Aprenda a eliminar prejuízos de estimação em qualquer negócio

Você percebe que alguns erros sempre voltam e acontecem de forma recorrente na sua equipe? Entra gente, sai gente e os erros permanecem? Aprenda agora a sair desta situação de forma simples e sem gastar nada utilizando uma técnica simples e matadora: Lições Aprendidas.

As dores e experiências do aprendizado são boas para nós, certo? Desde que não nos matem antes. Estresse, caos, falta de direção, problemas de comunicação, retrabalhos, mudanças e descontrole no custos do projeto, dentre outros, são coisas que nos enlouquecem em nossos empreendimentos, porém, nos tornam mais preparados para os desafios seguintes, embora muitas vezes não pareçam valer à pena no momento.

Em primeiro lugar, encontrar uma empresa que trate as falhas como algo natural e, às vezes, inerente ao processo, é algo raro. Em segundo lugar, a maioria das empresas não possuem programas para correções de falhas após executados os projetos, o que dificulta ainda mais uma análise assertiva para que os problemas não voltem a acontecer.

As coisas que aprendemos durante as tribulações podem ser valiosíssimas se levarmos em consideração os projetos que teremos pela frente.

A chave é que, não apenas nós, mas também nossa equipe de projetos, devemos aprender com os erros que cometemos. A forma como nos levantamos e seguimos em frente é o que nos define e nos ajuda a estabelecer resultados cada vez mais significativos.

Aprendemos ainda criança que nossos erros devem ser punidos, mas essa é uma cultura um tanto prejudicial e que, principalmente nas organizações, deve ser combatida todos os dias. É importante reconhecer que o trabalho em equipe agrega esforços de todos os membros, se alguém em algum momento errou, essa pessoa não deve ser tratada como o vilão da situação. Todos os envolvidos têm ‘culpa’ no processo. Portanto, cabe ao gestor identificar e tratar os erros como ferramentas para melhorar os processos da organização.

Então, como se certificar que aprendemos com o passado de maneira a não repetir os erros no futuro?

O segredo está em realizarmos o que chamamos de “Reunião de Lições Aprendidas”. Esta técnica é tão simples quanto espetacular e é o segredo para eliminar prejuízos originados de erros recorrentes.

Funciona assim: ao concluir um projeto, reúna-se com a equipe (quando convier, o cliente pode participar também), liste e converse sobre o que deu certo e o que errado naquele projeto. Nesta reunião, identificar a pessoa que cometeu algum erro não importa e esta não deve ser apontada, a chave aqui é:

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Entender as falhas ocorridas e como poderiam ter sido evitadas

De maneira que todos sejam capazes de identificá-las no futuro em outros projetos e evitar que aconteçam novamente, causando novos prejuízos (retrabalhos, desgastes, reuniões e viagens desnecessárias, etc.).

Divulgar e incentivar as boas práticas e decisões que foram aplicadas

Durante o desenvolvimento do projeto, de modo a, primeiro, reconhecer o bom trabalho feito e, segundo, motivar a sua equipe a repetir tais boas práticas no futuro.

Possuindo um clima de tranquilidade e muita energia positiva, esta reunião deverá produzir um espírito de unidade muito forte para a equipe, gerando confiança e produzindo engajamento por parte dos seus membros. Isto agregará uma incalculável satisfação, motivação e amadurecimento para sua equipe nos próximos projetos, reduzindo, também, a curva de aprendizado dos novos membros da equipe.

Veja abaixo um modelo de lição aprendida apresentada utilizando o Proj4me:

Que tal fazer como as empresas mais eficientes e aplicar a reunião de lições aprendidas em cada um dos seus próximos projetos?

Super Dicas

• Comece hoje mesmo, os resultados são imediatos.
• Realize a reunião de lições aprendidas a cada 30 dias com suas equipes. Você deve reunir 3 ou 4 lições aprendidas retiradas dos projetos que foram concluídos no últimos 30 dias antes da reunião.
• A reunião deve ser breve (45min), dinâmica e motivadora. Lembre-se, o objetivo não é encontrar culpados, mas sim compartilhar aprendizados e evitar a repetição dos mesmos erros no futuro.
• Utilize um sistema de gestão de lições aprendidas. O Proj4me é uma excelente opção para gerenciar seus projetos e todas as lições aprendidas associadas a eles. Além de permitir o registro das lições e rápida consulta por palavras-chave, com apenas um click, o sistema entra no modo de “apresentação das lições aprendidas”, poupando o seu tempo de preparar slides.

Aprender com o erro organizacional é tudo, menos simples. É preciso errar muito e ter gestores experientes para perceber que tais erros precisam ser corrigidos. Todo e qualquer projeto tem algum ponto positivo ou negativo que merece ser explorado por toda equipe, afim de extrair o máximo de aprendizado para as próximas tarefas. Tudo isso só será possível se você colocar em prática as Lições Aprendidas. A empresa que se preocupa em aprimorar a forma como se comporta, sempre sairá na frente dos concorrentes.

Desejamos muito sucesso em seus projetos, com cada vez menos erros recorrentes e conte conosco!

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