Os segredos para tornar-se um Gerente de Projetos completo

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Neste conteúdo, vamos falar sobre:

O que é um projeto para você?

Antes de começar, pare por um instante e responda esta pergunta. Por incrível que pareça, quase 90% das pessoas não acertam a real definição.

As aparências enganam

Eu conheci o Gerenciamento de Projetos como sendo uma disciplina puramente técnica. Por outro lado, durante a minha busca por conhecimentos sobre este assunto, percebi o quanto os seus conceitos podem ser intuitivos e úteis em nosso dia a dia.

As habilidades que tenho adquirido durante a minha carreira profissional como gerente de projetos têm impactado de forma surpreendente em minhas atividades diárias e, principalmente, nos meus empreendimentos. Por isso quero compartilhar um pouco desses conhecimentos com você, na esperança de que isso produzirá um impacto positivo em sua vida e nos seus negócios também.

O primeiro passo é entender o que realmente é um projeto

Com certeza você escuta a palavra projeto algumas vezes durante o dia. Seja um projeto de escola/faculdade, de uma viagem, da reforma de uma casa, um de causa social, de lei etc. Entretanto, poucas pessoas sabem como lidar com um projeto de modo que as suas chances de sucesso sejam multiplicadas.

Depois de muito ter estudado e me esforçado para aprender sobre análises e conhecimentos mais avançados, percebi que o  segredo do sucesso da maioria dos nossos desafios está escondido justamente na simplicidade de entender bem algumas técnicas básicas da gestão de projetos.

Conheci inúmeros profissionais, de diversas áreas de atuação, cuja profissão é desenvolver projetos, sejam de engenharia, arquitetura, software ou outras áreas, mas que, mesmo trabalhando diretamente com isso, não souberam me responder ao certo o que é um projeto. 

Respondendo a pergunta que fiz no começo do texto:

Um projeto é um esforço temporário para produzir um produto, serviço ou resultado único.

Sendo ainda mais simples e prático, aqui vai uma definição informal (não é para usar com regra, hein!), mas que memoriza-se mais facilmente: um projeto é algo temporário que produz algo único. É temporário porque ele precisa ter data para começar e data para ser concluído; é único porque não se trata de realizar atividades repetitivas (de rotina), mas um conjunto de atividades pensadas para se chegar em um objetivo que é único.

O desenvolvimento de um software para um negócio, uma planta de arquitetura, a implantação de uma nova loja na cidade, uma viagem, um casamento, a preparação de um atleta para um campeonato ou até mesmo a faxina de uma casa – tudo isso são projetos. A grande diferença entre eles é que alguns necessitarão de maior esforço, conhecimento e habilidades para atingirem seus objetivos do que outros.

Por exemplo, para limpar uma casa, apesar de ser um projeto, você não precisará planejar ou utilizar um software para gerenciá-lo. Diferente do desenvolvimento de um software ou de uma campanha de marketing, onde você precisa utilizar sistemas de gestão de projetos

No dia a dia

Talvez você esteja aí pensando em quantos projetos trabalhou apenas nesta semana. Nunca pensou que seriam tantos, não é mesmo? No entanto, será que você pode melhorar ainda mais a sua capacidade de gerenciar os seus projetos? Aliás, já parou para pensar no que significa gerenciar projetos?

Gerenciamento de Projetos é a utilização de conhecimentos, habilidades, técnicas e sistemas para executar projetos de forma eficiente.

Mas que conhecimentos? Que técnicas? Que sistemas? Para grande parte das pessoas, a técnica utilizada para gerenciar projetos é a SFTJ (“Sair Fazendo de Todo Jeito”) ou a AITD (“Apagar Incêndios Todos os Dias”). Isto porque gerenciar projetos bem não é fundamental para nós sobrevivermos no mercado, mas, sem sombra de dúvida, é o que falta para muitas empresas e profissionais saírem do nível aonde se encontram há anos.

Gerenciar projetos com qualidade significa aplicar um conjunto mínimo de conhecimentos e técnicas que fazem com que você assuma o controle dos seus projetos e não o contrário, através da antecipação de problemas, proatividade nas comunicações, eficiência nos planejamentos, entre outras coisas.

Gerenciar projetos não é uma tarefa fácil, mas é possível

De fato, são várias etapas complicadas, incluindo o planejamento, a execução, o controle e o fechamento de um projeto.

Ainda mais difícil é delegar as tarefas a uma equipe, com objetivos específicos a serem alcançados e um prazo de entrega definido.

São muitas tarefas, mas os gerentes de projetos têm uma variedade de habilidades para realizar o trabalho. Abaixo, reunimos as principais habilidades que todo gerente de projetos deve ter.

Seja um gerenciador de tarefas

Esta é uma habilidade técnica que deve ser gravada no DNA de um gerente de projetos.

Se o planejamento é fundamental para a gestão de projetos, as tarefas são uma cola que mantém tudo unido.

Você pode considerar gerenciar tudo manualmente com o uso de planilhas, por exemplo, mas à medida que a quantidade e complexidade aumenta, você vai precisar de uma boa ferramenta de gestão de projetos para gerenciar tudo de forma mais eficiente.

Influência e persuasão começam com confiança

Se a sua equipe não detecta que você está confiante em si e no que está dizendo, ela também não será. Em outras palavras, você precisa transmitir confiança, pois grande parte do seu trabalho como gerente de projetos é conquistar os membros da sua equipe e clientes.

Para fazer tudo isso com sucesso, os melhores gerentes de projetos utilizam ferramentas completas de gestão de projetos para manter todos os processos bem organizados.

Demonstre corretamente sua confiança

Ser confiante é bom, mas as pessoas podem perceber um excesso de confiança em você. Isso, às vezes, pode soar como arrogância ou ego elevado, não queremos isso. Fale pausadamente, pois assim você não só conseguirá ter o controle do que você está dizendo, mas também evitará tagarelar enquanto estiver nervoso.

Portanto, confie em você, na sua equipe e nas suas habilidades. Saiba que você tem capacidade e recursos para fazer um bom trabalho, mas não se esqueça que você tem uma equipe talentosa e que precisa ouvi-los. Não seja um cego confiante.

Saiba liderar

Temos que começar pelo grande pai de todos: liderança.

É uma habilidade um pouco polêmica, pois alguns acreditam que você nasceu com ela e que ela não pode ser ensinada. Nós acreditamos que todos têm o potencial de aprender, aplicar técnicas e desenvolver habilidades de liderança.

Lembre-se de que liderança é mais do que gerenciar tarefas, é também gerenciar pessoas.

Boa comunicação com todos é fundamental

A comunicação anda de mãos dadas com a liderança. Você não pode ser um bom líder se você não consegue se comunicar e dizer o que sua equipe precisa fazer.

Você não se comunicará apenas com sua equipe. Frequentemente, será preciso se comunicar claramente com fornecedores, outros participantes do projeto e clientes.

Linguagem corporal

Mesmo quando não estamos dizendo nada, nossos corpos estão comunicando o tempo todo. Como você cumprimenta as pessoas é o primeiro indicador do seu nível de confiança. Há dois segredos aqui e são bem fáceis de colocar em prática.

  • Cabeça erguida, ombros para trás. Isso cria um ar de segurança. Evite deixar seus ombros caídos, pois é exatamente isso que fazemos quando estamos inseguros.
  • A segunda parte desta dica é quanto ao seu posicionamento, tanto para ficar de pé ou sentar-se próximo das pessoas. Nem tão perto, intimidando ou se tornando íntimo, e nem tão longe ao ponto de estar distante. Se posicionar corretamente é um sinal de confiança.
  • Seu aperto de mão deve ter seu estilo, porém, tem que ser firme.
  • Quando você apertar as mãos, não se esqueça do bom contato visual. É  um ótimo sinal de força e confiança, mas não exagere, pois pode criar uma situação desconfortável.

Lute contra a inquietação

Inquietação pode passar a ideia de incerteza. Portanto, esteja ciente das principais ações que você faz por conta do nervosismo, como brincar com a gravata, caneta, pulseira ou relógio, por exemplo.

  • Mantenha as mãos paradas. Tire tudo do bolso (se você tiver) para evitar a tentação de brincar com eles.
  • Mexer no cabelo e no ouvido também é um sinal de nervosismo. Portanto, se você perceber que está fazendo isso, pare.

O poder da negociação

Ser bom em negociação é uma sub-habilidade de comunicação, mas merece destaque.

Negociação não é apenas discutir a fim de conseguir um preço melhor, embora isso faça parte. Como gerente de projetos, você estará em negociações o tempo todo.

Por exemplo, você provavelmente receberá demandas dos seus clientes que podem impactar o andamento dos projetos atuais. Você terá que dar uma resposta, mas estrategicamente, fazendo com que todas as partes envolvidas sintam que estão conseguindo o que querem.

Se você é um bom negociador, você consegue assumir novas demandas sem que elas atrasem os outros projetos.

Tenha um bom senso de humor

Você não precisa ser um comediante. Não mesmo.

Há um momento e lugar para o humor, mas o senso de humor é uma das habilidades essenciais da nossa lista, mesmo que influencie suavemente na gestão de projetos.

Isso porque o senso de humor permite que você tenha uma perspectiva diferente, que você veja o problema de maneira diferente. O humor alivia o estresse e favorece o surgimento das ideias. Ele também deixa o clima mais leve e aumenta a produtividade de todos no ambiente de trabalho.

Você pode ter todas as habilidades do mundo, mas sem as ferramentas certas, você ainda estará atrás dos seus concorrentes. Felizmente já existem soluções que aprimoram suas habilidades e o torna ainda mais eficiente e produtivo. O Proj4me possui os recursos certos para isso. Faça um teste gratuito e descubra!

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2 comentários em “Os segredos para tornar-se um Gerente de Projetos completo”

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