adaptaram as entregas para o ambiente online, realizando ainda mais vendas que antes;
  • Os atendentes das unidades físicas foram afastados, enquanto profissionais de TI e marketing foram contratados.

É possível notar que, antes da adoção de tecnologia, os profissionais de TI não serviriam para quaisquer funções dentro do restaurante usado como exemplo.

A administração, assim como a gestão, também se voltou à importância do comportamento humano em posição de líder. Contratar pessoas habilitadas, assegurar que os funcionários estão satisfeitos em suas funções e garantir o bem estar emocional são as principais preocupações do aspecto pessoal enquanto função.

4.Direcionamento

Pouco adianta organizar todas as funções acima, sem que haja um direcionamento bem estruturado para as equipes envolvidas. Direcionar, além de citar exemplos e demonstrar soluções, é influenciar positivamente os profissionais recrutados para a obtenção da meta.

A atenção à produtividade das equipes envolve, também, direcioná-las de forma equilibrada por outros meios de se executar a mesma tarefa. Ou seja, se um computador apresenta problemas para o que determinado profissional deve entregar, é função do gestor auxiliá-lo de que forma a mesma atividade pode ser entregue.

Dessa forma, aumenta-se a capacidade de produzir do colaborador, e a confiança no gestor responsável.

5. Controle

Como última função e não menos importante para o gestor, está a tarefa de controlar. O controle assegura que todas as outras funções citadas acima estejam ocorrendo de forma equilibrada e dentro do prazo estipulado.

O gestor deve estar atento para que o fluxo de trabalho não demande somente de uma equipe ou um profissional, para que não haja acúmulo de funções e desigualdade nas tarefas.

Apesar de ser a última função, o controle é o que garante que o progresso do projeto está de desenvolvendo como o esperado. Se necessário for, o gestor deve agir em caso de problemas identificados tanto por ele, como pelas equipes envolvidas.

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