Existe algo mais complicado do que sistemas de gestão de projetos?
Quando você pensa neles, lhe vem à mente inúmeros menus, dezenas de submenus, vários termos técnicos e telas complicadas de entender? Naturalmente, você logo sente que precisa de um especialista no assunto para poder utilizar um sistema desses.
Mas aí você lembra que 95% das empresas do mercado são de pequeno e médio porte e não possuem um especialista em gestão de projetos no seu quadro de funcionários.
Você parte para utilizar sistemas de gestão de tarefas como Trello, RunRun.it ou DaPulse que, apesar de não serem sistemas de gestão de projetos, são fáceis de serem utilizados e lhe darão ao menos o controle sobre quem está fazendo o quê na sua empresa através de inúmeras listas de “coisas a fazer”.
Mas você há de concordar que é necessário mais que uma lista de “coisas a fazer” para que realmente se tenha sucesso nas dezenas de projetos de arquitetura, engenharia, marketing, tecnologia da informação etc, que a sua empresa desenvolve todos os meses. Estou certo?
Isto porque projetos envolvem riscos, custos, comunicações, gestão de clientes, integração entre diferentes áreas de um negócio, abrangem também promover a todos os envolvidos uma visualização clara do progresso, avaliar o desempenho da equipe, dentre outros pontos fundamentais.
Qual, então, seria a solução para que uma empresa possa gerenciar seus projetos de forma simples e completa, sem ter que recorrer a básicos sistemas de gestão de tarefas para fazer o impossível, ou também sem ter que utilizar, em média, cinco sistemas diferentes para cobrir as principais necessidades de um projeto?
A solução é utilizar a nova geração de sistemas de gestão de projetos. Eles são simples, mas eficientes. Completos, mas não burocráticos. O sistema é especialista, mas facilmente utilizável por não especialistas.
Você provavelmente está imaginando agora que espécie de sistemas são esses que representam o próximo passo. Por isso, separamos para você quatro características marcantes em um sistema de gestão de projetos da nova geração:
Existem duas coisas que você quer ver pelo menos uma vez no dia, mas você também não quer gastar mais que um minuto com cada uma delas: a) suas tarefas planejadas para o dia corrente e; b) o progresso dos projetos em andamento.
a) As suas responsabilidades nos diversos projetos que você está envolvido em sua empresa:
Observe a página inicial do Proj4me (Home), ela mostra as suas tarefas que já estão em andamento ou que possuem data de início planejada para hoje:
Com apenas mais um clique, você pode acessar também as suas tarefas futuras ou as concluídas:
b) O progresso de cada projeto que está andamento na empresa ou simplesmente daqueles nos quais você está envolvido.
Para ver esta informação, basta clicar na opção ‘Favoritos’ da página inicial:
Depois de ver as principais informações sobre suas tarefas e projetos, é provável que você queira analisar alguma informação mais aprofundada sobre eles ou executar alguma ação rotineira.
Assim, uma outra característica dos sistemas da nova geração é possibilitar que, em um clique, você possa:
Abaixo está uma visão do ‘Relatório de horas trabalhadas’ de um determinado membro da equipe no sistema Proj4me:
Visão no calendário:
Visão em listagem:
Se a primeira visão que você quer ter do seu projeto é o seu progresso, conforme já mostrado acima, a segunda visão, naturalmente, será o progresso de cada uma das áreas/equipes.
Veja um exemplo de como você pode dividir um projeto em partes menores e ter uma visão do progresso de cada uma de suas partes.
O mais legal é que, para chegar nesta tela e ter esta visão detalhada do progresso do seu projeto, você precisou apenas de um clique em um ícone lá na página inicial, onde você tinha seus projetos favoritos.
Porém, você pode querer ter uma visão ainda mais profunda, analisando o progresso de cada uma das frentes do seu projeto. Para isto, basta dar um clique em um dos painéis de tarefas para ver exatamente quem está fazendo o quê e quando cada tarefa será concluída:
A nova geração de sistemas de gestão de projetos não pensa apenas em gerenciar a realização das atividades de um projeto, mas pensa também em aspectos que toda e qualquer empresa precisa no entorno da sua gestão de projetos.
a) Avaliação e Feedback: no Proj4me, por exemplo, existe uma área bastante simples e já pré-configurada para que uma empresa realize a avaliação de desempenho e dê feedbacks aos seus colaboradores periodicamente ou mesmo ao término de cada projeto, se desejar:
b) Lições Aprendidas
É fato que as Lições Aprendidas são a forma mais simples e barata de se evitar prejuízos recorrentes nos projetos de uma empresa de qualquer setor.
E se você não tivesse mais que gastar tempo preparando os slides de cada reunião de lições aprendidas que fará com sua equipe? E se o próprio sistema que você utiliza para gerenciar projetos também armazenasse o seu acervo de lições aprendidas para uso no futuro?
No Proj4me você pode registrar lições aprendidas, entrar no “modo apresentação” ao se reunir com sua equipe e também consultar lições por projeto, por palavra-chave e outros filtros:
Nada de dezenas de menus, configurações e neurônios queimados dos usuários. Os sistemas modernos focam naquilo que é prático e útil para 99% do seu público alvo no lugar de querer agradar a todos e se tornar um sistema extremamente complexo.
Poderiam ainda ser explicadas aqui ainda mais características dos sistemas de gestão de projetos da nova geração, porém, acho que você já percebeu qual é a essência deles: simples, objetivo e completo.
Dadas estas características da nova geração, vemos que os sistemas tradicionais estão ficando para trás e dando espaço para sistemas de gestão de tarefas como os já citados no início deste artigo e vários outros.
O problema em utilizar um sistema de gestão de tarefas para gerenciar os projetos de uma empresa qualquer, é que você terá que utilizar ao menos mais 3 sistemas (ex.: planilha de custos, planilha de riscos, sistemas para avaliação da equipe, sistema para gestão de clientes, etc.) para complementar o uso de um sistema que gerencia apenas a realização de tarefas, mesmo que ele faça isto perfeitamente.
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