Você sabe quem são os stakeholders do seu projeto? Segundo o PMBoK, o livro elaborado pelo PMI essa é uma das partes mais importantes na gestão de projetos, sendo as partes interessadas no processo.
Em outras palavras, é um indivíduo ou grupo de pessoas que tem, de alguma forma, interesse no projeto. Esse pode ser negativo ou positivo, e seu grau de influência também pode ser grande ou pequeno.
O problema é que muitos gestores não fazem a gestão de stakeholders de forma eficiente, o que pode ter péssimas consequências. Para todo e qualquer interessado, existe uma ação que deve ser tomada, mesmo que a ação seja apenas monitorar.
Então, continue lendo o post e aprenda mais sobre gestão de projetos e como fazer o gerenciamento de stakeholders.
A partir da definição acima, já ficou claro o que é o conceito de stakeholder. Porém, na prática, é muito difícil determinar quem eles são. Afinal, dependendo do projeto, podem existir muitos envolvidos. Além disso, cada um deles tem o seu interesse negativo ou positivo na realização do projeto.
Para ajudar a começar a definir os stakeholders, uma prática comum em gestão de projetos é dividi-los em 3 tipos: estratégicos, participantes e externos. Entenda melhor cada um deles e como eles afetam os projetos.
São as pessoas ou o grupo de pessoas que têm algum interesse direto na execução e nos resultados do projeto. Em outras palavras, é quem manda fazer e quem dá o dinheiro. Em projetos maiores, pode ser a diretoria, os clientes, os investidores e patrocinadores e muito mais.
Já esse grupo de pessoas também é bem fácil de encontrar. São aqueles que, de fato, atuam no projeto. O gerente, a equipe, os fornecedores, especialistas e agências reguladoras. É difícil esquecer essas partes, mas pode ser que as ações não sejam adequadas.
Um exemplo de parte interessada que pode ser esquecido e que quase sempre faz parte é o jurídico. É muito difícil encontrar um projeto que não envolva o acompanhamento ou aprovação de um profissional dessa disciplina.
A grande pegadinha está aqui. Os agentes externos podem ser vários, como o governo, a mídia, os ambientalistas, a comunidade e até mesmo os familiares da equipe. Por exemplo: imagine que você quer construir um parque em uma área da cidade.
Evidentemente, a comunidade é uma parte extremamente interessada, pois se eles não gostarem do projeto podem travá-lo.
Agora, imagine que o parque vai ser construído em uma área ambiental protegida. Nesse caso, e em muitos projetos de construção, os ambientalistas são um stakeholder crucial, pois eles garantem que você precisa fazer isso de acordo com a legislação.
Durante a gestão de projetos, o líder tem as seguintes atividades a fazer em relação aos stakeholders:
Então, o primeiro passo é identificar de forma mais precisa todas as partes interessadas. Afinal, elas nem sempre se encaixam em todos os projetos. Na dúvida, existem 4 regras simples para encontrar as partes interessadas:
Sendo um pouco mais específico, o primeiro passo é fazer um grande brainstorming com a equipe. Esse primeiro passo não busca organizar os stakeholders, apenas identificá-los.
É natural que ao longo do tempo, você irá lembrar de outras partes interessadas. Também é possível que você atribua um interesse no seu projeto que é maior do que a realidade. Portanto, também é comum que certas partes saiam da lista.
Uma vez que você conheça os stakeholders, precisa entender exatamente o que eles esperam. Não existe forma melhor de fazer isso do que simplesmente perguntar, mas existem algumas boas dicas.
Por exemplo, a gestão ou o patrocinador do projeto vai querer saber quase sempre apenas do dinheiro. O jurídico garantirá que tudo está indo de acordo com as leis e por aí vai.
É por isso que é tão importante entender as qualificações técnicas dos envolvidos, já que a sua expectativa quase sempre estará alinhada a isso. Também é uma forma de nortear a comunicação, como veremos um pouco mais a frente.
O último passo da identificação de stakeholders é elaborar uma matriz de interesse e influência. Com ela, você pode determinar qual é o tipo de ação que mais cabe para cada stakeholder.
Por exemplo, um estagiário jamais terá o mesmo poder que o CEO da empresa. Um pode parar totalmente o projeto, enquanto o outro tem muito pouco poder.
Uma matriz de interesse e influência pode ter quantos níveis você desejar, mas para começar bem simples, digamos que são apenas dois. Ou seja, influência e interesse alto e baixo. Nesse caso, você tem 4 opções de classificação.
Além das definições acima, ainda existe um espectro de apoio ou rejeição ao projeto. Todos os stakeholders se encaixam nessa linha, desde os que apoiam totalmente aos que rejeitam totalmente. Seu trabalho é tentar entender o sentimento de cada um, para direcionar de acordo com o que cada um espera.
A partir da matriz e da lista de stakeholders, você pode começar a elaborar as ações ideais para cada um deles. O ideal é fazer o planejamento antecipadamente, para conseguir lidar com ele da melhor forma possível.
O foco, como mencionamos acima, é uma comunicação eficiente e personalizada, a melhor forma de conseguir que a sua influência seja positiva e muito mais.
Em certo momento, o controle de stakeholders fará intercessão com outro aspecto crucial da gestão de projetos, o gerenciamento de crise. Isso é porque cada stakeholder apresenta um tipo de risco diferente.
Então, para agilizar o trabalho, também é importante entender todos os riscos associados com cada um deles. Evidentemente, também é interessante ter um plano para contornar os riscos e objeções.
Vamos voltar ao exemplo do parque. Já mencionamos alguns dos stakeholders que fazem parte desse projeto, mas como se comunicar com cada um deles?
Por exemplo, para a gestão da empresa que vai fazer o parque, você precisa mostrar que o projeto está indo de acordo com o prazo e os custos, além de mostrar os benefícios que a inauguração do parque traz para a marca, por exemplo.
Para a comunidade, você pode mostrar que a obra não vai incomodar tanto, do ponto de vista do barulho e da locomoção no local. Além disso, pode ressaltar que ter um parque na região aumenta a qualidade de vida e o valor de todos os imóveis locais.
Para os ambientalistas, você mostra que tem todas as licenças e que pensou em formas de minimizar os impactos das obras. E por aí vai.
Em relação ao sentimento sobre o projeto, isso pode variar bastante. A comunidade pode estar mais fria ou quente sobre a ideia do parque, e isso não muda muito os argumentos, mas sim a abordagem. Quanto mais resistência, mais paciência é preciso ter além de focar mais nas objeções, complementando as vantagens do projeto.
É por isso que a identificação de stakeholders é um dos primeiros pontos a serem feitos segundo o PMBoK. Ao identificar os interesses e objeções de cada um deles, você já começa a elaborar algumas ações necessárias para dar continuidade ao seu projeto.
Por fim, também é preciso ressaltar que a gestão de projetos é repleta de situações inesperadas. Todo o planejamento feito não é para evitar que os imprevistos ocorram, mas para facilitar as correções e adaptações.
Por exemplo, algo extremamente comum, é alguma mudança na legislação que afeta todos os stakeholders relacionados a essa disciplina. Portanto, você tem mais jogo de cintura para lidar com algumas possíveis situações dentro de um projeto.
O controle de stakeholders é um dos pontos cruciais da gestão de projetos. Quer saber sobre as outras disciplinas? Então acesse o blog da Proj4me e conheça mais.
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