Veja quais são os principais métodos de gerenciamento de projetos usados atualmente e qual deles se encaixa na sua empresa.
O gerenciamento de projetos é essencial para que as empresas colham melhores resultados em suas empreitadas.
Desenvolver produtos e serviços sem uma metodologia para guiar as equipes é praticamente a garantia da falha, pois a desorganização sempre gera improdutividade na equipe e insatisfação nos clientes.
Por esse motivo, já foram desenvolvidas dezenas de metodologias de gerenciamento de projetos. Atualmente, duas delas são utilizadas em grande parte das empresas: a tradicional e a ágil.
Por isso, vamos fazer um paralelo entre elas, apontado as principais particularidades de cada uma, indicando quando elas devem ser utilizadas.
Esperamos que você tire um bom proveito deste post que fizemos especialmente para otimizar os seus projetos!
No método tradicional, o modelo é mais rígido, prevendo o projeto como um todo em cinco etapas com funções e cronograma bem definidos.
Para isso é preciso:
Depois dessa etapa inicial é preciso elaborar uma documentação extensa dos seguintes conteúdos:
Já a metodologia ágil utiliza o conceito de ciclos de desenvolvimentos curtos — que também são chamados de sprints.
Em vez de trabalhar com cronogramas rígidos focados em grandes metas, no ágil, é essencial criar e apresentar ao cliente versões parciais do produto, visando receber feedbacks constantes.
No ágil, a simplicidade deve nortear todos os processos e tarefas. As equipes devem ter menos burocracia, mais autonomia e auto-organização.
Diferente da metodologia tradicional, há intervalos regulares diários para a avaliação da eficiência das equipes para que elas possam ajustar seu comportamento e processos utilizados.
No método tradicional a eficiência está ligada ao cumprimento à risca tudo o que foi proposto no planejamento.
Caso contrário, o imenso esforço da etapa de planejamento não faz sentido algum. O monitoramento e o controle ocorrem em paralelo à execução, controlando aspectos como: custos, mudanças de escopo do projeto, qualidade, progresso e as revisões do plano do projeto.
Só após o fim da execução, é que se tem a aprovação total do cliente, a elaboração do relatório final e uma revisão do projeto com as equipes para discutir os aprendizados que poderão otimizar os projetos futuros.
Na metodologia ágil, o principal objetivo de um projeto sempre será a satisfação do cliente, que é alcançada por meio de entregas parciais e contínuas.
O desenvolvimento sustentável deverá ser atingido com processos ágeis, nos quais as equipes de desenvolvimento do projeto são capazes de produzir e interagir com as partes interessadas em um ritmo contínuo.
O ambiente do projeto deve ser sempre adaptável em qualquer estágio do mesmo, para sempre dar uma vantagem competitiva aos clientes.
Os clientes — internos ou externos — entram em um processo de colaboração frequente com as equipes de desenvolvimento do projeto, validando cada entrega parcial do produto que está sendo construído.
As reuniões presenciais diárias são essenciais para atingir o sucesso do projeto.
No método gerenciamento de projetos tradicional, o gráfico de Gantt é a ferramenta mais utilizada.
Ele é uma representação gráfica de todas as tarefas de um projeto, que é exposto em uma linha do tempo.
À esquerda do gráfico de Gantt, ficam todas as tarefas do projeto, ao passo que, na margem superior, ficam listados todos os dias de execução do planejamento. Cada atividade será representada em uma barra que aponta o seu início e o fim.
Com isso, basta uma rápida visualizada no gráfico para saber:
É possível compartilhá-lo com todos os membros da equipe — independentemente da qualificação técnica — e deixar todos na mesma página.
Hoje em dia, há diversos softwares e modelos do gráfico de Gantt na internet. O mais utilizado é o MS Project. Com isso, você pode obter um layout muito bem trabalhado, que deixa as informações mais claras e visíveis, além de serem elaborados com uma rapidez muito maior do que os modelos manuais.
Já quanto ao método ágil de gerenciamento de projetos, a maioria das empresas têm recorrido ao Scrum, um framework que se baseia em sprints, que são períodos curtos de desenvolvimento que geram um entregável ao cliente.
Traz todos os tópicos acima citados na metodologia tradicional, porém com ciclos de tempo mais curtos e mais interações com o cliente ao longo do projeto. Para acompanhar todos os ciclos em tempo real e de forma bem organizada, há ferramentas como o Proj4me, por exemplo.
O Proj4me é uma solução única, pensada para a empresa de menor porte, de modo que ela consiga planejar e desenvolver seus projetos de forma simples, intuitiva e muito visual.
Possibilita que a organização padronize os fluxos dos seus projetos, trazendo fluidez e melhores resultados.
A melhor resposta é “depende”. Isso mesmo! Tudo dependerá do escopo do seu projeto.
Caso ele seja “engessado”, ou seja, projetos nos quais as mudanças no escopo não são bem-vindas ao longo de sua execução, como por exemplo nas obras de engenharia, a metodologia tradicional se encaixa melhor.
As etapas mais bem definidas buscam sempre atingir os resultados estabelecidos desde o planejamento.
Já o método ágil, por ser interativo, busca criar um produto em constante aprimoramento com os feedbacks do cliente, o que pode gerar um resultado bastante diferente (melhor) do plano original.
O grande diferencial dessa metodologia são as entregas intermediárias ao longo do projeto, as quais agregam valor ao cliente mais cedo.
O ágil é ideal para os escopos flexíveis, aqueles em que é natural que haja mudanças ao logo do projeto, procurando ajustes.
Bons exemplos de aplicação para essa metodologia são projetos dos setores de arquitetura, marketing ou de desenvolvimento de sistemas, nos quais o cliente geralmente não sabem exatamente o que querem e, ao longo do projeto, poderão decidir melhor ao receber as entregas parciais para avaliação.
Assim, no ágil é possível criar vários protótipos, pedir constantemente a opinião das partes interessadas, mudar os processos para se adaptar às mudanças de escopo etc.
É ideal, portanto, para aqueles clientes com espírito inovador e que querem ter um papel ativo no desenvolvimento do projeto.
Mesmo que essas duas metodologias pareçam muito distintas, pode ser uma excelente ideia mesclar ambas. Afinal, há escopos que não são nem tão rígidos nem tão flexíveis.
Desse modo, será possível, por exemplo, aliar o cronograma rígido com Gráficos de Gantt da tradicional com as reuniões diárias da ágil.
Quando o assunto é gerenciamento de projetos, não há regras e sua empresa deve trabalhar sempre com o que trouxer um melhor resultado em casos específicos.
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