Na gestão de projetos, há uma série de metodologias que podem ser aplicadas, dentre as quais está a metodologia Scrum.
Tida inicialmente como uma forma inovadora de desenvolver projetos de software, atualmente é aplicada por empresas de diversos segmentos que desejam obter resultados melhores e de maneira ágil.
Você já ouviu o nome, mas não sabe quais são as suas características ou como implementá-la em sua empresa? Siga a leitura, vamos lhe explicar tudinho!
Antes de começar, um adendo: o Scrum vem com alguns termos que são bem específicos da metodologia, então é importante prestar bem atenção, pois são termos utilizados no mundo inteiro, e é importante que você familiarize-se com eles.
O Scrum sugere que os projetos sejam divididos em ciclos, em geral com duração de 4 semanas. Cada ciclo é chamado de sprint. Ao final de cada Sprint, a meta é que a empresa tenha algo concreto para entregar ao cliente, ou seja, uma demonstração da evolução do projeto ao longo daquela sprint que acabou de ser concluída.
Por esse motivo, o Scrum permite que sejam obtidos resultados menores e de forma contínua ao longo do projeto. Essa é a mágica desta metodologia e também uma diferença marcante em relação às metodologias tradicionais, nas quais o cliente só observa um resultado concreto na fase final do projeto.
Perceba que o Scrum é um modelo incremental. Isso possibilita não apenas que o produto que está sendo construído seja avaliado pelo cliente ao longo do desenvolvimento, mas também pode permitir que o produto seja liberado para um uso real por parte do cliente a cada nova versão que é disponibilizada.
Assim, o produto vai sendo incrementado e ajustado gradualmente de acordo com o feedback do cliente, aproximando-se cada vez mais do resultado ideal desejado por ele.
Para todo projeto, existe a fase de levantamento de requisitos, que coleta e documenta as necessidades e desejos do cliente. No Scrum, os requisitos do produto ganham um nome especial: história de usuário. Elas são a base do que será contemplado pelo projeto, apontando o que deverá ser incluído no desenvolvimento, por que e para quem. Recebem esse nome já que realmente trata-se de capturar a ‘história’ de quem vai utilizar o produto.
Imagine o caso de uma empresa de desenvolvimento de software para o setor hoteleiro que vai criar um novo sistema de reservas. Nesse caso, o representante da empresa de desenvolvimento (no Scrum, ele é chamado de Dono do produto; falaremos mais dele abaixo) vai conversar com representantes do hotel cliente. Nesta conversa ele pode registrar, por exemplo, a seguinte história de usuário:
“Como dono do hotel, eu gostaria que o sistema enviasse um relatório semanal de utilização dos quartos, para que eu possa saber o percentual de aproveitamento do hotel e tomar atitudes que venham a ser necessárias”.
Outros exemplos:
[Dafiti] “Como um gerente de vendas, eu preciso de um relatório mensal de vendas para verificar se os objetivos da minha equipe foram alcançados”
[Airbnb] “Como cliente, eu quero fazer reserva de apartamento pela web para facilitar o planejamento das minhas férias”
[Proj4me] “Como usuário, eu preciso visualizar as minhas tarefas atuais para ficar a par do que tenho que fazer”.
Os exemplos acima fazem parte das histórias de usuário de cada um dos produtos. Elas são construídas por meio da conversas com o cliente. Nelas, o dono do produto faz perguntas para identificar quais seus desejos, metas e expectativas, de modo a atingi-los através do projeto.
Este descreve um registro contendo os requisitos e necessidades expressos pelo cliente, os quais vão determinar as características do produto que está sendo desenvolvido.
Ele é inicialmente elaborado a partir das histórias de usuário, mas pode ser alterado e ampliado ao longo do projeto. A ideia é que, quando o projeto for concluído, todos os itens do backlog do produto tenham sido contemplados e entregues ao cliente.
Este é o principal responsável (mas não o único) por definir o rumo do projeto. É o dono do produto que vai representar o cliente dentro da empresa, atuando como ponto de contato com a equipe de desenvolvimento do produto. Ele vai coletar as histórias de usuário, registrá-las no backlog do produto e garantir que as prioridades estabelecidas pelo cliente sejam respeitadas.
O Dono do Produto não é a única pessoa importante para que o resultado do projeto seja positivo. Além dele, também temos o Scrum Master (ou, em tradução livre, ‘Mestre do Scrum’), um profissional que entende muito sobre essa metodologia e coloca esse conhecimento em ação para ajudar os demais. Seu objetivo é aumentar a eficiência e a qualidade do trabalho da equipe garantindo que as técnicas do Scrum serão realmente aplicadas de forma correta eficiente.
Não há segredos por trás desse conceito. A Equipe Scrum é a equipe operacional, responsável por executar os processos necessários para transformar o backlog do produto em realidade.
No caso de uma empresa de software, por exemplo, a Equipe Scrum é a equipe de desenvolvedores (programadores, designers, testadores etc).
É recomendado que a equipe possua entre 5 e 9 membros, de modo a não ser nem pequena demais e não conter as competências necessárias para o projeto, nem grande demais para tornar a comunicação do projeto lenta, sobrecarregada e/ou complexa.
A ideia do Scrum é ter uma equipe ágil, proativa, madura e auto-organizada, que se comunica rapidamente e produz acima da média, no lugar de seguir burocracias ou demandar muitas documentações.
Os três papéis explicados acima são essenciais no Scrum e possuem responsabilidades bem definidas, conforme já explicado.
Esse é um subconjunto de itens do backlog do produto, o qual reúne o requisitos que devem estar prontos ao final de uma sprint específica.
Entenda: o backlog do produto contém tudo o que deve ser contemplado pelo projeto ao seu final, para gerar o produto desejado pelo cliente. Já o backlog da sprint contém apenas o que deve ser contemplado numa sprint, ou seja, o que é necessário contemplar nos próximos 30 dias (considerando como exemplo uma sprint de 4 semanas).
Trata-se de uma reunião para definir quais requisitos exatos deverão ser considerados pela sprint a ser iniciada. Os requisitos são retirados do backlog do produto e inseridos no backlog da sprint, sendo selecionados de acordo com a prioridade que o cliente deu a eles.
Lembra que uma das responsabilidades do Dono do produto é manter o backlog do produto sempre priorizado de acordo com o que agrega mais valor ao cliente? Isto acontece justamente para que, ao planejar uma sprint, a Equipe Scrum desenvolva prioritariamente aquilo que é mais importante.
É um encontro diário de 15 minutos que acontece ao longo do trabalho de uma sprint. A ideia é que esta reunião seja rápida e prática, por isto que, inclusive, ela é feita normalmente com todos os presentes de pé, de frente para o quadro de tarefas do projeto.
Ocorre geralmente no período da manhã, onde a equipe tanto repassa o progresso e os eventos do dia anterior, quanto também fala sobre o que será feito no dia corrente.
Os objetivos principais são agilizar a comunicação, manter a equipe integrada, motivada e deixar todos a par do andamento do projeto, também como identificar oportunidades e obstáculos que precisem ser tratados.
É a reunião realizada ao final de cada sprint para apresentação dos seus resultados. Uma das coisas mais importantes feita nesta reunião é a validação daquilo que foi produzido no período. Esta validação é feita pelo Dono do produto, porém, se houver disponibilidade, poderá ser feita também pelo próprio cliente.
Se o Dono do produto não aprovar algum dos itens entregues na sprint, tais itens deverão ser inseridos novamente no backlog do produto e, no planejamento de alguma das próximas sprints do projeto, ele será selecionado para ser ajustado e validado novamente.
Esta reunião é o último evento de uma sprint, acontecendo após a reunião de revisão, falada acima, e antes da reunião de planejamento da próxima Sprint.
Enquanto na reunião de revisão o foco é validar o resultado da sprint, nesta reunião de retrospectiva, o objetivo é avaliar o processo de desenvolvimento da própria equipe. É um encontro para discutir as lições aprendidas e aonde a equipe irá, pensando no seu processo de desenvolvimento, avaliar o que deu bons resultados e deve ser mantido, bem como o que não deu certo e deve ser ajustado ou eliminado.
Como falamos anteriormente, um dos grandes diferenciais do Scrum é justamente permitir que o cliente possa receber entregas parciais do produto em desenvolvimento, podendo já fazer uso mesmo antes dele estar concluído.
Estas entregas parciais são chamadas de lançamento. Não é obrigatório que um lançamento seja feito logo após a conclusão de cada uma das sprints do projeto, porém, é importante que seja feito o mais frequentemente possível.
Normalmente, a cada 1 a 3 sprints concluídas, um lançamento é feito, disponibilizando um sub-produto para que o cliente faça uso, avalie e dê feedbacks.
Implementar a metodologia em sua empresa pode ser bastante simples, mas há alguns passos essenciais a ser seguidos.
Comece escolhendo qual será o projeto sobre o qual você vai aplicar a metodologia. Esse será um teste. Entenda que o Scrum não é uma solução mágica — ele não se aplica perfeitamente a qualquer caso. É mais eficiente aplicá-lo em projetos aonde todo o trabalho a ser feito não está 100% claro e definido desde o seu início, como por exemplo na maioria dos casos de desenvolvimento de software, projetos arquitetônicos, campanhas de marketing e até em projetos de engenharia.
Nestes casos, no lugar de tentar especificar todo o escopo do projeto em seu início, será mais eficiente aplicar o Scrum, e ir desenvolvendo o trabalho de forma progressiva, iterativa, apresentando resultados intermediários ao cliente e coletando seu feedback.
Você pode descobrir que sua empresa, por um motivo ou outro, não se adapta bem a essa metodologia. Portanto, não é recomendável adotar como piloto um projeto que seja de alta importância para o seu negócio. Comece com um projeto simples e de menor porte.
A função principal do Dono do produto é manter o foco no backlog, garantindo a priorização daquilo que é realmente mais importante para o cliente. Ele também deve controlá-lo, observando quais itens foram completados, quais precisam ser acrescentados e quais devem ser retirados ao final de cada etapa.
Uma vez que o Dono do produto seja definido, é hora de criar o backlog do produto inicial. Não se esqueça de que essa lista é revisada constantemente ao longo do tempo. Assim, mesmo que ela não contemple todos os itens que você considera necessários, isso não é obstáculo para iniciar o projeto.
Em geral, uma sprint dura de 2 a 4 semanas. Considere fatores como o tempo disponível para completar o projeto e a própria complexidade desse na hora de definir o tamanho de cada sprint. É muito comum haver sprints de apenas duas semanas.
Tenha em mente que o backlog do sprint precisa ser compatível com a duração do sprint. Quanto mais curto, mais enxuta deve ser a lista de funcionalidades que serão implementadas no período.
Na metodologia Scrum, cada sprint poderia naturalmente ser seguido por um release (em tradução livre, lançamento). Significa que cada resultado atingido ao longo do desenvolvimento do projeto é imediatamente entregue ao cliente. É como quando você compra um software e, todo mês, ele recebe uma nova atualização.
O release é importante porque ele garante feedback real, fazendo com que o projeto possa ser sempre ajustado e seguir ir na direção daquilo que o cliente realmente precisa. Assim, é importante que você avalie quais sprints previstas para o seu projeto poderão culminar em um lançamento.
Resumindo o fluxo do Scrum em uma imagem, temos:
Neste post, você aprendeu o que é a metodologia Scrum e quais são os passos essenciais para implementá-la em sua empresa. Entretanto, a metodologia é apenas um dos aspectos envolvidos no sucesso de um projeto. Logo, para uma aplicação mais eficiente, é importante contar também com um bom software, feito para a gestão ágil de projetos.
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