O Que É Workflow? Descubra Agora!

Você sabe o que é workflow? Essa expressão em inglês vendo sendo muito usada no ambiente corporativo para caracterizar o “fluxo de trabalho” dentro de uma empresa.

Basicamente, ele é composto pelos processos e ferramentas necessários a qualquer ação coordenada das pessoas (ou máquinas! Pois é…) para se atingir um objetivo.

Ainda confuso? Fica calmo. Para lhe ajudar com isso, veremos aqui o que é workflow e por que ele é tão importante para todos os processos organizacionais.

Exemplos de workflow

Simplificando um pouco, um workflow pode ser entendido como uma sequência atividades padrão para se atingir um objetivo. Nesse sentido, nos deparamos com vários deles durante a nossa rotina. Em uma simples ida ao supermercado, por exemplo, as etapas podem ser:

  1. Conferência dos itens faltantes na geladeira;
  2. Confecção de uma lista de compra;
  3. Ida ao mercado;
  4. Aquisição dos produtos;
  5. Volta para casa;
  6. Reposição de alimentos na despensa.

Percebe que, sempre que você for fazer compras para sua casa, você poderia aplicar este mesmo workflow acima? Fazendo assim, você está padronizando a compra de itens para sua casa, visando não apenas ter um bom resultado final na primeira compra, mas sim repetir estes mesmos passos para ter sempre o mesmo bom resultado em todas as próximas compras, já que elas seguirão o mesmo workflow.

Pegou agora a ideia? Aposto que sim: “Aplicar uma solução semelhante para um problema que é recorrente”.

Ok, agora vamos para o que interessa. Como aplicamos workflows na sua empresa?

No ambiente organizacional, o workflow pode envolver vários processos de produção, comunicação e coordenação das tarefas diárias. Alguns exemplos:

  • no setor de recrutamento e seleção — análise de currículos > contato > entrevista > teste lógico > contratação;

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  • no setor financeiro — análise da capacidade de pagamento do cliente > criação do perfil no sistema ou delimitação de permissão de consumo > venda do produto > criação da nota promissória;
  • no setor produtivo — seleção do insumo > alocação nas máquinas > conferência da qualidade do produto > realinhamento caso haja inconsistência > encaminhamento para o setor de venda.

Note que alguns fluxos de trabalho dependem de uma avaliação para a sua continuidade, ou mesmo de outros workflows que complementem o seu processo até a finalização. Cada caso é um caso. De toda forma, isso possibilita:

  • mensurar e controlar o tempo e progresso das tarefas;
  • monitorar atividades;
  • analisar o desempenho dos agentes;
  • simplificar/centralizar o processo de comunicação;
  • consultar mais facilmente os documentos relacionados a cada processo — e, consequentemente, tomar decisões mais acertadas.

Como implementar e gerir o workflow

Agora que você já entendeu o que é workflow, chegou a hora de saber como implantá-lo na sua empresa. Sem dúvida, é parte essencial do caminho para garantir um trabalho em grupo eficiente e ter bons resultados organizacionais.

Vejamos, então, como fazê-lo:

1) Mapeamento — identifique as atividades e tarefas que podem ser padronizadas para obter resultados mais concisos. Pense: no desenvolvimento das atividades de cada departamento da sua empresa, quais delas são sempre executadas e poderiam compor um workflow?

Aqui no Proj4me, por exemplo, todas as tarefas da equipe de programadores passam pelo seguinte workflow:

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Assim nós garantimos, por exemplo, que tudo o que é feito no Proj4me irá passar por duas etapas de qualidade: “Revisão” e “Testes”.

2) delimite tempo, participantes e objetivos para os projetos — no exemplo da imagem acima, quem irá revisar? Quem irá testar? Qual o tempo para realização de cada etapa? É importante que você defina estes parâmetros para cada etapa no seu workflow.

3) elimine obstáculos — evite qualquer tipo de ferramenta, recurso ou dispositivo que provoque a desatenção dos envolvidos — como o uso de redes sociais pessoais no ambiente de trabalho, por exemplo.

Os benefícios do gerenciamento do workflow para as empresas

Organização

Com as atividades mais organizadas, todos os processos, projetos e tarefas podem ser dispostos em um quadro amplo e acompanhados mais de perto.

Na criação de um software, por exemplo, é necessário definir o escopo do projeto, suas funcionalidades e layout. Cada uma dessas etapas gera um workflow, que exige especificações técnicas, codificação, revisão e testes.

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Produtividade

A repetição projeto a projeto leva ao aperfeiçoamento da realização de cada etapa do workflow. Assim, a produtividade cresce devido ao maior volume de tarefas processadas em tempo hábil, possibilitando:

  • menores taxas de falhas;
  • precisão dos procedimentos;
  • eficácia no compartilhamento de informação;
  • confiabilidade nos dados;
  • atrasos e gargalos reduzidos.

Segurança

Além de serem mais precisos e associados aos profissionais pertinentes, os dados são transmitidos a quem, realmente, compete a sua visualização. Assim, a segurança é garantida.

Percebeu que um fluxo de trabalho bem estruturado é essencial para garantir a eficiência das suas equipes? Agora que você já sabe o que é workflow e como preparar um, mãos à obra!

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