Qual a Importância da Gestão de Projetos para PMEs?

Planejar é uma prática inerente e necessária para qualquer empresa, de qualquer ramo e porte. Sem um planejamento eficaz, todos os processos e projetos da mesma podem ser arruinados e causar grandes prejuízos financeiros, até mesmo a falência.

Quando falamos de projetos, entendemos como um trabalho intenso, geralmente com o ciclo curto de duração, sendo assim um esforço temporário empreendido por uma equipe para criar um produto, serviço ou resultado. Por isso, em sua maioria, são atividades que têm início e fim programados, devendo resultar em um serviço ou produto final.

Apesar de parecer algo provisório, as empresas, literalmente, respiram projetos. Qualquer tomada de decisão para um produto ou serviço que a mesma desenvolva ou altere precisa, obrigatoriamente, de um projeto completo.

Você já imaginou uma empresa que está prestes a lançar um novo produto ou um novo serviço e não sabe o prazo em que ele estará pronto e disponível para seus consumidores, ou o quanto foi investido no mesmo e o quanto terá de retorno com as vendas? Com imprevistos que podem ocorrer a qualquer momento, não ter uma projeto bem definido e gerido com sabedoria pode prejudicar e muito a empresa.

Por isso, a gestão de projetos é tão importante para qualquer empresa, seja ela de grande, médio ou pequeno porte. Ela dispõe de diversas ferramentas e técnicas que auxiliam o gestor a atingir os resultados desejados, independentemente do tipo, complexidade e natureza do projeto.

Em relação às pequenas e médias empresas, a gestão de projetos se faz também muito necessária, afinal, a empresa precisa crescer e expandir sua atuação e, para isso, deve evitar ao máximo erros primários devido à falta de um bom planejamento para suas ações.

Apesar disso, as pequenas e médias empresas, ou também chamadas de PME, precisam tratar a gestão de projetos de uma maneira diferenciada das de grande porte. Por conta de sua uma estrutura menor, elas conseguem ser mais ágeis nas decisões, o que se apresenta como uma grande vantagem para empresas deste porte.

Os propósitos de um projeto são mais facilmente absorvidos por todos os envolvidos, além de tornar as metas e os objetivos mais claros. Consequentemente, tais pontos positivos também melhoram o relacionamento entre a equipe, que produz mais e com mais qualidade.

Para colocar em prática uma gestão de projetos eficiente, muitas empresas, principalmente as de grande porte, contam com a expertise de um profissional especializado: um gestor de projetos. É esse profissional que irá organizar toda a execução do projeto do início ao fim, pensando em todos os detalhes necessários para que o trabalho flua e para que as pessoas que estão operando não precisem parar para pensar em como solucionar conflitos encontrados no meio do caminho.

Por isso, ele também é capaz de prever e solucionar imprevistos, adequar prazos e alinhar a comunicação entre as partes interessadas no projeto, sempre pensando em uma entrega pontual e de qualidade.

Quando a empresa não dispõe de orçamento para arcar com um profissional como esse, como ocorre em algumas empresas de pequeno e médio porte, a solução é qualificar alguém que já ocupa um cargo importante na empresa (de preferência ligado à gestão ou administração) para fazer a gestão dos projetos. É preciso investir na capacitação desse profissional para que ele compreenda o básico para um bom projeto e como ele deve atuar no dia a dia dessa função.

PMBOK

Para isso, é indispensável que esse profissional e os que irão apoiá-lo nessa função, leiam o famoso e reverenciado guia PMBOK (Guide to the Project Management Body of Knowledge, ou, em tradução livre, ‘Guia para o Conjunto de Conhecimentos sobre Gestão de Projetos’), manual prestigiado mundialmente na área, desenvolvido pela organização norte-americana Project Management Institute. Essa organização é voltada para a divulgação das melhores práticas desta disciplina corporativa e, para isso, juntou os processos considerados ideais nesse guia.

O guia PMBOK é composto por cinco grupos de processos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. Em suma, reúne conhecimentos para um bom gerenciamento de projetos, com práticas e técnicas que são comprovadamente eficientes, além de definir oficialmente o conceito de gestão de projetos: “é o ato de gerenciar todos os aspectos, desde o time até as tarefas e ferramentas”.

Apesar desse guia ser referência e um apoio eficaz para a rotina da gestão de projetos, o Guia PMBOK não é um roteiro para ser seguido à risca etapa por etapa, afinal, cada empresa e cada projeto terão suas especificações. Cada equipe é responsável pela decisão de escolher o que seja mais apropriado para seus projetos.

As práticas recomendas pelo guia PMBOK, deve levar em consideração e adequar-se ao tamanho do projeto, grau de maturidade e complexidade do mesmo, a equipe envolvida e o porte da empresa. A pequena e média empresa deve avaliar os processos e defini-los de forma objetiva, garantindo assim, uma execução sem burocratização e aumento de custos, de preferência economizando ao máximo.

Por que uma gestão de projetos é necessária e quais as suas vantagens para as PME?

Em um mercado altamente competitivo em diversos setores, que agora contam com o ambiente digital para expandir suas atuações, é preciso buscar vantagens estratégicas, seja qual for o tamanho da empresa.

Reduzir os riscos e maximizar as oportunidades são premissas de suma importância em todo o processo de gestão e, por isso, as rotinas e técnicas da gestão de projetos são tão importantes.

São inúmeros os benefícios da gestão de projetos para as pequenas e médias empresas, mas nem todos eles são monetários. Essa gestão pode gerar um melhor controle dos projetos, aprimorar a comunicação interna da empresa, integrar melhor as diferentes unidades de negócios a fim de atuarem para um mesmo objetivo.

Além disso, o gestor consegue ter a garantia de que o projeto vai gerar um bom retorno econômico e que vai alcançar o objetivo e metas desenhadas.

Com uma boa gestão de projetos, a PME consegue, ainda, gerir melhor seus recursos, evitando desperdício de budget; aumentar a produtividade, já que os projetos têm data de início e fim, além de um ordenamento na execução; responder rapidamente às mudanças, que só podem ser bem gerenciadas se forem previstas e bem comunicadas com antecedência; e tomar decisões mais assertivas.

A satisfação dos clientes também é um dos benefícios principais, uma vez que o planejamento dos projetos irá providenciar uma agilidade na entrega (devido ao cronograma do projeto), além de uma qualidade excelente, já que todas as etapas do projeto foram gerenciadas com cuidado para atingir as metas.

Como colocar em prática?

Muitas pequenas e médias empresas acabam por não realizarem um planejamento devido ao tempo curto para suas tarefas e a ansiedade por resultados, pulando etapas de um projeto que seriam essenciais para o sucesso da entrega final. Porém, essa é uma prática necessária e essencial para qualquer empresa.

Seja para criar um novo produto, implementar um novo serviço, ou até mesmo atender a uma demanda interna, as empresas precisam planejar seus projetos com bastante cuidado e riqueza de detalhes.

Para começar, defina quem será o gerente do projeto. Trata-se de uma função de liderança complexa e com muitas responsabilidades, que pode ser executada por um profissional especializado ou um da própria empresa que foi preparado para isso, como já mencionado anteriormente.

Após isso, comece com uma análise prévia do projeto, a fim de definir um escopo adequado que irá evitar esforços desnecessários e a má condução do projeto. Para isso, definir um objetivo principal é essencial, porém, não necessariamente definitivo e imutável.

É comum que os projetos sejam iniciados com um objetivo e percam o rumo ao longo do caminho, não chegando à sua finalização. Ou, simplesmente, alterar o seu objetivo devido à uma nova necessidade ao longo do processo ou uma diretriz diferente vinda do próprio cliente.

Para definir o escopo de cada projeto, a partir da análise prévia, as empresas podem responder algumas perguntas que podem auxiliar, como: qual o objetivo deste projeto? Aonde queremos chegar? Quais são as diretrizes que devem acompanhar as ações? Quais aspectos não se pode perder de vista? Quanto de capital temos para esse projeto? Qual o prazo deve ser cumprido?

Essas respostas poderão ajudar na iniciação do planejamento, apesar de que, ao longo dos meses, podem surgir imprevistos e mudanças de rumo, que deverão ser constantemente avaliadas pela equipe, mantendo-se a visão do todo.

Após definir o objetivos e as metas do seu projeto, é preciso começar a montar um cronograma, que servirá como base para que a equipe saiba exatamente quando entregar cada etapa do projeto e consiga cumprir os prazos estabelecidos. O objetivo prático do cronograma é dividir o escopo em etapas e estimar a quantidade de horas necessárias para a execução de cada uma delas.

Após isso, faça o orçamento do projeto, a fim de saber exatamente o quanto, quando e como serão gastos com a execução de cada etapa de trabalho do projeto. Isso ajuda a definir ações condizentes financeiramente com o orçamento do projeto e evitar gastos desnecessários. Materiais necessários, equipamentos de informática, reuniões, serviços terceirizados, horas-extras e sistemas de informações são alguns exemplos do que pode gerar custos em um projeto.

Invista também em reuniões constantes com a sua equipe em todas as etapas do projeto. Só assim, o gestor poderá avaliar o andamento do mesmo, o cumprimento de prazos e a qualidade das entregas, além de orientar a equipe para um melhor resultado.

De preferência, faça um guia visualmente fácil de ser compreendo sobre as atividades necessárias para cada etapa e demonstre claramente na reunião para sua equipe. Hoje em dia, temos disponíveis algumas ferramentas para facilitar essa demonstração e dinâmica com o grupo, como o Design Thinking e a metodologia Scrum, por exemplo.

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