Entendendo a Gestão de Tarefas para fazer um planejamento eficiente

Gestão de Tarefas Proj4me
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Neste conteúdo, vamos falar sobre:

Projetos são comuns a praticamente todas as empresas e, mesmo assim, continuam sendo sempre desafiadores para a maioria dos profissionais. Frequentemente ouvimos que projetos estão atrasados ou que o custo estimado de um foi ultrapassado. Esse problema constante pode ser explicado pela ausência de uma gestão de tarefas eficaz.

O que é Gestão de Tarefas?

Como já falamos neste outro artigo, toda empresa que trabalha de maneira eficiente conta com uma gestão de projetos bem definida e competente, que consegue acompanhar e ordenar todo o trabalho de seus membros e suas áreas, para que o negócio esteja sempre desenvolvendo-se e avançando.

Gerenciar projetos exige, ainda, que o gerenciamento de tarefas também seja feito, afinal todo projeto conta com inúmeras etapas e atividades, e é fundamental que tudo esteja bem definido e direcionado, sendo realizado da maneira correta e no tempo definido, para que todo o planejamento seja cumprido até o objetivo da melhor maneira possível.

Logo, a gestão de tarefas compreende essa divisão de obrigações dentro dos projetos, para que seja equilibrada entre todos os membros  –  evitando sobrecarregar um enquanto deixa outro mais ocioso – e assim conseguindo fazer com que as tarefas sejam realizadas com o tempo e a dedicação necessárias, dentro do prazo devido.

Importância do planejamento e gerenciamento de tarefas

Todo projeto é único, tem um tempo determinado. O término é alcançado quando o objetivo inicial é atingido. Muitas vezes, o objetivo do projeto é algo complexo e grandioso e, portanto, é imprescindível definir como será feito, quando, quanto custará e quem será o responsável por cada tarefa.

A partir dessas definições é possível elaborar uma programação e as estratégias que serão utilizadas para atingir o objetivo desejado. Esse processo é chamado de planejamento e proporciona diversos benefícios, como redução dos custos, organização do fluxo de caixa, previsibilidade de riscos, redução e/ou cumprimento do prazo, melhor utilização dos recursos, entre outros.

Elaborar um planejamento de tarefas e realizar o controle e gerenciamento destas facilita também a identificação de problemas antecipadamente e aplicação de ações corretivas.

Benefício do gerenciamento de tarefas

Como dito acima, o principal objetivo da gestão de tarefas é monitorar para que o planejamento seja realizado de maneira equilibrada e coerente entre os membros da equipe, gerenciando o tempo gasto na realização das atividades de um projeto. Isso contribui diretamente em vários aspectos como:

Melhor visualização das tarefas que estão sendo trabalhadas

Há projetos e projetos. Alguns são menores e é mais fácil ter controle dele de maneira geral, enquanto outros são maiores, mais abrangentes e exigem mais dedicação em seu acompanhamento.

O gerenciamento de tarefas permite um acompanhamento mais preciso das atividades que estão sendo realizadas pela equipe, ou por área, ou membro, nas etapas atuais do projeto, tornando possível até que tarefas similares sejam agrupadas para serem realizadas ao mesmo tempo ou por uma determinada pessoa.

Priorização de tarefas

A gestão de tarefas utiliza de maneira mais eficiente a categorização de tarefas (melhor explicado abaixo), para que seja dado prioridade ao que realmente é necessário fazer primeiro, ou até mesmo para que o gestor que saiba a quem delegar uma tarefa fora do previsto e que precisa ser realizada de imediato.

Essa categorização feita e seguida devidamente auxilia para que os membros trabalhem sempre de maneira ordenada, dando prioridade às atividades de maior importância para o projeto e permitindo também que cada um consiga ajustar suas atividades à sua rotina e dentro do tempo disponível.

Adendo: Tipos de tarefas

As tarefas classificam-se em quatro diferentes níveis de acordo com seu nível de urgência. Esse nivelamento é essencial para a organização do planejamento da equipe. São eles:

  • Emergencial
    Esse é o tipo de tarefa que tem que “passar na frente” de todas e geralmente não está na programação pois aparece para sanar uma falha no planejamento ou um equívoco de execução em alguma das tarefas. Não colocá-la como prioridade pode acarretar em problemas sérios para o projeto;
  • Urgente
    As tarefas urgentes também necessitam passar na frente das outras planejadas, porque normalmente são atividades fora do planejado que precisam ser realizada antes de virar um problema mais sério (tarefa emergencial);
  • Dentro do prazo
    As tarefas que estão nesta categoria seguem o planejamento, e geralmente conseguem ser feitas de maneira a obter um resultado final como esperado e, obviamente, dentro do prazo estipulado;
  • Planejada
    As atividades da categoria “planejada” estão no cronograma desde o início, porém ainda não começaram de fato a serem executadas. Às vezes, dependem do resultado final de outras atividades para serem iniciadas. Quando um projeto é planejado, todas as tarefas são “tarefas planejadas”. À medida do andar do projeto, elas vão mudando de categoria de acordo com a realização do cronograma. O ideal é que todas as tarefas planejadas sejam realizadas como o programado, sem que tarefas ‘emergenciais e/ou urgentes’ apareçam para “atrapalhar”. Isso exige um melhor planejamento inicial e um acompanhamento constante de todos os processos do projeto.

Centralização de informações e comunicação

É primordial que em todo projeto, os membros envolvidos tenham acesso aos dados necessários para sua realização. A centralização de informações torna-se indispensável para que as atividades sejam feitas sem impedimentos que possam atrasar até mesmo a conclusão do planejamento.

Assim acontece com a comunicação. É muito importante que ela também seja centralizada para que todos consigam comunicar-se de maneira mais prática e rápida, além de indicar aos envolvidos como está o andamento das tarefas.

Cumprimento de prazos

Falta de planejamento ou desorganização geralmente levam a atrasos das metas estipuladas. Isso é um problema sério e que deve ser evitado ao máximo.

A gestão de tarefas ordena todas as atividades de acordo com o cronograma do projeto, tornando claro os objetivos e prazos que a equipe deve cumprir, de maneira realista e tangível.

Aumento da produtividade da equipe

falamos por aqui sobre o equívoco de se pensar que uma pessoa multitask (ou multitarefa, em tradução literal) é um profissional produtivo.

A verdade é que quanto mais tarefas uma pessoa tem a fazer, mais sobrecarregada ela fica, aumentando a chance de ela ter que realizar várias atividades ao mesmo tempo para que consiga “dar de conta de tudo”. É aquela coisa, muita ocupação e pouca produtividade.

O gerenciamento de tarefas entra como um grande aliado à produtividade de uma equipe, já que com ele é possível melhorar a rotina dos membros através da organização de demandas e prazos, respeitando também a capacidade de produção de cada colaborador.

 

Dicas de como fazer um bom planejamento de tarefas

Divida o projeto em partes menores

Para criar tarefas, não é necessário nada mais do que dividir o projeto em partes menores. Essa divisão, geralmente, é feita pelo líder do projeto ou pela pessoa/equipe responsável pelo planejamento. É importante dizer que, quanto mais tarefas forem criadas, maior será o esforço para gerenciar o projeto como um todo e maior o nível de detalhamento do planejamento, ou seja, o equilíbrio é essencial durante essa etapa.

Mais tarefas = “maior esforço para gerenciar” e “maior controle”
Menos tarefas = “menor esforço para gerenciar” e “menor controle”

As tarefas de um projeto geralmente têm durações definidas em horas ou em dias, dependendo de alguns fatores. Veja a seguir:

A natureza do projeto

Em projetos de TI, Arquitetura e Marketing, por exemplo, são comuns etapas de curta duração, podendo existir tarefas como “criar um script de update no banco de dados” ou “inserir as cotas do projeto”, com duração aproximada de uma hora.

Já em projetos de Engenharia, as tarefas costumam ter duração de 40 a 80 horas, ou até mesmo dias, semanas e até meses. Etapas como limpeza do terreno podem durar 40 horas, enquanto a execução da fundação dura, em média, 80 horas. Já a execução da alvenaria de um prédio pode durar vários meses.

O porte do projeto

Em projetos muito longos, não se tem o costume de trabalhar com tarefas de pequena duração, podendo até mesmo eliminar a divisão em horas, adotando apenas a quantidade de dias.

No caso da construção de um empreendimento que está previsto para ser finalizado em 3 anos ou na implantação e teste de um novo sistema em uma grande empresa, é habitual a criação de tarefas com suas durações definidas em dias ou mesmo em semanas.

O controle que se deseja ter do projeto

A divisão do projeto em tarefas deve ser condizente com o controle que o gestor deseja exercer. Muitas tarefas e com menor duração são condizentes com projetos detalhados, onde o gestor tem muito controle sobre cada detalhe do que está sendo realizado. Gerenciar em mais detalhes para ter maior controle exige maior tempo e esforço por parte dos gestores.

Já tarefas em menor quantidade e maior duração indicam um controle mais generalista e superficial.

Ou seja, bom senso é a palavra chave aqui. O nível de controle deverá ser condizente com os recursos disponíveis para a execução e gestão do projeto em questão.

Estime o tempo de realização das tarefas

Estimar o prazo de uma tarefa é sempre uma tarefa desafiadora, pois diferentes pessoas podem ter diferentes percepções sobre quanto tempo será necessário para uma determinada tarefa ser realizada.

Assim, algumas dicas importantes para estimar o tempo de realização de uma tarefa é:

a) Considere quem será o responsável por realizar a tarefa: pessoas diferentes gastam tempos diferentes para realizar uma mesma tarefa;

b) Envolva os mais experientes: normalmente não é uma boa ideia confiar apenas na estimativa de profissionais com pouca experiência. Assim, uma ótima prática é envolver as pessoas mais experientes da sua equipe na hora de estimar o tempo para uma tarefa, ou ao menos revisar os tempos estimados;

c) Consulte um especialista: quando se trata de uma tarefa mais crítica ou de maior risco para o projeto, onde você não possui a experiência necessária dentro da sua própria equipe não apenas para estimar o tempo, mas também para fazer uma análise crítica do trabalho a ser feito, pode ser essencial solicitar a análise e opinião de um terceiro especialista no assunto, para evitar que a tarefa comprometa ou traga grande prejuízos ao projeto como um todo.

Dica bônus: evite ao máximo delegar uma tarefa a um membro da sua equipe sem ter estimado junto com ele o tempo de realização da mesma. Isto porque, ao alinhar o tempo estimado com o responsável pela tarefa, tendo a sua concordância, ele estará muito mais comprometido a cumprir com o prazo, já que foi definido por ele mesmo. Dessa forma, as chances de cumprimento da tarefa no tempo estabelecido são muito maiores.

Esta é uma estratégia super simples, mas totalmente fundamental e que funciona, no sentido de conquistar o comprometimento de cada membro da sua equipe no cumprimento dos prazos estabelecidos para cada tarefa.

Mantenha a coerência e pense em quem executará a tarefa

Assim como é importante verificar as atividades necessárias para a conclusão do projeto, também é fundamental avaliar o perfil e experiência dos componentes de sua equipe.

As tarefas de um projeto não devem ser distribuídas aleatoriamente aos membros da sua equipe, por mais que todos possuem um mesmo cargo ou perfil (ex.: equipe de programadores). Isto porque pessoas diferentes possuem aptidões e experiências diferentes. Assim, busque distribuir cada tarefa para a pessoa que possui maior competência para realizá-la.

Porém, para que a equipe cresça em conjunto, é importante também dar oportunidade para os membros que não têm experiência em alguma etapa ou tarefa, mas que desejam aprender.

Faça um cronograma disponível a todos os membros da equipe

Após definir o prazo das tarefas, elabore um cronograma final flexível, de forma que possíveis riscos já sejam considerados, permitindo que os eventuais problemas sejam solucionados sem comprometer o prazo final estipulado.

É importante que todos os membros tenham acesso a esse cronograma para entender o projeto como um todo, ter conhecimento do tempo que têm disponível para executar as suas atribuições e também avaliem as tarefas que são interdependentes.

Acompanhe

O planejamento de tarefas é imprescindível para o sucesso de qualquer projeto, proporcionando redução de custos, cumprimento dos prazos, contenção de problemas e aumento dos lucros. Entretanto, de nada adianta elaborar um excelente planejamento se ele não for seguido e atualizado constantemente, ou seja, controlado e gerenciado.

Dependendo da equipe, do tamanho do projeto e da duração das tarefas, haverá a necessidade de reuniões diárias, semanais, quinzenais e/ou mensais.

Essas reuniões servem tanto para resolver problemas que porventura tenham acontecido, quanto para analisar a etapa que foi concluída e verificar quais os pontos falhos, os pontos fortes e quais mudanças são necessárias nas tarefas subsequentes.

É importante que todas as reuniões sejam documentadas e que as decisões relevantes sejam encaminhadas aos membros da equipe.

Para que seu projeto seja bem-sucedido e o planejamento de tarefas seja eficaz, assim como o gerenciamento de cada etapa, entre em contato com o Proj4me. Somos os criadores de um dos sistemas mais eficientes para gestão de projetos e tarefas!

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