Cronograma de Projeto: uma ferramenta para facilitar o dia a dia

Cronograma de Projeto

Um mecanismo que facilita a Gestão dos Projetos e das tarefas que o envolvem, traz mais produtividade e garante uma entrega de qualidade. Este é o Cronograma de Projeto. Leia agora e entenda o conceito.

Em geral, uma corporação pode possuir uma simples lista de tarefas cronológicas ou uma rede complexa de funções inter-relacionadas a serem exercidas por seus profissionais, o que torna indispensável a presença de um Cronograma de Projeto para lidar com todos estes afazeres.

Isso porque, ao implementar esta prática, é possível desenvolver um planejamento sólido, que venha a garantir que todos os aspectos do projeto sejam organizados e contabilizados adequadamente. Esta estratégia, é claro, pode impactar em uma série de benefícios, como maior produtividade e uma gestão melhorada para a organização.

Ainda assim, o que seria este Cronograma de Projeto e como aplicá-lo da melhor maneira possível no seu empreendimento? Compreenda agora, coloque em prática e comece já a fazer a diferença na sua rotina corporativa.

O que é o Cronograma de Projeto?

O Cronograma de Projeto tem como objetivo encontrar as respostas para uma série de perguntas pertinentes às tarefas que a equipe irá realizar, como “quem”, “o que”, “quando” e “quanto”.

Dessa maneira, inclui todos os detalhes relacionados a esta empreitada e descreve todas as entregas, bem como os responsáveis por completar cada tarefa, as metas e objetivos, a quantidade de tempo que vai demorar e, acima de tudo, quais recursos serão demandados.

Assim, consegue dar um norte para os tomadores de decisões e ser indispensável na Gestão dos Processos que todos os colaboradores precisam exercer para que tudo saia como o esperado.

Existe diferença entre o Cronograma de Projeto e o planejamento?

Quando se trata da Gestão de Projetos, é muito comum que, frequentemente, esses dois termos sejam confundidos. Todavia, é importante ter em mente que eles têm funções diferentes e, consequentemente, resultados diferentes.

Planejamento visualiza os processos organizacionais e converte os planos ou este escopo, em um cronograma que será trabalhado mais à frente. Por sua vez, o cronograma detalha as tarefas específicas, gerenciando-as e fazendo a seleção das metodologias e procedimentos que serão apropriados para entregar o projeto no prazo.

Logo, afirmar que realizar o cronograma é o mesmo que se planejar para uma empreitada é um erro grave e que precisa ser mitigado imediatamente, a fim de sanar as dúvidas e elaborar o conceito da melhor maneira possível.

Quais os benefícios de usar o Cronograma de Projeto?

Um Cronograma de Projeto é uma ferramenta que auxilia os gerentes a se comunicarem e colaborarem com eficiência com suas equipes e também com as partes interessadas. Logo, deve ser utilizado para garantir que a empreitada continue no caminho certo e, acima de tudo, para certificar-se de que todos estejam envolvidos em sua execução, valorizando o trabalho em equipe.

Ademais, esta metodologia auxilia os líderes a monitorarem cada aspecto do projeto e rastrear seu progresso. Logo, se ocorrerem atrasos ou alterações, o gerente será capaz de reagir de acordo, sem afetar a entrega.

E tem mais! Um cronograma eficaz ajuda a gerenciar dois dos maiores fatores que afetam o orçamento e o sucesso de um projeto: tempo e recursos. Em especial porque ele consegue estimar e monitorar, de maneira eficiente, os custos e períodos demandados, de maneira adequada.

Como fazer um Cronograma de Projeto?

Agora que você entendeu o propósito de um Cronograma de Projeto, veja a melhor forma de criá-lo e comece já a implementar esta prática no seu empreendimento. Confira as etapas e faça a sua gestão de tarefas:

Etapa 1: Defina as tarefas da equipe

Em primeiro lugar, é preciso identificar todas as tarefas que o ajudarão a realizar o projeto e, a partir daí, criar uma lista com todos os afazeres que precisa para que, por fim, sua equipe possa concluir as entregas sem maiores problemas.

Uma vez que esta listagem esteja pronta, é importante identificar quais destes afazeres dependem de outros. Assim, será possível estabelecer uma ordem de execução e concluir os itens mais importantes primeiro.

Para fazer isso, basta examinar como cada tarefa se relaciona entre si e ver como elas podem afetar a data de início e término da próxima etapa diretamente, tomando cuidado para não gerar impactos em todo o projeto.

Etapa 2: Identifique os recursos precisos

Esta, certamente, é uma etapa crítica no Cronograma de Projeto. Isso porque é neste ponto que você terá que identificar os recursos disponíveis para concluir a empreitada e alocá-los de maneira adequada.

Lembre-se de que nem todos os membros da equipe estarão totalmente disponíveis e que alguns, inclusive, podem estar trabalhando em vários projetos simultâneos, o que faz com que a dedicação a uma única tarefa seja, de fato, complicada.

Por isso, analise bem quais recursos tem nas mãos e, dessa maneira, conseguirá obter mais visibilidade sobre quem está fazendo o quê e se concentrar em garantir que cada tarefa seja executada com eficiência.

Leia também: Você sabe o que é Estrutura Analítica do Projeto (EAP)?

Etapa 3: Faça uma estimativa do prazo necessário

Agora que você atribuiu recursos para cada tarefa, a próxima etapa é determinar a duração destes afazeres. Para isso, este prazo será definido como o número total de períodos necessários para completar cada passo e isso pode durar algumas horas, alguns dias, semanas ou meses, a depender do tamanho ou da complexidade da empreitada.

Por isso, não cometa o erro de acabar subestimando a quantidade de tempo que cada afazer levará para ser concluído e nem mesmo apresse a sua equipe para entregar tudo rapidamente, uma vez que isso pode acabar resultando em um trabalho de pouca ou baixa qualidade.

Etapa 4: Revise e mantenha seu cronograma atualizado

Assim que o cronograma for concluído, é importante que você saiba que todas as suas estimativas estão sujeitas a alterações e que este documento também mudará, conforme o projeto for evoluindo – especialmente se você fizer alterações no escopo.

Por isso, mantenha sua programação atualizada e os dados que ela contém tão precisos quanto possível. Leve em consideração que é importante organizar, analisar e comparar. Afinal, só assim você terá a resposta para alguns questionamentos, como:

• Meus funcionários estão trabalhando nas atividades certas?
• Minha equipe pode assumir novos projetos?
• Estamos trabalhando de graça?
• Precisamos contratar alguém para este projeto específico?

Logo, se você deseja que seu cronograma seja útil e melhore ao longo do tempo, é necessário comparar o que você realmente fez com o que planejou, a fim de receber um indicador da performance e tornar tudo ainda mais eficiente.

E por fim, mas não menos importante, faça uma revisão formal ao menos uma vez por mês, para ter certeza de que tudo está exatamente como planejado. Assim, você poderá refletir sobre os resultados e melhorar acerca do que está estabelecido, fazendo as mudanças necessárias e adaptando todo o cronograma para atender às necessidades que forem surgindo.

Quais ferramentas podem auxiliar neste processo?

Existem várias ferramentas que podem ajudá-lo a criar um Cronograma de Projeto, gerenciando as tarefas e criando pequenas listas ou calendários que podem fazer toda a diferença no workflow dos seus colaboradores.

Basta encontrar a que mais combina com a sua necessidade e implementar os seus benefícios no dia a dia dos seus colaboradores e dos projetos que vocês têm em seu deadline. Veja algumas delas e escolha a que mais lhe atende:

1. Listas de tarefas

Com uma listagem do que precisa ser feito e o nome dos membros da equipe designados, esta é a técnica mais simples e que funciona para pequenos projetos sem muitas interdependências.

No entanto, para projetos maiores, pode não ser a escolha certa, pois acompanhar o progresso pode se tornar um grande desafio.

2. Calendário

Calendário pode ser utilizado para descrever os cronogramas de todas as tarefas ao longo do projeto, sendo uma abordagem essencial para observar as sobreposições entre as atividades.

Contudo, ele acaba deixando em aberto a necessidade de gerenciar as tarefas e suas dependências, servindo mais como um guia para os prazos e datas de entregas, especificamente.

3. Gráficos de Gantt

Uma das ferramentas mais usadas por gerentes de projetos para visualizar os cronogramas e dependências é o Gráfico de Gantt. Com ele, é possível obter uma estimativa rápida do tempo necessário para concluir cada tarefa e ainda observar tudo com clareza, graças às barras que ilustram bem todos os itens necessários, englobando, até mesmo, as duas ferramentas citadas acima.

Assim, ele dá uma visão das tarefas agendadas ao longo do tempo e também pode ser utilizado para idealizar projetos de todos os tamanhos, sendo uma maneira útil de mostrar o trabalho programado, bem como as datas de começo e fim.

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