Com o crescente aumento da competitividade no mercado, as empresas buscam formas para aprimorar suas atividades internas, a fim de gerar valor e qualidade no seu setor de atuação. Para que isso se torne possível, é necessário utilizar ferramentas que ofereçam uma excelente gestão de projetos, conduzindo gestores a tomadas de decisões ainda cada vez mais assertivas. Nesse quesito, podemos perceber a importância da Estrutura Analítica do Projeto (EAP).
Sendo fundamental para garantir que todos os processos relacionados a um determinado projeto sejam realizados de maneira controlada e eficiente, essa ferramenta é indispensável para quem busca otimização, praticidade, redução de custos e assertividade.
Em sua atuação, é feito um processo hierárquico, onde o projeto é subdividido de forma estratégica para acelerar a produtividade e a oferecer um melhor gerenciamento de projetos para suas demandas importantes.
Quer saber como a EAP pode você ajudar a elaborar e a executar seus projetos internos de forma assertiva? Então, leia agora e saiba por que sua empresa deve integrar a EAP nos projetos internos.
Antes de tudo, podemos definir que a EAP nada mais é do que o escopo de um determinado projeto. Sendo assim, esse sistema visa à divisão de um projeto em entregas menores para a conclusão dos resultados.
Sendo conduzida de maneira hierárquica, seu intuito é justamente o de cumprir todas as etapas do projeto em um período predeterminado.
Na gestão de projetos, visando a necessidade da redução em atrasos e erros, o gestor da área integra a Estrutura Analítica do Projeto justamente para mapear e controlar os projetos internos.
Assim, podemos dizer que a Estrutura Analítica do Projeto facilita a gestão e melhora o processo comunicativo entre as equipes participantes, eliminando riscos através da compreensão do projeto e de suas etapas variadas.
Em outras palavras, a visualização do projeto é muito mais ampla, o que torna sua condução estrategicamente mais fácil e rápida de ser concluída.
Confira na figura o projeto de construção de uma casa:
Em suma, tanto o Cronogramas de Projetos quanto a EAP são ferramentas complementares. Esses dois sistemas conduzem equipes na execução de projetos de maneira rápida, organizada e eficiente.
Por serem importantes em todas as fases do planejamento, também oferecem meios para controlar e otimizar projetos, uma vez que situações indesejáveis para o sucesso do projeto podem surgir.
Portanto, o Cronograma de Projetos é outra ferramenta apoiada a gestão de tarefas, cujo foco é exclusivamente no controle do tempo e nos indicadores de desempenho. Geralmente criado na forma de cronograma, podemos ressaltar alguns pontos importantes de sua estrutura. Confira abaixo:
Agora vamos enumerar as principais vantagens dessa ferramenta para a condução de seus projetos internos. Confira abaixo quais são.
Como bem sabemos, quando decidimos segmentar tarefas, podem haver divergências de objetivos e até mesmo a perda da originalidade do projeto. Quando usamos a EAP nesse sentido, podemos notar um monitoramento eficiente de erros, de forma preventiva. Assim, o projeto é conduzido da melhor forma, sem perder a essência e o foco.
Uma vez que o EAP seja integrado ao projeto, o gerente de projetos consegue centralizar o canal comunicativo na gestão, fazendo com que as tarefas subdivididas sempre estejam em conformidade com os principais objetivos.
Isso evita atrasos, desordem e outros problemas gerenciais que podem afetar o rendimento e a qualidade da estrutura.
Em geral, por ser uma ferramenta que centraliza informações e auxilia na simplificação de processos na gestão, a EAP impacta diretamente na clareza da empresa.
Em outras palavras, quando há um entendimento geral de todas as etapas do projeto, é possível delegar tarefas e a propor metas e objetivos assertivos, afetando de forma positiva a tomada de decisão.
Com a atuação da Estrutura Analítica de Projeto, é possível reduzir custos com capital humano, maquinário, sistemas e outras aquisições que não oferecem benefícios eficientes para a qualidade e condução de projetos. Com o apoio da EAP, a estruturação de seus projetos são mais sustentáveis e menos custosos.
Isso ocorre pelo fato de o gestor responsável conseguir entender as principais necessidades com a estruturação realizada pela EAP. A partir disso, é possível perceber o que é realmente necessário para que uma determinada entrega delegada ao colaborador consiga ser feita com sucesso.
Uma das inúmeras vantagens da EAP é justamente por oferecer uma visão “cronológica” acerca de ocorrências advindas de um projeto. Com isso, é possível testar a eficácia da estrutura e fazer com que seja reavaliada de tempos em tempos, sempre que for necessário.
Em suma, para que consigamos elaborar um Estrutura Analítica de Projeto, é preciso que toda a equipe esteja atenta ao que efetivamente se deve entregar no projeto.
Em outras palavras, todos os participantes precisam estar focados na definição do escopo. Com essas informações e ações muito bem definidas, a EAP pode ser montada da seguinte forma:
Antes de tudo, o primeiro passo para começar a criar sua Estrutura Analítica de Projeto, é coletar os profissionais mais habilitados para criar e conduzir o projeto de forma eficiente.
Serão esses especialistas que irão incluir na estrutura o que efetivamente será entregue. Além disso, também podemos mencionar a importância desses especialistas para um projeto eficiente e enxuto, dando oportunidade de uma melhor visualização estrutural e à divisão das tarefas.
Nesse ponto, é preciso elaborar a distribuição das fases do projeto ao longo de sua condução. Essa é uma forma eficiente de organizar as entregas.
Neste nível, que também é popularmente conhecido como “Ciclo de Vida do Projeto”, fica muito mais fácil realizar o acompanhamento de forma gerencial o status de andamento de um portfólio de projetos, por exemplo.
Depois de definir as etapas que serão necessárias para a condução do projeto e sua conclusão de acordo com o prazo estimado, está na hora de subdividi-las.
Nesse momento, ocorre a necessidade de dividir entregas maiores e menores, ou seja, separar atividades mais complexas em relação às atividades mais fáceis de serem resolvidas.
De forma prática, imagine que sua empresa precise entregar um projeto de marketing para um cliente. Em um primeiro momento, fica difícil estipular um prazo definido para a entrega desse projeto, uma vez que diversos fatores precisam ser analisados para mensurarmos um prazo estimado.
Quando subdividimos o projeto de marketing (pesquisa de público, análise de avatar, pesquisa de mercado, marketing digital, Google Analytics, e dentre outros) e passamos a separá-lo entre as atividades mais e menos complexas, fica mais fácil poder estipular uma data para entrega.
Isso ocorre pelo total controle das principais demandas e de como resolvê-las de forma eficiente.
Em geral, uma das formas de “adiantar” a sua EAP, é quando você já possui projetos semelhantes em sua empresa. Isso acelera as etapas e você ganha muito mais agilidade para concluir o projeto a prazo estimado.
Entretanto, caso a elaboração da EAP seja algo relativamente novo em seu negócio, busque por modelos estruturais de produtos ou serviços parecidos com o seu.
Com isso, você entenderá a dinâmica dos processos mais rapidamente e conseguirá integrá-la em sua EAP. Uma dica ainda melhor é buscar por empresas que já desenvolvem essas soluções, ajudando seu negócio a padronizar fluxos dos seus projetos, oferecendo fluidez e melhores resultados.
A fim de garantir que a Estrutura Analítica do Projeto esteja de acordo com as diretrizes do projeto, pode ser necessário realizar a consulta do maior número de stakeholders possível.
Tudo o que se encontra na EAP precisa ser entregue, e o projeto não pode conter nada a mais ou menos do que está inserido na EAP. Dessa forma, envolver os stakeholders na estrutura fará com que as ideias e processos não percam sua objetividade.
Caso você não tenha a experiência e confiança necessária para gerenciar o seu projeto, contratar uma empresa especializada nesta gestão oferecerá diversos benefícios para o seu negócio. Ao poder contar com uma ajuda externa, você terá mais tempo para focar em outras atividades internas, e que precisam de constante atenção.
Agora que você já sabe como elaborar uma Estrutura Analítica de Projeto e entende a importância dessa ferramenta para a condução de suas atividades, que tal conhecer a nossa plataforma de gerenciamento de projetos? Clique aqui para saber mais.
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