Cansado dos problemas inesperados que acontecem na sua empresa e lhe preocupam bastante todos os dias?
Através da leitura desse artigo, você vai saber melhor como se antecipar a estes problemas e como evitar que eles aconteçam (ou, no mínimo, como reduzir seus impactos) e, ainda, vai ver também como reduzir em até 20% o custo que você vem tendo em seus projetos. Pode parecer exagero, mas para isso, basta que você absorva e coloque em prática as simples técnicas que verá aqui sobre gestão de riscos em projetos.
Todo e qualquer projeto traz consigo vários riscos, certo? Faz parte.
Em toda e qualquer atividade que escolhemos fazer na vida, seja profissionalmente ou no dia a dia, há riscos. Com uma empresa não seria diferente. Mesmo que tenhamos tudo planejado e pronto para a execução, ou que tenhamos total certeza de que o andamento do idealizado vai alcançar o sucesso esperado, estamos vulneráveis a fatores que, às vezes, não conseguimos prever, mas também a fatores que são possíveis antecedermos e serem gerenciados para evitar fracassos e prejuízos.
O conceito de risco leva em consideração tanto a probabilidade quanto a frequência com a qual ele poderá ocorrer, assim como a gravidade de suas consequências para o negócio¹.
Para entender melhor, vejamos alguns exemplos de possíveis riscos que algumas áreas de atuação estão suscetíveis:
– Executando uma obra civil: planejar a realização da obra, mas não analisar junto a previsão climática para o período de execução e se deparar com a construção sendo “pega de surpresa” por um período de fortes chuvas devido às variações do clima, atrasando o cronograma de entrega de uma construtora;
– Desenvolvendo um projeto de arquitetura: a falta de domínio do arquiteto sobre determinadas normas técnicas, como por exemplo, as normas de acessibilidade, pode levar o projeto de um escritório de arquitetura a ser reprovado diversas vezes pelo órgão validador (como a prefeitura) ou mesmo fazer uma obra ser paralisada por tempo indeterminado, acarretando em atrasos e prejuízos;
– Produzindo um software: devido à utilização de novas tecnologias, pode haver incompatibilidades, baixa qualidade ou mesmo uma dificuldade muito maior que a esperada durante a construção do sistema por uma empresa de TI, tardando o andamento do projeto e aumentando os custos dele;
– Idealizando uma campanha publicitária: conhecer bem o cliente, mas não fazer o mesmo com seu público-alvo pode levar uma agência a gastar tempo e dinheiro na execução de uma campanha de marketing que o cliente reprovará por saber que não atingirá o resultado esperado.
Poderíamos citar muitos outros riscos que poderiam aparecer nas mais diversas áreas existentes no mercado, porque eles existem e são os mais diversos possíveis. O fato é: todo e qualquer projeto traz consigo riscos e, se sua empresa não sabe lidar com eles da forma correta, são eles mesmos que farão você apagar incêndios todos os dias.
O gerenciamento de riscos, como dito acima, vem como um suporte para gerenciar e controlar possíveis problemas que podem acarretar em ameaças à empresa. Ele envolve estratégias que buscam tratar e minimizar os riscos já constatáveis e prevenir que novos apareçam ao longo dos projetos.
Ele também auxilia para que os membros da equipe saibam como proceder quando uma situação de risco em um planejamento surgir, estimulando que soluções eficientes sejam encontradas com ainda mais agilidade quando imprevistos acontecerem.
Se não se antecipa os riscos de um projeto e se prevê, por exemplo, que podem ocorrer determinados acidentes durante uma obra, não tomando medidas adiantadas que reduzam ou eliminem as chances deles acontecerem, você será pego de surpresa e será muito mais estressante e custoso lidar com um acidente inesperado do que se você já tivesse se preparado para caso isso chegasse a acontecer.
Vários são os tipos de riscos, entretanto, geralmente as origens eles são de ordem operacional, que envolve falhas humanas, como incompetência gerencial ou acidentes no ambiente laboral, financeira, seja ela interna ou externa, e também de ordem “indefinida e imprevisível”, o popular “azar” para muitos.
É necessário reconhecer a origem dos riscos que sua empresa está mais suscetível a lidar, e a gestão de riscos age para que esses riscos não atrapalhem o desenvolvimento dela muito menos transformem-se em resultados negativos para seu negócio.
Logo, o maior apoio do gerenciamento de risco vai se dar em amenizar os eventos negativos, administrando possíveis crises e gerando respostas para evitar que esses eventos repitam-se no futuro e ações para caso elas voltem a ocorrer.
Já que os riscos são inerentes a praticamente tudo que uma empresa realiza, é essencial que o gerenciamento destes ocorra. Os benefícios são contínuos e crescentes à medida que a eficiência dessa gestão ocorre nos processos e projetos do negócio.
Além do mais, ao conhecer os riscos e saber como reagir a eles quando necessário é algo que aumenta a confiança da empresa em seu produto ou serviço, e seu crescimento no mercado também se dará como resposta a isso.
Trabalhar sabendo das possibilidades e consequências existentes, e sabendo que problemas são evitáveis e contornáveis, muitas vezes de maneira mais prática do que se imagina, fazem a empresa ter uma tomada de decisões muito mais precisa.
De acordo com a norma AS/NZS 4360/2004 (norma australo-neozelandeza que é uma das normas mais completas em termos de gestão de riscos), esse gerenciamento é um processo contínuo que deve ser aplicado nas seguintes situações:
A necessidade de implantar a gestão de riscos é latente, para se instituir então uma mentalidade de riscos na organização. Mas isso não pode ser feito de maneira empírica e isolada, conduzida de forma sistematizada².
Vamos à solução para eliminar do seu dia a dia problemas indesejáveis com os quais você talvez até já esteja acostumado, mas quer e precisa se livrar deles.
Os cinco passos abaixo são técnicas profissionais de gestão de riscos para aplicar em seus projetos, comprovadamente eficazes.
Logo na fase inicial do seu projeto, após o planejamento das atividades a serem realizadas, você e sua equipe devem identificar o máximo de riscos que conseguirem imaginar. Isso mesmo, o máximo e não apenas os riscos que considerarem mais importantes. Isto para que nenhum risco que pareça inofensivo (mas não é) não seja deixado de lado. Então não se preocupe se a lista de riscos ficar um pouco grande neste primeiro passo, pois ela será reduzida no passo seguinte.
Super Dica: uma ferramenta espetacular para você não esquecer de nenhum risco importante é a EAR (Estrutura Analítica dos Riscos), que fará você olhar para cada uma das áreas do seu projeto e mapear possíveis riscos presentes nela. Confira:
Super Dica: não identifique os riscos de um projeto sozinho, confiando na sua experiência, pois as pessoas possuem diferentes experiências e perspectivas sobre um mesmo risco. Assim, enquanto um membro da sua equipe pode achar que um determinado risco não tem qualquer relevância e nem deveria ser registrado, um outro membro poderá enxergar o mesmo risco de forma diferente, dando razões para tratá-lo como um risco extremamente crítico e que pode levar o projeto ao fracasso.
Após você ter identificado os riscos, deve ser realizada a avaliação e classificação deles. Para tal, devem ser estimados a probabilidade e o impacto de cada risco em seu projeto. Probabilidade é a “chance” desse risco ocorrer e Impacto é “quanto” ele vai afetar o projeto.
Muitas empresas utilizam classificações de 1 a 3 para definir a probabilidade e o impacto de um risco sobre o projeto, mas, em nosso exemplo, vamos definir a probabilidade como sendo um percentual (%) e o impacto como sendo o impacto financeiro (R$) que o risco causará caso ele ocorra.
Multiplicando a Probabilidade x Impacto, obtemos a Exposição, que é o que nos ajudará a classificar um risco como sendo de maior importância ou de menor importância.
Apesar de talvez isto ser novo para você, não se preocupe, é bastante simples de aplicar e sistemas de gestão de projetos mais completos como o Proj4me já fazem este cálculo acima automaticamente, após você preencher apenas a probabilidade e impacto do risco:
Note que, no Proj4me, os riscos de menor Exposição (P x I) podem ser movidos para a sessão “Menor importância” da imagem acima, de modo que você possa ter mais atenção aos riscos que possuem maior chance de causar problemas em seus projetos.
Tendo definido os riscos de maior importância, deve-se então planejar as ações de resposta que serão tomadas para evitar que eles aconteçam ou ao menos reduzir os seus impactos. Neste momento, também é importante que sejam definidos os responsáveis por monitorar cada um dos riscos, bem como providenciar que a resposta planejada seja executada no momento certo, de modo que nenhum risco seja esquecido ou desconsiderado.
Veja abaixo um exemplo de registro para um risco:
Descrição do risco: devido à utilização de novas tecnologias, podem haver incompatibilidades, baixa qualidade ou mesmo uma dificuldade muito maior que a esperada durante a construção do sistema, causando atrasos e custos adicionais ao projeto.
Probabilidade: 50% Impacto: R$ 5.000 Exposição: R$ 2.500
Resposta: envolver no projeto um programador sênior terceirizado, com experiência na tecnologia a ser utilizada.
Responsável: Gustavo Farias
Em muitos casos também é importante determinar “ações de contingência” para os riscos, ou seja, o que será realizado caso ele venha a ocorrer. É o que popularmente se chama de Plano B. Porém, dado o objetivo desse artigo, não vamos nos aprofundar neste assunto.
De nada adianta você realizar os 3 passos anteriores se depois você simplesmente arquivar o seu registro de riscos e não olhar mais para ele. Por isso, monitorar os riscos ao longo do projeto é fundamental, por duas razões principais:
Super Dica: sistemas mais completos, como o Proj4me, possuem relatórios automáticos que ajudam você a monitorar os riscos. Você pode configurar para receber a lista dos riscos mais importantes dos seus projetos semanalmente, quinzenalmente ou na frequência que desejar.
Veja que cada etapa e campo acima tem uma importância fundamental para que você conheça os riscos com os quais estará lidando e tenha uma resposta pronta para executar, eliminando o risco ou, no mínimo, reduzindo ao máximo as chances dele ocorrer. Isto chama-se antecipação e é o segredo para reduzir drasticamente os imprevistos em seus projetos, as horas extras utilizadas para “apagar incêndios” e grande parte dos estresses diários devido à falta de planejamento.
É muito importante criar registros dos processos. São eles quem fornecem as informações fundamentais para a melhoria dos métodos e processos da empresa.
Tudo que for realizado através do gerenciamento de riscos deve ser rastreável. Deve-se haver registros de todas as atividades planejadas e realizadas para serem acessadas em consultas futuras ou sempre que necessário.
Baseado em experiências globais no mercado de gestão de projetos, A gestão adequada dos riscos pode reduzir em até 20% os custos de um projeto. Mulcahy, Rita (Tricks of the Trade – RMP Prep).
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