Trabalho em Equipe: aprenda a melhorar o desempenho do grupo

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Neste conteúdo, vamos falar sobre:

No contexto organizacional, é natural que rotinas se tornem monótonas e repetitivas, fato que desmotiva o trabalho em equipe e, muitas vezes, impede a inovação. O mercado de trabalho e as relações dentro das empresas estão mudando bastante. Cada vez mais é preciso pensar em maneiras para melhorar o desempenho da equipe como um todo.

Os colaboradores deixaram de ser vistos como meros coadjuvantes, adquirindo papel fundamental para o funcionamento das organizações.

Consequentemente, surgiu a necessidade de otimizar o trabalho em grupo e estabelecer novas formas de estimular a produtividade das equipes.

Se antes a ambição e a competição entre os colaboradores era estimulada, hoje a preocupação maior é integrar a equipe.

Um bom líder consegue integrar os departamentos da empresa e melhorar o desempenho de seus colaboradores ao encorajar iniciativas e promover um trabalho em grupo embasado em recursos estratégicos, que potencializam habilidades em meio a pluralidade de perfis e visões.

Portanto, se você quer se tornar um desses gestores e otimizar o desempenho do seu time no trabalho em grupo, veio ao lugar certo! A seguir,  vou apresentar algumas dicas práticas de como adotar essa nova postura dentro da sua empresa. Confira!

Comece formando equipes

O primeiro passo para potencializar o trabalho em equipe é entender que projetos podem se tornar mais abrangentes por meio das diferenças: soluções inovadoras para problemas complexos não ocorrem quando os membros da equipe têm o mesmo ponto de vista e analisam igualmente as oportunidades.

Dessa forma, a pluralidade deve ser estimulada por meio da formação multidisciplinar da equipe, para produzir melhores resultados em ações colaborativas em detrimento de esforços individuais.

Elimine a competição entre os membros

Em primeiro lugar, o que se deve fazer para otimizar o trabalho em equipe é valorizar o esforço em equipe.

Se antes a competição extrema parecia benéfica por estimular o crescimento individual, se o objetivo é aumentar a produtividade em grupo, ela deve ser desencorajada pelos gestores.

Por exemplo, isso pode ser feito com o envolvimento de todos na realização de tarefas e a divisão equilibrada de responsabilidades para pessoas de nível semelhante.

Além disso, quando o desempenho da equipe é positivo, todos os membros devem ser igualmente recompensados, pois todos alcançaram o objetivo.

Estimule o Job Rotation

Trata-se de uma prática que favorece a aprendizagem sistemática, amplia experiências e os relacionamentos entre os colaboradores nas organizações. Consiste em permitir que os funcionários se candidatem para funções diferentes da qual já se dedicam, em departamentos distintos.

Em outras palavras, o networking é explorado, o surgimento de novas habilidades é motivado, assim como a possibilidade de obter conhecimento e novos conceitos para realizar o mesmo trabalho de forma inovadora.

Defina objetivos e metas para toda a equipe

Para otimizar o trabalho em grupo, as pessoas devem estar focadas em um mesmo fim. Para isso, é preciso criar metas e objetivos bem claros e repassados igualmente para toda a equipe.

Assim, métodos antigos de gestão que envolviam segredos e informações parciais não são mais bem-vindos. Todos os colaboradores precisam entender a importância do seu trabalho e sua contribuição para atingi-los.

Portanto, sempre que solicitar alguma tarefa, certifique-se de explicar a importância dela em relação ao todo.

Promova a Teoria dos 15%

Técnica motivacional que estimula a participação dos colaboradores nos processos de pesquisa e desenvolvimento da empresa, ao ceder 15% do tempo do expediente para a dedicação de projetos empreendedores e criativos, relacionados ao perfil do trabalho realizado cotidianamente.

A teoria é tida como uma maneira inovadora dos colaboradores exercerem liderança, experimentarem novas tecnologias e explorarem mais profundamente seus projetos, possibilitando assim a especialização ou diversificação do portfólio profissional.

A importância do Design Thinking

Consiste em aplicar o pensamento crítico para abordar problemas, discutir novas ideias e propor desafios, o Design Thinking pode ser um ótimo aliado na busca pelo bom desempenho.

Nesta etapa, as experiências são recombinadas e redesenhadas de um ponto de vista mais empático e por todos os envolvidos no processo, a fim de gerar resultados financeiramente interessantes e tecnicamente possíveis. O método é constituído pelas seguintes fases:

Imersão

Parte do entendimento do problema, identificação dos envolvidos e definição dos limites do projeto. Termina com a elaboração de cartões contendo insights obtidos por meio de reuniões, entrevistas, pesquisas e aprendizado por observação.

Análise e Síntese

Os dados obtidos na fase anterior são organizados para facilitar a compreensão do objetivo em organogramas, gráficos e mapas conceituais.

Ideação

Nessa fase, os beneficiários também são estudados para a personalização do projeto. Processos de brainstorming e aceitação de novas perspectivas enriquecem a discussão e o conteúdo proposto.

Prototipação

As ideias ganham “corpo” e tem sua viabilidade avaliada. Nessa etapa são realizados testes para verificar o processo e corrigir possíveis erros.

Desenvolvimento

Em conclusão, ocorre a aplicação do método e a observação dos resultados, num processo cíclico que averígua a possibilidade de posterior reformulação.

O grupo deve ser protagonista

Essa dica já pode ser um pouco mais difícil para alguns gestores, mas ela é muito importante. Mesmo que você goste de se decidir sozinho e a palavra final seja sua, tente incluir os membros da equipe na tomada de decisões.

Afinal, as pessoas se sentem mais valorizadas quando são ouvidas e, se isso for feito em grupo, pode ajudar a integrar a equipe de modo que todos participem. Inclusive, os membros podem completar a ideia um do outro, o que só enriquece o trabalho.

Resumindo, faça reuniões, peça opiniões e escute com atenção todos os colaboradores, sem distinção.

Estimule a colaboração

O trabalho em equipe deve ser colaborativo e não individualizado. Para estimular essa contribuição global com a participação dos colaboradores no desenvolvimento de ideias é preciso utilizar mecanismos de interação – eventos presenciais, fóruns online, reuniões de comitês, etc.

Dessa forma, com encontros regulares, a comunicação é privilegiada de forma transparente, e os resultados podem ser expostos no ambiente laboral ou em ferramentas de integração do fluxo de informação para que todos envolvidos conheçam os novos projetos e interajam com seus criadores, fortalecendo assim as conexões interpessoais e o aprendizado do trabalho em grupo.

Divulgue resultados e dê feedbacks

Pode parecer clichê, mas saber reconhecer uma habilidade ou iniciativa de um projeto por meio de critérios meritocráticos é pré-requisito para promover um ciclo motivacional contínuo na organização, com fluxo permanente de inovação e novos desafios.

transparência também é uma boa maneira de otimizar o trabalho em equipe. Ao perceberem que o esforço coletivo está sendo produtivo, as pessoas tendem a se sentirem mais satisfeitas e integradas à equipe. Portanto, sempre divulgue os resultados conquistados.

Para tanto, é preciso acompanhar a realização e a entrega de todas as tarefas, o que pode ser feito com um software que permite essa gestão integrada.

Ou seja, ser transparente também envolve dar feedbacks constantes sobre o trabalho da equipe. No geral, ele pode ser repassado para o grupo como um todo. No entanto, pode ser que em alguns momentos seja necessário falar individualmente.

Três indicadores para melhorar o desempenho da equipe

Como um gestor pode quantificar a produtividade de sua equipe? Independentemente do âmbito de atuação — desenvolvimento de software, marketing, engenharia ou outro —, é necessário avaliar o desempenho de cada membro do time e verificar se está de acordo com o esperado.

Dessa maneira, o gestor terá uma visão ampla de como a equipe tem desempenhado seu trabalho.

Avaliar o desempenho dos colaboradores de uma organização é uma estratégia que existe há bastante tempo, mas que passou por mudanças e aperfeiçoamentos, tornando-se indispensável para o controle e evolução das empresas.

O objetivo dessa análise é verificar o desempenho em um determinado período de tempo e, a partir daí, elaborar um plano de recompensa ou de correção.

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Uma avaliação de desempenho, quando bem elaborada e aplicada, pode trazer inúmeras vantagens para sua empresa, informando aos colaboradores quais pontos precisam ser desenvolvidos e também reconhecendo os seus pontos fortes, virtudes e bons resultados.

Em outras palavras, quando o gestor avalia o desempenho de cada colaborador da sua equipe e lhes dá um feedback sobre o seu trabalho, muitas coisas boas acontecem:

  • O colaborador recebe conselhos e informações sobre o que pode ser melhorado no seu trabalho;
  • O colaborador entende o que pode ser feito para crescer na empresa e atingir seus objetivos;
  • Tanto o gestor quanto o colaborador ficam mais motivados para crescerem juntos profissionalmente;
  • Cada membro da equipe sente que a empresa está preocupada e investe no seu crescimento;
  • Realizando e registrando as avaliações de desempenho da equipe, o gestor será mais justo nas suas decisões.

Alguns dos indicadores de desempenho

Produtividade

Uma equipe produtiva gera mais valor à empresa, aumentando as vendas e, por consequência, elevando o faturamento.

Medir a produtividade é bem simples: leve seus colaboradores a registrarem o tempo gasto em suas tarefas e avalie se, na média, as tarefas estão sendo realizadas em um tempo satisfatório.

Para avaliar a produtividade de um colaborador de forma mais completa, considere não apenas os números, mas também atribuir notas de 1 a 5 a critérios como:

“Concentra-se e mantém o foco necessário para desempenhar suas atividades com alta performance?”

“Adota métodos e ferramentas ou reutiliza trabalho comprovado para melhorar a produtividade?”

“Aprende novos tipos de projetos, tecnologias, e habilidades através de esforço intensivo e focado?”

“Mantém-se calmo e focado quando sob pressão?”

“Separa tempo para revisão visando eliminar erros e evitar retrabalho?”

Qualidade

O indicador de qualidade anda com o indicador de produtividade, pois, quando usados em conjunto, ajudam a entender inconformidades.

Indicadores numéricos de qualidade podem variar bastante de acordo com o setor do mercado. Enquanto no desenvolvimento de software temos indicadores como:

“Número de falhas encontradas / Quantidade total de linhas de código do sistema”, no setor industrial podemos ter “Número de produtos com falhas / Quantidade total de produtos fabricados”.

Para avaliar a qualidade do trabalho de um colaborador, considere não apenas os números, mas também atribuir notas de 1 a 5 a critérios como:

“Possui desenvoltura ao desenvolver projetos e conhecimento do conjunto de normas que regem tais projetos?”

“Usa e reforça métodos e processos padrão para eliminar erros e evitar retrabalho?”

“Elabora relatórios coesos, claros e objetivos?”

“Produz comunicações escritas claras, coerentes e corretas, tanto gramaticalmente quanto semanticamente?”

“Produz comunicações verbais claras e concisas, usando o nível de detalhe, a terminologia e o estilo apropriados?”

Cumprimento de Prazos

Nada melhor do que ter colaboradores que cumprem com o que prometem. Que conseguem estimar tempos realistas para a entrega de suas tarefas e, no final, ajudam a empresa a ter auto-confiança e também conquistar a confiança dos seus clientes, por exemplo.

Para medir o desempenho da equipe com respeito ao cumprimento dos prazos, basta dividir “Quantidade de tarefas concluídas no prazo / Quantidade total de tarefas concluídas”.

Para avaliar o cumprimento dos prazos de um colaborador de forma mais completa, considere não apenas os números, mas também atribuir notas de 1 a 5 a critérios como:

“Entrega no prazo os projetos ou atividades sob sua responsabilidade?”

“Envia respostas às requisições dos clientes ou líder sempre na data alinhada?”

“Faz perguntas para esclarecer prioridades de forma a assegurar que as tarefas sejam cumpridas no prazo, demonstrando consciência dos possíveis impactos de um atraso sobre o cliente e demais equipes?”

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Acompanhando os resultados

Até aqui, vimos o que são indicadores de desempenho e por que devem ser utilizados, mas como fazer o acompanhamento? Existe alguma ferramenta para auxiliar essa supervisão?

Esses indicadores podem e devem ser acompanhados com auxílio da tecnologia, por meio de um software de gestão que armazene e forneça dados importantes sobre o desempenho de seus colaboradores.

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Portanto, um bom software permitirá que você, instantaneamente, consulte o desempenho de um colaborador específico ou mesmo compare o desempenho de diferentes colaboradores, lhe permitindo tomar decisões ágeis e justas.

Key Performance Indicators (KPIs) é o nome dado aos indicadores de desempenho que informam como sua equipe está desempenhando o trabalho.

Existem ainda outros indicadores que podem ser aplicados, além dos que foram citados neste artigo, tais como indicadores de custo, motivação, risco e outros.

As empresas são diferentes umas das outras e cada organização tem seu próprio objetivo. Assim, cada organização deve identificar aqueles KPIs que são mais relevantes para seu contexto.

Em suma, toda empresa deseja alcançar seus objetivos e, nessa jornada, é importante ter a equipe motivada. Sendo assim, indicadores de desempenho são essenciais para permitir que o gestor tenha uma visão mais completa sobre o trabalho.

Viu como os indicadores de desempenho podem ser úteis? Otimizar o trabalho em grupo depende do entendimento coletivo de que as pessoas podem render muito mais quando trabalham juntas. E é papel do gestor estimular essa integração e o senso de pertencimento a uma equipe.

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