O que é um projeto para você? Antes de começar, pare por um instante e responda esta pergunta. Por incrível que pareça, quase 90% das pessoas não acertam a real definição.
Eu conheci o Gerenciamento de Projetos como sendo uma disciplina puramente técnica. Por outro lado, durante a minha busca por conhecimentos sobre este assunto, percebi o quanto os seus conceitos podem ser intuitivos e úteis em nosso dia a dia.
As habilidades que tenho adquirido durante a minha carreira profissional como gerente de projetos têm impactado de forma surpreendente em minhas atividades diárias e, principalmente, nos meus empreendimentos.
Por isso quero compartilhar um pouco desses conhecimentos com você, na esperança de que isso produzirá um impacto positivo em sua vida e nos seus negócios também.
Para se tornar gerente de projetos não é necessário uma formação específica, profissionais das mais diversas áreas podem atuar na profissão – administração, engenharia, TI, gestão e muitas outras.
Há, também, os profissionais que optam por concluir uma graduação e se especializar na área com uma MBA e/ou tirar a certificação PMP, um título conquistado após a comprovação das habilidades e competências profissionais para atuar na área como um especialista.
Com certeza você escuta a palavra projeto algumas vezes durante o dia. Seja um projeto de escola/faculdade, de uma viagem, da reforma de uma casa, um de causa social, de lei etc. Entretanto, poucas pessoas sabem como lidar com um projeto de modo que as suas chances de sucesso sejam multiplicadas.
Depois de muito ter estudado e me esforçado para aprender sobre análises e conhecimentos mais avançados, percebi que o segredo do sucesso da maioria dos nossos desafios está escondido justamente na simplicidade de entender bem algumas técnicas básicas da gestão de projetos.
Conheci inúmeros profissionais, de diversas áreas de atuação, cuja profissão é desenvolver projetos, sejam de engenharia, arquitetura, software ou outras áreas, mas que, mesmo trabalhando diretamente com isso, não souberam me responder ao certo o que é um projeto.
Respondendo a pergunta que fiz no começo do texto:
Sendo ainda mais simples e prático, aqui vai uma definição informal (não é para usar com regra, hein!), mas que memoriza-se mais facilmente: um projeto é algo temporário que produz algo único.
É temporário porque ele precisa ter data para começar e data para ser concluído; é único porque não se trata de realizar atividades repetitivas (de rotina), mas um conjunto de atividades pensadas para se chegar em um objetivo que é único.
O desenvolvimento de um software para um negócio, uma planta de arquitetura, a implantação de uma nova loja na cidade, uma viagem, um casamento, a preparação de um atleta para um campeonato ou até mesmo a faxina de uma casa – tudo isso são projetos.
A grande diferença entre eles é que alguns necessitarão de maior esforço, conhecimento e habilidades para atingirem seus objetivos do que outros.
Por exemplo, para limpar uma casa, apesar de ser um projeto, você não precisará planejar ou utilizar um software para gerenciá-lo. Diferente do desenvolvimento de um software ou de uma campanha de marketing, onde você precisa utilizar sistemas de gestão de projetos
Talvez você esteja aí pensando em quantos projetos trabalhou apenas nesta semana. Nunca pensou que seriam tantos, não é mesmo? No entanto, será que você pode melhorar ainda mais a sua capacidade de gerenciar os seus projetos? Aliás, já parou para pensar no que significa gerenciar projetos?
Mas que conhecimentos? Que técnicas? Que sistemas? Para grande parte das pessoas, a técnica utilizada para gerenciar projetos é a SFTJ (“Sair Fazendo de Todo Jeito”) ou a AITD (“Apagar Incêndios Todos os Dias”).
Isto porque gerenciar projetos bem não é fundamental para nós sobrevivermos no mercado, mas, sem sombra de dúvida, é o que falta para muitas empresas e profissionais saírem do nível aonde se encontram há anos.
Gerenciar projetos com qualidade significa aplicar um conjunto mínimo de conhecimentos e técnicas que fazem com que você assuma o controle dos seus projetos e não o contrário, através da antecipação de problemas, proatividade nas comunicações, eficiência nos planejamentos, entre outras coisas.
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Gerenciar projetos não é uma tarefa fácil, mas é possível. De fato, são várias etapas complicadas, incluindo o planejamento, a execução, o controle e o fechamento de um projeto.
Ainda mais difícil é delegar as tarefas a uma equipe, com objetivos específicos a serem alcançados e um prazo de entrega definido. São muitas tarefas, mas os gerentes de projetos têm uma variedade de habilidades para realizar o trabalho.
Esta é uma habilidade técnica que deve ser gravada no DNA de um gerente de projetos. Se o planejamento é fundamental para a gestão de projetos, as tarefas são uma cola que mantém tudo unido.
Você pode considerar gerenciar tudo manualmente com o uso de planilhas, por exemplo, mas à medida que a quantidade e complexidade aumenta, você vai precisar de uma boa ferramenta de gestão de projetos para gerenciar tudo de forma mais eficiente.
Se a sua equipe não detecta que você está confiante em si e no que está dizendo, ela também não será. Em outras palavras, você precisa transmitir confiança, pois grande parte do seu trabalho como gerente de projetos é conquistar os membros da sua equipe e clientes.
Para fazer tudo isso com sucesso, os melhores gerentes de projetos utilizam ferramentas completas de gestão de projetos para manter todos os processos bem organizados.
Ser confiante é bom, mas as pessoas podem perceber um excesso de confiança em você. Isso, às vezes, pode soar como arrogância ou ego elevado, não queremos isso. Fale pausadamente, pois assim você não só conseguirá ter o controle do que você está dizendo, mas também evitará tagarelar enquanto estiver nervoso.
Portanto, confie em você, na sua equipe e nas suas habilidades. Saiba que você tem capacidade e recursos para fazer um bom trabalho, mas não se esqueça que você tem uma equipe talentosa e que precisa ouvi-los. Não seja um cego confiante.
Temos que começar pelo grande pai de todos: liderança.
É uma habilidade um pouco polêmica, pois alguns acreditam que você nasceu com ela e que ela não pode ser ensinada. Nós acreditamos que todos têm o potencial de aprender, aplicar técnicas e desenvolver habilidades de liderança.
Lembre-se de que liderança é mais do que gerenciar tarefas, é também gerenciar pessoas.
A comunicação anda de mãos dadas com a liderança. Você não pode ser um bom líder se você não consegue se comunicar e dizer o que sua equipe precisa fazer.
Você não se comunicará apenas com sua equipe. Frequentemente, será preciso se comunicar claramente com fornecedores, outros participantes do projeto e clientes.
Mesmo quando não estamos dizendo nada, nossos corpos estão se comunicando o tempo todo. Como você cumprimenta as pessoas é o primeiro indicador do seu nível de confiança. Há dois segredos aqui e são bem fáceis de colocar em prática.
A inquietação pode passar a ideia de incerteza. Portanto, esteja ciente das principais ações que você faz por conta do nervosismo, como brincar com a gravata, caneta, pulseira ou relógio, por exemplo.
Ser bom em negociação é uma sub-habilidade de comunicação, mas merece destaque.
Negociação não é apenas discutir a fim de conseguir um preço melhor, embora isso faça parte. Como gerente de projetos, você estará em negociações o tempo todo.
Por exemplo, você provavelmente receberá demandas dos seus clientes que podem impactar o andamento dos projetos atuais. Você terá que dar uma resposta, mas estrategicamente, fazendo com que todas as partes envolvidas sintam que estão conseguindo o que querem.
Se você é um bom negociador, você consegue assumir novas demandas sem que elas atrasem os outros projetos.
Você não precisa ser um comediante. Não mesmo.
Há um momento e lugar para o humor, mas o senso de humor é uma das habilidades essenciais da nossa lista, mesmo que influencie suavemente na gestão de projetos.
Isso porque o senso de humor permite que você tenha uma perspectiva diferente, que você veja o problema de maneira diferente. O humor alivia o estresse e favorece o surgimento das ideias. Ele também deixa o clima mais leve e aumenta a produtividade de todos no ambiente de trabalho.
Você pode ter todas as habilidades do mundo, mas sem as ferramentas certas, você ainda estará atrás dos seus concorrentes. Felizmente já existem soluções que aprimoram suas habilidades e o tornam ainda mais eficiente e produtivo. O Proj4me possui os recursos certos para isso. Faça um teste gratuito e descubra!
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