Os 7 principais erros cometidos no Gerenciamento de Projetos

erros cometidos no Gerenciamento de Projetos
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Neste conteúdo, vamos falar sobre:

Em toda e qualquer situação, estamos sujeitos a erros. Todavia, existem certas ocaciões em que podemos nos antecipar e evitar cometer o mesmo erro que outros, e uma dessas situações é no gerenciamento de projetos. Por isso, te convidamos a conhecer os sete principais erros que ocorrem para que você aprenda a evitar.

O gerenciamento de projetos é um processo pensado a partir de uma estratégia e de um bom planejamento que, se bem realizado, faz com que o processo ocorra com mais segurança e eficácia.

Nesse processo, é necessário alinhar onde se quer chegar, se utilizando de objetivos e metodologias para realizar uma boa gestão e, consequentemente alcançar o sucesso. Um bom serviço promete entregar qualidade, eficiência e promover a satisfação do cliente.

Porém, todos sabemos que estamos suscetíveis a erros. Eles podem – e, muito provavelmente vão – acontecer, pois sempre existe algo que foge do nosso controle. E, uma vez que eles começam, podem tornar muito difícil a vida do gestor e da equipe.

Assim, além da dor de cabeça, também existem os problemas que causam atrasos no planejamento e nas entregas, insatisfações tanto da equipe como do cliente, problemas de relacionamento, custos extras e diversas outras problemáticas. E, você não quer passar por essa avalanche, certo?

Então, foi pensando nisso que fizemos um levantamento em busca de analisar os sete principais erros que são cometidos no gerenciamento de projetos para que você possa aprender com eles e evitar no seu projeto.

O que é um Gerenciamento de Projetos?

Antes de apontarmos os erros, é importante que você entenda o que significa um gerenciamento de projetos. Essa administração se baseia na junção de ferramentas técnicas que, aliadas aos conhecimentos e habilidades específicas, tem como objetivo promover melhores práticas que vão levar ao sucesso do projeto e, claro, a satisfação do cliente.

Para fazer um bom gerenciamento, normalmente é necessário um gerente de projetos. Esse profissional, juntamente com a sua equipe de trabalho vai alinhar e planejar o escopo, realizar um cronograma, fazer um orçamento para incluir todos os custos possíveis, gerir riscos e toda a comunicação tanto da equipe, como quanto a linha do relacionamento com o contratante.

É exatamente nesse ponto onde tanto precisa ser pensado e planejado estrategicamente que os erros começam a acontecer, e atrapalham todos os objetivos acordados no início do projeto. Assim, causando insatisfação com os clientes e muitos outros problemas que poderiam ter sido antecipados e evitados.

Leia também: Aprenda a eliminar prejuízos de estimação em qualquer negócio (sem gastar nada)

7 principais erros no Gerenciamento de Projetos

1 – Falta de um bom planejamento

Um bom planejamento é o ponto de partida para que qualquer projeto realmente dê certo. Pular alguma etapa ou não dar a devida atenção durante a confecção do planejamento é um risco que você não deve correr.

Analise tudo calmamente, converse bastante com o cliente para possuir um escopo bem definido e que atenda todas as expectativas – uma vez que esse escopo não deve ser mudado ao longo do projeto – e veja todo o passo a passo que será necessário.

Você pode fazer uso de algum método para realizar um bom planejamento que demonstre exatamente o caminho que você deverá seguir. Só comece o seu projeto depois que esse passo for concluído e toda a equipe estiver ciente de cada ação que será feita e das devidas atribuições de cada um.

2 – Projeção de riscos subestimada

Fazer uma projeção de riscos que atenda realmente tudo que pode acontecer é muito importante. Nesse ponto, você deve ser realmente pessimista, tente imaginar que tudo pode atrasar (entrega de materiais, respostas de clientes, equipe com produção menor do que o esperado…) e todas as outras coisas que podem atrapalhar o planejamento.

Quando você calcula os riscos antes que eles aconteçam, é possível evitá-los possuindo uma margem ou, ainda, saber como gerenciar caso eles venham a ocorrer. Não subestime uma gestão de riscos e, lembre-se de realizar a atualização da mesma sempre que for necessário, fazendo o monitoramento e registrando os processos.

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3 – Falhas de comunicação

É fundamental que toda a equipe esteja alinhada e ciente de tudo o que está acontecendo para que o projeto flua bem. Nesse sentido, as falhas de comunicação não podem ocorrer para que todos os seus planos e aquilo que foi pensado sejam executados corretamente.

É preciso estar sempre atento a tudo o que está acontecendo para que não aconteçam intrigas, ouvir as opiniões de todos e entender aquilo que funciona. Uma equipe que se sente valorizada e participando efetivamente trabalha muito melhor.

Ainda, é necessário estabelecer uma boa comunicação com o cliente, implementar uma cultura de feedback ao longo do projeto evita que erros sejam descobertos no final. Ter uma comunicação constante ajuda a criar um bom relacionamento e saber se está tudo alinhado de acordo com os desejos do cliente.

4 – Prazos mal pensados

Quando falamos em prazos, é necessário sempre possuir uma margem de erro. Pense que os atrasos existem e já estabeleça seus prazos a partir disso, afinal, é sempre melhor entregar um projeto antes do que depois do esperado.

Por exemplo, se você está em uma obra, considere dias de chuva. Em qualquer tipo de projeto, pense que os funcionários podem ficar doentes e pode ser necessário trabalhar com a equipe reduzida. Nesse sentido, é importante lembrar que você não pode sobrecarregar a sua equipe, uma vez que essa ação pode gerar menos produtividade ainda.

Todas as coisas citadas acima fazem com que atrasos aconteçam e, se antecipar a eles é necessário. Logo, sente-se com sua equipe para definir um cronograma para o projeto que seja plausível de ser concluído, lembrando de excluir feriados e trabalhando apenas no horário comercial. Não tente apressar, foque na qualidade da entrega e nunca fale algo que não poderá cumprir.

5 – Erros de gestão

Gerir um projeto nunca é uma tarefa fácil, e para evitar a ocorrência de erros nesse processo, muitas pessoas se utilizam de algumas ferramentas. Para facilitar o seu serviço, você pode usar metodologias ágeis como o SCRUM.

Através desses métodos, você consegue ter uma melhor visualização do que está ocorrendo, como a equipe está entregando, dividir o projeto em micro objetivos visíveis e afins. Estude e aplique aquela que for melhor para o cenário da sua empresa.

Para além, é importante verificar se as entregas estão saindo conforme o esperado, mas confie na sua equipe também, afinal, eles sabem o que estão fazendo.

6 – O cliente nem sempre tem razão

Um erro que muitos desconsideram é dar sempre a razão para o cliente. Você precisa aprender a dizer não. É claro que o projeto precisa atingir os objetivos de quem o contratou, porém, o profissional é você e isso precisa ficar muito claro.

Deixe explícito para o cliente a quantidade de alterações que podem ser pedidas, se elas são viáveis ou não, e o prazo para executá-las. O gerente de projetos precisa ter esse tato de fala para que seja possível cumprir o que foi pensado durante o planejamento e escopo do projeto, e saber que o cliente nem sempre tem razão.

É importante ressaltar que não estamos falando em ser grosseiro, mas sim em impor limites. Opiniões, ideias e sugestões são sempre bem-vindas, mas se extrapolarem, é preciso lembrar que você foi contratado, sabe a importância do projeto e que vai realizá-lo da melhor maneira possível, pois você é o profissional.

7 – Aliviar erros cometidos pela equipe

O gerente do projeto nunca deve se comportar como um carrasco, mas também não pode fingir que não vê quando um erro foi cometido. É necessário conversar sobre os erros que foram cometidos para aprender com eles e não voltar a fazer a mesma coisa.

E, caso um erro ocorra muitas vezes, por profissionais diferentes, talvez seja um apontamento de que você precisa dar um treinamento melhor. Invista na sua equipe para que eles se transformem em profissionais cada vez mais competentes. Dê treinamentos, promova cursos e tudo aquilo que for possível para que um mesmo erro não volte a ser cometido.

Conclusão

Se você realizar um bom planejamento e se antecipar para não cometer todos os erros que mencionamos acima, temos certeza de que o gerenciamento do seu projeto vai ocorrer muito melhor. É claro que imprevistos podem acontecer, mas temos certeza de que serão muito menos impactantes, e que você terá um melhor preparo para resolver cada um.

Lembre-se de entregar sempre o seu melhor. A qualidade é um fator essencial para um bom projeto, afinal de nada adianta entregar rápido se ele não atingir os objetivos do seu cliente.

Gerir um projeto nunca será uma tarefa fácil, mas se o gestor prestar atenção nos detalhes que muitas vezes são ignorados, vai ser muito melhor. Assim, apesar de erros serem cometidos, muitos outros vão ser evitados e seu projeto não será impactado.

Esperamos ter ajudado e que você consiga aprender a evitar os principais erros que acontecem no gerenciamento de projetos. Se você ficou com alguma dúvida ou está precisando de algum auxílio, não deixe de entrar em contato conosco. Somos especializados em gestão de projetos e ficaremos muito felizes em ajudar você e sua equipe!

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