Reunião de Trabalho: definindo a pauta e otimizando o encontro com seu time

Reunião de Trabalho
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Neste conteúdo, vamos falar sobre:

A reunião de trabalho é parte da rotina de todo empreendimento. Entretanto, a produtividade de uma reunião exige planejamento, capacidade de gestão e definição adequada de prioridades. Por isso, aplique nossas dicas às suas reuniões para que elas sejam mais assertivas para o seu negócio.

Uma reunião de trabalho é parte integrante da rotina das empresas. Dos debates mais informais entre funcionários até uma reunião de altos executivos, esses momentos precisam ser bem organizados para ser mais produtivos, eficientes e menos custosos para o empreendimento.

Neste material, reunimos uma série de dicas, informações e técnicas que permitem às empresas realizar sua reunião de trabalho de forma mais eficiente.

Com estas estratégias, a empresa poderá ser mais assertiva, realizar diálogos curtos e eficientes, não perder ideias e insights, além de não desperdiçar o tempo tão precioso de todos os profissionais envolvidos.

Sem mais delongas, vamos começar. Boa leitura!

Você realmente precisa fazer uma reunião de trabalho?

A primeira dica que vamos dar é simplesmente refletir: você realmente precisa fazer uma reunião de trabalho? Bem, reuniões são pequenos encontros nos quais todos os profissionais param o que estão fazendo para ir conversar pessoalmente com outras pessoas.

Sendo assim, suas atividades são temporariamente paralisadas, e isso pode custar caro ao seu desempenho.

Em muitas empresas, boa parte das reuniões realizadas não são sequer necessárias, cujas pautas poderiam ser facilmente resolvidas com um e-mail ou até uma rápida conversa no grupo de WhatsApp dos funcionários.

Entretanto, com culturas corporativas altamente tradicionais, acabam-se realizando reunião de trabalho para tudo – até mesmo para marcar novas reuniões.

Em sua empresa, tente fugir desta cultura das reuniões. Estes momentos são extremamente importantes, mas o ideal é que sejam realizados apenas em caso de necessidade, impedindo que os funcionários e líderes da empresa tenham que parar de trabalhar.

Antes da reunião acontecer…

A reunião de trabalha começa muito antes de reunir todos em uma sala – seja ela física ou virtual. Antes disso, é preciso planejar o momento para que tudo aconteça como o esperado e não atrapalhe a rotina dos profissionais envolvidos.

Determinar o tempo de duração e as prioridades

Inicialmente, é importante analisar o tempo que a equipe tem para se dedicar ao momento e a complexidade do tema abordado na reunião. Saber o horário certo de começar e terminar será fundamental para que tudo ocorra na organização.

Caso haja temas diversos, é importante elencar os prioritários e focar neles, para só após serem resolvidos, a reunião possa focar os temas “secundários”. É interessante definir o tempo que será usado para cada tema, para a reunião ser mais focada e rápida em resolver as questões.

O tempo de algum tema pode extrapolar, mas o ideal é que tudo siga a pauta. Claro que nem sempre será possível, então será muito importante focar nas prioridades e tentar ao máximo tratar tudo no horário proposto.

Muitas vezes valerá mais a pena alongar a reunião (se for prioritária) em alguns minutos, do que ter que remarcar para outro dia e paralisar novamente as atividades dos envolvidos. Mas o ideal é fugir disso, conseguindo tudo no tempo (isso mostra organização, comprometimento e respeito com todos).

Por isso a pauta será tão importante, durante o desenvolvimento dela será necessário ser realista com o tempo estipulado, para assuntos que possam gerar mais polêmica; será necessário estabelecer um tempo maior e para assuntos mais “simples” um tempo menor será indicado.

Tornando a reunião mais dinâmica e focada, e o mais importante não atrapalhando o andamento das outras atividades do dia. A pauta irá definir se realmente será possível tratar tudo na mesma reunião, caso seja necessário, duas reuniões podem ser melhor indicadas.

Vamos falar mais sobre como elaborar uma pauta de reunião no decorrer deste artigo.

Sistema integrado de marcação de reuniões

Em um ambiente empresarial sem organização, é muito comum que duas equipes acabem disputando pela mesma sala de reuniões devido a informações imprecisas na hora de marcar o encontro.

Esse desencontro de comunicação pode causar situações desagradáveis, como essa na qual uma das equipes terá de esperar a outra se reunir para conseguir utilizar o espaço.

Hoje em dia, há várias soluções eletrônicas que podem impedir este tipo de imprevisto desagradável.

Sistemas de agendamento integrado gratuitos e fáceis de usar permitem que, ao marcar uma reunião de trabalho em determinada sala de conferência, a equipe reserve o espaço automaticamente, avisando a toda a empresa que aquele ambiente estará ocupado.

Um gestor de projetos pode ser bastante útil na função de administrar esta agenda e simplificar o cronograma profissional das equipes dentro de um empreendimento. Especialmente se esta solução for simples, prática, intuitiva e visual, podendo ser utilizada até mesmo por usuários sem conhecimento técnico em gestão de projetos.

Estabelecer um coordenador para a equipe

Um passo importante, que pode ser muito útil à eficiência das suas reuniões de trabalho, é a ideia de que toda reunião de trabalho tenha um coordenador.

Embora isso pareça óbvio, muitas reuniões acabam sendo improdutivas porque muitos colaboradores falam ao mesmo tempo, sem se ouvir e sem realmente aproveitar o que está sendo discutido.

O coordenador ajuda a sanar eventuais ruídos de comunicação, estabelecendo um momento correto para que cada funcionário fale.

Além disso, o coordenador pode controlar o tempo da reunião, viabilizar a configuração e o uso de ferramentas de mídia – como laptops, projetores, alto-falantes e slides, e direcionar o rumo dos diálogos para que a reunião não fuja da pauta estabelecida.

Este coordenador pode ser o funcionário de maior hierarquia na equipe, ou alguém atribuído para esta função na ausência do chefe. Este coordenador também pode delegar funções, como solicitar a outro colaborador que grave o encontro ou anote os principais tópicos para ser abordados nos diálogos seguintes.

Configurar e calibrar com antecedência os equipamentos utilizados

Não raro, reuniões são atrapalhadas por problemas técnicos. Microfones que falham, projetores que não se conectam ao computador. Slides que não abrem. Luz que não acende. Ar condicionado que não esfria.

Enfim, todo tipo de problema técnico pode acontecer – e sempre que ocorre, atrasa, estende ou cancela uma reunião de trabalho que pode ser importante, especialmente com clientes ou investidores.

A dica aqui é: se houver tempo hábil e programação, sempre que possível, realize testes com antecedência em todos os equipamentos cujo funcionamento é importante para a reunião, realizando a substituição do aparelho em caso de necessidade.

Isso evita situações embaraçosas e permite que a reunião flua exatamente como o esperado.

Definir quem deve estar e quem não deve estar na reunião de trabalho

Outro detalhe que parece banal, mas que é de fundamental importância para a realização de uma reunião eficiente: permitir na sala de reuniões apenas quem realmente precisa estar neste encontro.

Mesmo dentro de uma equipe, pode ser que nem todos os funcionários sejam necessários para a discussão.

Ao agendar uma reunião, já estabeleça de antemão quais colaboradores devem estar presentes e quais não precisam participar.

Além de simplificar o andamento do diálogo e tornar a reunião mais eficiente, esta seleção não interrompe a jornada de trabalhos de quem não irá participar do encontro.

Transparência com a equipe

O que é uma pauta de reunião?

A melhor forma de explicarmos o que é uma pauta de reunião, é que ela será o roteiro por trás da reunião. Será o passo a passo onde deve estar toda a estruturação da forma que a reunião irá seguir. Vamos listar algumas informações que não podem faltar em uma pauta de reunião.

  • Que tipo de reunião será, o local que irá ocorrer, horário e tempo estimado de duração (tudo isso deve ser avisado com o máximo de antecedência, para que todos estejam preparados);
  • Caso seja necessário que os participantes levem algum material adicional (aqui também será importante a antecedência, para que todos consigam levar o necessário);
  • A data, com hora de início e hora de finalização (cronograma completo);
  • Outro ponto muito importante é determinar se a participação na reunião será obrigatória ou facultativa (alertando ou não sobre a necessidade de justificar, caso ocorra a falta);
  • Os assuntos que serão abordados deverão ser organizados por ordem de prioridade.

Como fazer uma Pauta de Reunião?

Agora que já entendemos do que se trata uma pauta de reunião, vamos focar em como desenvolver uma, na prática:

Definindo o formato

O formato da reunião será muito importante para entender o contexto e o teor. O formato pode ser de algumas formas, dentre as quais podemos destacar:

Tipos de reunião para usar com eficiência

Depois de uma lista de dicas úteis para a sua reunião fluir melhor, com mais eficiência, trazemos agora alguns formatos de reunião que têm sido utilizados pelas empresas com eficiência, permitindo boa performance e economia de tempo para os colaboradores e para o empreendimento.

Scrum – Daily Meeting (Reunião Diária)

Este tipo de reunião diária é muito comum em empresas que utilizam metodologias ágeis – ou Scrum – mas também podem ser realizadas por companhias com métodos mais convencionais de trabalho. Aqui, a ideia é bastante simples: um encontro diário que não deve durar mais de 20 minutos.

Neste diálogo, todos os colaboradores informam o que fizeram, o que estão fazendo, o que falta por fazer e quais os obstáculos para que esta tarefa possa ser cumprida. O coordenador e os outros colegas dão seus feedbacks. Essa reunião informativa visa alinhar expectativas e coloca todos os colaboradores em um mesmo patamar de informações.

Leia mais sobre o tema:

Como o Daily Scrum contribui para a agilidade de projetos?

Brainstorm – Reunião Criativa

O Brainstorm é um tipo de reunião de trabalho muito importante no qual as empresas podem desenvolver novas ideias, ou formas inovadoras de solucionar um problema/realizar uma ação. Aqui, os colaboradores se reúnem e cada um dá uma ideia ou sugestão diferente.

Mesmo as sugestões mais improváveis são consideradas e nada é descartado a princípio. Ideias são debatidas e, de todo esse processo criativo, pode surgir a solução tão esperada pela empresa.

Reuniões para tomadas de decisão

Estas reuniões costumam envolver apenas os elos mais altos das empresas, como executivos, gestores e líderes de equipes. Aqui, as decisões definem o futuro do empreendimento, por isso, precisam ser tomadas com calma, diálogo e paciência. Podem ser encontros mais longos.

Reuniões com clientes e investidores

Empresas que realizam negócios de grande volume costumam receber seus clientes na sede e em suas instalações. Normalmente, o cliente é acompanhado por um funcionário para conhecer as instalações da empresa.

Depois, sentam-se para uma reunião que pode ser breve e mais informal, ou mais duradoura, para fechar um negócio. É importante tratar o cliente com muita hospitalidade.

Reuniões de acompanhamento e avaliação

Reuniões feitas entre líderes e liderados. Nas reuniões de acompanhamento, gestores fazem contatos diretos com funcionários que chegaram há pouco tempo na empresa, para verificar o quão familiarizados estes novos colaboradores já estão.

As reuniões de avaliação, por sua vez, acontecem com menos frequência. Servem para dar ao colaborador um feedback sobre seu trabalho e ouvir as questões que ele pode ter em relação à empresa, a colegas, à liderança ou suas atividades.

Listar os assuntos

Após definir o formato chegamos no momento de listar os assuntos. É onde a pauta irá apresentar os assuntos que serão discutidos durante a reunião. Com muita análise e reflexão deve apontar esses tópicos para a reunião.

Como dito no começo do texto, muitos assuntos não irão precisar de uma reunião, podem ser resolvidos de outras
formas. Reuniões devem ser usadas para tratar de assuntos de alto grau de importância (ou para desenvolver ideias).

Reuniões (principalmente longas) podem tomar um tempo que seria melhor utilizado de outra forma, por isso listar os assuntos serão tão importantes, porque será o momento que definirá se vale a pena ou não, fazer a reunião.

Também será importante definir o grau de importância de cada tema (caso seja mais de um)

Deixando os participantes cientes

Outro ponto que vai depender muito do tipo de reunião, já na pauta será definido quem irá desempenhar cada papel. Informações são necessárias para os colaboradores que terão que se preparar para a reunião, deixe-os cientes disso e disponibilize tempo hábil para se prepararem.

Marcar uma reunião em cima da hora, poderá ser um tiro no pé, ainda mais se tiver como foco algo complexo e que demande de pesquisa e apresentações, por exemplo. Alguns tipos de reuniões costumam causar certo estresse aos envolvidos, deixe-os preparados para que isso não aconteça.

Peça ajuda aos envolvidos

Reuniões poderão tratar de assuntos que irão afetar toda a empresa, então é recomendado que alguns colaboradores, gestores, entre outros, participem da formulação da pauta. Temas importantes poderão surgir a partir disso.

Sempre peça que justifiquem os motivos de acharem que esse tema deva ser discutido em reunião. Dessa forma eles se sentiram incluídos e mais propensos a levantarem pontos importantes.

Sistema de Gestão: dados e informações

Existem formas de definir pontos a serem tratados em uma reunião, a pauta deverá ser feita a partir de motivos, uma das formas mais fáceis e garantidas de obter informações, será através da análise de dados.

Será a partir dos dados que será possível fazer uma leitura realista e, sobretudo, entender o que está funcionando e o que não está. Serão dados e informações que definirão muitos temas a serem pautados. A empresa deve
contar com um excelente sistema de gestão.

O sistema de gestão gerará análises de desempenhos, cumprimento de metas e deveres, fará uma leitura completa sobre equipes e colaboradores, analisará projetos e todos os temas importantes.

As informações colhidas por esse sistema, irão pautar excelentes reuniões, com foco específicos. Será muito mais
fácil trabalhar em uma reunião com dados, informações, com gráficos, análises de desempenhos e apresentações. Mostrará preparação por parte da empresa.

Os envolvidos irão levar muito mais a sério a reunião se você provar que o “x” que você está falando é o “x” real. “Os números não mentem”, “contra fatos não há argumentos”, enfim, existem muitas frases prontas de efeito que reforçam ainda mais a importância dos dados e informações.

Vamos listar alguns pontos que poderão ser usados em uma pauta de reunião, que será possível com um sistema de gestão:

  • Avaliação de desempenho

Ele trará informações que irão mostrar o desempenho de equipes e colaboradores, caso estejam em desacordo será uma chamada clara para um tópico importante e digno de reunião.

  • Dados financeiros

Serão muito importantes para reuniões onde o foco seja um período específico, ligado ao financeiro. Por exemplo: no primeiro semestre a empresa teve um lucro de R$1.000.000,00, já no segundo caiu para R$800,000,00, será um ponto forte para a pauta, garantindo uma reunião para entender o ocorrido.

  • Análise de projetos

Trará um entendimento sobre o andamento dos projetos, com qualquer discrepância sendo um bom motivo para parar e conversar sobre.

  • Pontos fracos e fortes

Com um bom sistema será possível entender o que está funcionando e o que não está. Será possível mostrar a parte boa e parte ruim, com isso a pauta não será só negativa, também será possível mostrar o que está funcionando e que pequenos ajustes poderão corrigir problemas.

Conclusão

No artigo hoje aprendemos sobre reunião de trabalho, reforçamos como fazer uma e apresentamos uma dica excelente sobre como ter dados e informações relevantes que serão usados nas pautas para definir reuniões importantes.

Através de um sistema de gestão será possível fazer uma leitura sobre o andamento da empresa (de forma micro e macro) e definir uma pauta funcional e útil para reuniões.

Vale reforçar: reuniões são conversas visando um bem maior, seja para conquistar parceiros, investidores e clientes, ou seja, para entender e melhorar o funcionamento da empresa.

Serão sempre bem-vindas e serão um canal de diálogo entre empresa e colaboradores. Em sua empresa torne as reuniões em algo bom, que todos entendam a sua importância e que não vejam de uma forma negativa, mas sim
como um caminho para chegar a um fim de sucesso.

Com base em tudo que foi mostrado aqui, você poderá (através de um sistema de gestão) criar pautas para reuniões, desenvolver a reunião e chegar ao resultado esperado. Tudo isso é simples, mas trará uma maximização de tempo e uma eficiência bem maior para as reuniões.

Agradecemos a sua leitura, gostaríamos de saber a sua opinião através dos comentários. Ficou com alguma dúvida
ou tem uma sugestão para próximos temas, não deixe de falar conosco.

Nos vemos em breve, em mais um artigo. Para mais informações relevantes e artigos agregadores, continue lendo os artigos do nosso blog.

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