Conseguir entregar projetos no prazo é algo realmente raro. Falta de planejamento, horas extras, stress e incertezas sobre o que realmente cada um deveria estar fazendo, são parte do dia a dia da maioria das empresas e estão mensalmente trazendo prejuízos que acabam inevitavelmente fazendo parte do negócio.
Isto sem falar no quanto a relação com os clientes se deteriora a cada vez que um prazo é prometido, mas não é cumprido, gerando desconfiança e colocando em cheque a capacidade da empresa de entregar aquilo que promete.
Se você quer de uma vez por todas assumir o controle dos seus projetos e finalmente conseguir engajar a sua equipe e cumprir com os prazos, então aqui vão 5 dicas tão simples quanto eficientes que você poderá aplicar a partir de hoje em seus projetos e ter resultados imediatos.
Atribuir atividades a cada membro da sua equipe de forma independente, ou seja, cada um faz suas tarefas sem saber o que os outros estão fazendo, na maioria das vezes não é uma boa ideia. Além de criar uma escuridão sobre como as responsabilidades de cada um estão relacionadas, também pode fazer com que os membros da equipe sintam que eles não possuem tanta responsabilidade no sucesso daquele projeto, já que estão ali apenas para concluir duas ou três tarefas e depois dizer adeus.
Observe neste painel de tarefas do Proj4me uma forma muito simples de definir quem faz o quê e tornar isto transparente a toda a equipe:
O painel acima mostra claramente quem faz o quê e está sempre visível a toda a equipe do projeto. A pequena imagem no canto inferior direito de cada tarefa mostra quem é o responsável direto por ela. O simples fato de compartilhar com toda a equipe o que deve ser feito, quem fará cada parte e a relação entre as responsabilidades, gera automaticamente uma motivação, envolvimento e comprometimento de cada pessoa com o sucesso do projeto.
Isso porque cada membro verá que a sua tarefa pode ser necessária para que um colega cumpra a dele, ou vice-versa. Logo, compartilhar um painel em que todos consigam observar os responsáveis por cada tarefa cria, na verdade, o senso de que cada pessoa da equipe é fundamental para o sucesso do projeto.
O cumprimento do prazo de um projeto começa a acontecer quando você consegue ir entregando cada pequena tarefa dentro do prazo estimado. Assim, é importante que exista uma data de conclusão para cada tarefa a ser realizada.
Lembre-se que toda tarefa importante que é deixada para depois tende a tornar-se urgente. Se o responsável por uma tarefa se programa para realizá-la e foca na entrega, é possível ter mais tempo para realizar outras atividades ou mesmo para pensar, revisar e reavaliar sua tarefa já entregue.
Se ele deixa tudo para cima do prazo, normalmente é gerada uma situação complicada com os demais membros e com o próprio sucesso do projeto.
Super dica: é importante que você, líder ou responsável maior do projeto, não saia estimando o tempo de todas as tarefas e, depois, apenas espere que os responsáveis por cada tarefa concordem e empenhem-se em concluí-las no tempo que você determinou.
Um grande segredo para o cumprimento de prazos é gerar o comprometimento de cada membro da equipe em cumprir cada um dos tempos estimados das suas atividades, e uma forma de fazer isso é justamente envolvendo cada um no planejamento do tempo dessas tarefas.
Isso fará com que eles, naturalmente, sintam-se mais comprometidos com a tarefa, já que eles mesmos ajudaram ou mesmo definiram o tempo necessário para concluí-la. Também fará com que se sintam importantes para o projeto, pois estarão ajudando no seu planejamento e não apenas assumindo o papel de “fazedores de tarefas” que não assumem compromissos com o sucesso do projeto.
Não compartilhe com sua equipe apenas uma meta final, como: “entregar o projeto completo até o dia 31/08”. Como estamos falando em prazos, uma forma muito eficiente de gerar engajamento, motivação e produtividade na sua equipe é dividindo a meta principal do projeto em submetas menores e mais facilmente gerenciáveis e, em seguida, desafiar a sua equipe a atingir cada uma delas.
Isso ajuda a manter o foco nas entregas do projeto, principalmente quando trata-se de um projeto de longo prazo, em que a equipe tende a se desmotivar e perder o foco no meio do caminho.
No Proj4me, você pode ver que existem “fases” e, dentro de cada uma delas, estão as tarefas que precisam ser desempenhadas por cada colaborador da sua equipe. Cada fase cumprida deixa a equipe mais próxima da entrega final do projeto.
Uma outra técnica para você motivar e engajar sua equipe, fazendo com que mantenha o foco e a determinação, é realizar reuniões periódicas e de curta duração.
Por exemplo, no Scrum (técnica ágil de gestão de projetos), a reunião acontece diariamente e dura apenas 15 minutos. É realmente uma reunião de “tiro curto”, apenas para saber se todos estão conseguindo avançar em suas tarefas, tirar dúvidas, remover barreiras e garantir que cada um tem o que precisa para ser bem-sucedido em mais um dia de progresso.
Escolha, juntamente à equipe envolvida no projeto, qual é o melhor momento para vocês realizarem esses encontros. Vocês podem escolher o primeiro momento do dia, para já iniciarem as atividades com o alinhamento das pessoas, ou 15 minutos no meio da manhã, para que cada um tenha tempo de ver as anotações das suas tarefas, resolver alguma outra pendência ou trabalhar em algum insight que foi gerado de um dia para o outro.
Super dica: aproveite essa reunião e faça reconhecimentos à sua equipe. Aperte a mão dos membros, deseje força, seja um líder e mostre-se disponível para conversar e tirar dúvidas, dando um rápido reconhecimento a um e a outro no dia seguinte.
Ou seja, aproveite para reafirmar o envolvimento de cada um e manter todos animados e dando o seu melhor. Simples? Pois é! Essas pequenas atitudes mágicas, chamadas de reconhecimento, fazem as pessoas se sentirem importantes, reconhecidas e inspiradas, de forma que entreguem também um trabalho muito melhor.
Em um artigo anterior, eu compartilhei com você sobre a técnica mais simples e eficiente para se evitar erros e prejuízos recorrentes em projetos. Chama-se “reunião de lições aprendidas”. Trata-se de uma forma especial de mapear todos os erros e acertos da sua equipe, projeto a projeto, de modo que, de uma forma incrivelmente eficiente, ninguém voltará a cometer erros passados e todos repetirão os acertos.
Lembre-se de ler sobre como aplicar as lições aprendidas nos projetos com sua equipe! Essa técnica ajudará a otimizar o tempo de execução e os custos. Se você já utiliza o Proj4me, então, encontrará tudo o que precisa para registrar, consultar e apresentar as lições aprendidas em seus projetos sempre que necessário:
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Desejamos muito sucesso em seus projetos, com um alto índice de cumprimento dos prazos!
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