O Guia Definitivo de Gestão de Projetos para Pequenas Empresas

Informatização já é uma realidade para os proprietários de pequenos negócios. Investimento em tecnologia e automação já foi assunto apenas de grandes empresas multinacionais.  Por outro lado, com o avanço da tecnologia para gestão, atualmente pequenas empresas têm acesso a softwares gratuitos (ou quase), que permitem aumentar a eficiência dos processos, a produtividade e, principalmente, o lucro da empresa. Uma dessas ferramentas é o software de gestão de projetos.

Criar tarefas, gerenciar projetos, anexar arquivos, ter uma visão detalhada do seu time e acompanhar o desempenho de cada colaborador, são algumas das ações que podem ser feitas por meio de um único software de gerenciamento de projetos, por exemplo.  É por causa dessa simplicidade e facilidade de integração que as pequenas empresas passaram a usar ferramentas como essa, com o objetivo de deixar os processos burocráticos mais simples.

De acordo com o levantamento realizado pelo SPC Brasil, 35% dos micro e pequenos empresários utilizam softwares para melhorar a eficiência e aumentar as vendas. As opções são muitas: marketplaces, sistemas de gestão financeira e softwares de gestão de projetos.

Um sistema de gestão de projetos é fundamental para pequenos negócios, pois agiliza processos que, muitas vezes, levam muito tempo para serem executados manualmente.

A centralização dos projetos em um só lugar pode reduzir os erros, economizar tempo e dinheiro. Com a gestão mais organizada e automatizada, o risco de errar é menor, o que maximiza ainda mais os resultados positivos da sua empresa.

A tecnologia tem revolucionado os processos das empresas, permitindo um ganho de eficiência e produtividade nunca antes visto. Aliás, diante de um mercado cada vez mais competitivo, usar esses recursos a seu favor já não é um diferencial competitivo, mas uma obrigação. Mas a escolha dessa ferramenta deve ser feita com bastante cuidado, para que você obtenha um produto que, realmente, satisfaça as suas necessidades.

Pontos essenciais que você deve analisar antes de escolher a sua ferramenta de gestão de projetos:

 

Um sistema gerenciador de projetos deve ser simples

Simples Proj4me

Em pequenas empresas, ferramentas complexas (que exigem treinamentos e consultorias) são péssimas opções. São caras de se manter e de escalar.

A cada nova contratação, será preciso treinar o novo colaborador com um alto custo de imersões e treinamentos.

Quanto menor for o negócio, menos burocráticos devem ser os seus processos e o seu modelo de negócio. Portanto, mais simples deve ser a sua ferramenta de gestão.

O sistema gerenciador de projetos deve ter diversidade de recursos

Recursos Proj4me

Você sabe o que separa um sistema real de gestão de projetos de um simples software de gerenciamento de tarefas?

A sua diversidade de ferramentas, capazes integrar várias funções em uma única plataforma, ou seja, é bem mais completo.

Atualmente, as pequenas empresas acabam necessitando de diversos sistemas. Um para gestão financeira, outro para gestão de projetos, Excel, PowerPoint, ferramentas de apontamento de horas, etc.

Desse modo, corre-se o risco de haver mais de 10 sistemas e planilhas diferentes em uma mesma empresa, todos eles necessários ao desenvolvimento de projetos. É muita coisa!

Por isso, uma boa ferramenta de gestão de projetos precisa ser completa (para a pequena empresa), mas sem ser complexa, e oferecer um conjunto essencial de funcionalidades. Essa plataforma deve permitir:

  • Atribuição de responsabilidades;
  • Planejamento das entregas de um projeto;
  • Visão geral para acompanhamento dos projetos da empresa;
  • Compartilhamento de projetos com os clientes;
  • Apontamento das horas trabalhadas pelos colaboradores;
  • Gestão de clientes;
  • Registro da avaliação e feedback dos colaboradores.

Um bom sistema gerenciador de projetos deve ter clareza visual

Com um design simples e elegante, um bom sistema é aquele que já oferece diversas opções de visualização gráfica, geradas automaticamente e com poucos cliques.

visual Proj4me

Assim, não exigirá do gestor, por exemplo, a exportação de informações para o Excel, para depois gerar gráficos e slides a uma apresentação de resultados e de andamento do projeto.

O sistema gerenciador de projetos deve facilitar a comunicação entre as equipes

Nenhum projeto sai do lugar se as suas equipes não estiverem trabalhando em uma sintonia fina.

comunicação Proj4me

Constituído de diversas etapas subsequentes e interdependentes, se houver um gargalo em uma delas, todas as outras sofrerão atraso ou diminuição da qualidade.

É essencial, portanto, que a ferramenta de gestão conte com funcionalidades que facilitam a comunicação. Para isso, ela precisa contar com:

  • Um painel KanBan para ajudar na definição das prioridades e urgências;
  • Informações centralizadas a respeito das tarefas e do andamento de cada projeto;
  • Comunicações automatizadas, como notificações lembrando de tarefas e prazos.

Um sistema gerenciador de projetos deve reduzir o tempo de planejamento

sistema gerenciador de projetos

Certamente, a padronização das etapas de projetos semelhantes também é crucial para reduzir o tempo gasto com o planejamento de novos projetos.

Veja o que deve ser feito:

  • Mapear por quais etapas os projetos da empresa devem passar;
  • Mapear aquelas tarefas que se repetem em projetos semelhantes e inserir cada uma delas em sua respectiva etapa;
  • Definir detalhes de planejamento para cada tarefa;
  • Ao criar um projeto, não começar do zero, e sim a partir do modelo que você criou nas etapas anteriores.

Reserve um tempinho para ler este artigo, onde te explicamos como planejar novos projetos gastando a metade do tempo.

Deve rastrear o trabalho que está sendo realizado

Gestão de Projetos

Uma boa ferramenta de gestão de projetos ainda permite o rastreamento do trabalho realizado pelas equipes.

Por meio do apontamento de hora e da visualização timesheet, por exemplo, é possível analisar a ocupação atual e futura da equipe, prevendo as necessidades de contratação ou demissão de colaboradores.

Você poderá tomar decisões importantes baseado nas demandas previstas e na alocação — passada e futura — da equipe.

O sistema gerenciador de projetos deve facilitar a implementação dos métodos ágeis

A metodologia ágil de gestão de projetos está ficando bastante popular nas pequenas empresas. Em primeiro lugar por ser menos burocrática e fomentar a inovação dentro do negócio.

Em segundo lugar, um sistema também precisa cobrir as funcionalidades essenciais à implementação do desenvolvimento ágil em seus projetos.

Proj4me

 

O sistema gerenciador de projetos deve emitir notificações

Mensagens

Portanto, um sistema de gestão de projetos para pequenas empresas deve alertar os gestores para tudo o que é importante.

Isso ajuda a identificar se um projeto está indo bem ou se está saindo do que foi previsto, permitindo que todas as partes interessadas tomem decisões precisas.

Depois de avaliar todos estes pontos, podemos dizer que o Proj4me é a ferramenta de gestão de projetos mais completa para você sair na frente dos seus concorrentes!

Em suma, poupando bastante tempo e recursos financeiros, você poderá se dedicar a aprimorar os processos internos, em vez de gastar horas com planejamento e manipulação de sistemas.

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