Se voltarmos algumas décadas na história, veremos que a Gestão de Projetos é algo importante, necessário e que vem sendo utilizada há muitos e muitos anos.
Mais fundamental que nunca, ela vem provando que seguirá sendo futuro adentro, pela sua capacidade de adaptação e eficiência, seja no cotidiano de uma empresa ou na vida de uma única pessoa. Todos trabalham com projetos diariamente em suas vidas, mas poucos sabem realmente definir o que é um.
O mesmo acontece quando se fala sobre gestão de projetos: muitos precisam conhecer mais sobre ela, mas poucos realmente dão importância a isso.
Como o próprio termo diz, tudo se baseia neles. A gestão de projetos é intrinsecamente ligada aos projetos, logo, para entender sobre o primeiro é necessário entender sobre o segundo.
Diversas realizações em nossa rotina diária caracterizam-se como um projeto, mesmo que não percebamos. Do planejamento da reforma da casa à finalização de um relatório no trabalho, tudo que demanda tempo e precisa colocar ações em prática para gerar um resultado em um determinado período pode ser definido como um projeto.
Ou seja, é algo que todas as pessoas fazem cotidianamente, em casa ou no trabalho, e por isso o assunto faz-se imprescindível a todos e vem conquistando espaço cada vez mais.
Há muitos anos, antes mesmo do período bíblico, projetos vêm sendo executados. Registros históricos mostram que grandes obras mundiais, como a construção das pirâmides do Egito e da Muralha da China tiveram definições de gerentes e divisões de equipes responsáveis por áreas de atuação, o que mostra que a gestão de projetos é algo tão antigo quanto os próprios projetos.
A humanidade tem a necessidade de organizar e estruturar habilidades e conhecimentos há tempos, o que aumentou após as Revoluções Industriais nos séculos passados. Consequentemente, esse anseio por ordenação e sistematização também ocorreu com os projetos.
O desenvolvimento nos métodos de trabalho e o avanço da tecnologia ajudaram a fortalecer a importância da gestão de projetos no modo laboral atual, que, por sua vez, remonta o começo do século XX.
Avanços ainda maiores no assunto começaram a surgir. Figuras importantes foram Frederick Taylor (1856-1915), conhecido como “o pai do gerenciamento científico” por “aplicar o raciocínio científico para mostrar que o trabalho pode ser analisado e melhorado focando em suas partes elementares”¹ e Henry Grantt (1861-1919) que criou a técnica de traçar a sequência e a duração das tarefas em um diagrama que ilustra o avanço das diferentes etapas de um projeto e é utilizado até hoje como parte dos softwares para gerenciamento de projetos².
No início da década de 1960, o gerenciamento de projetos foi formalizando-se como ciência. Organizações de diferentes ramos começaram a enxergar o benefício do trabalho ordenado com os conhecimentos de projetos e a necessidade da interação de diferentes departamentos e profissões³.
Em 1969, na Pensilvânia (EUA) surge o mundialmente reconhecido PMI (Project Management Institute, ou ‘Instituto de Gerenciamento de Projetos’, em tradução livre), um grupo de especialistas que se reuniu para debater as práticas do gerenciamento de projetos.
O instituto também foi responsável, em 1996, pelo lançamento do PMBOK (Guide to the Project Management Body of Knowledge, ou, em tradução livre, ‘Guia para o Conjunto de Conhecimentos sobre Gestão de Projetos’), manual prestigiado mundialmente na área.
Atualmente em sua sexta edição, que foi lançada em 2017, o PMBOK reúne um abrangente domínio de conhecimentos para o gerenciamento de projetos, englobando e descrevendo técnicas e práticas eficientes, e sendo utilizado quase que como padrão para a base das metodologias existentes.
É nele que encontramos a oficial definição do que é gestão de projetos: “é o ato de gerenciar todos os aspectos, desde o time até as tarefas e ferramentas”.
Mesmo conhecida, um dos motivos da gestão de projetos não ter ganhado popularidade há mais tempo deu-se ao fato de ser vista desde seus primórdios como algo grande, complexo e que era voltado apenas para empresas de maior porte, que gerenciavam projetos aprofundados e que exigiam especialistas na área.
Sua aplicação não parecia caber no dia a dia de equipes menores, muito menos no das pessoas “comuns”.
O que tem acontecido ao longo dessa última década é uma enorme mudança nesse cenário. Segundo dados do PMI, atualmente, 20% do Produto Interno Bruto (PIB) do mundo é investido na execução dos mais distintos tipos de projetos. São trilhões de dólares da riqueza mundial executando algo direta ou indiretamente ligado a gestão de projetos.
Dados como esses mostram como é cada vez mais é notável a necessidade de dominar o assunto, independentemente da área de atuação do negócio ou profissional, já que essa distinção cabe bem em qualquer âmbito, incluindo a vida pessoal. É importante ressaltar que dominar não necessariamente diz respeito a “ser um especialista”.
Esses ainda são indispensáveis quando a questão é a gerência de equipes e projetos maiores e mais complexos, o que representa cerca de 1% do mercado.
Os outros 99% são compostos principalmente por negócios de pequeno e médio porte, que conseguem muito bem desenvolver-se e alcançar sucesso em seus projetos com um conjunto menor e específico de técnicas de gestão.
É por essa grande parcela do mercado ser formada por essas empresas menores, que não necessitam de especialistas em suas gestões, assim como pelo aumento do interesse delas no assunto, que hoje é possível encontrar formações focadas especificamente nos principais pontos de gestão de projetos e planejamento, que visam transmitir a ‘essência’, que, como já dito, é o suficiente para que a maioria das pessoas consigam alcançar o sucesso em seus projetos.
A gestão de projetos está gradativamente em posição de destaque pois está sendo cada vez mais nítida a percepção da existência e importância de práticas específicas para que um planejamento alcance o objetivo.
Práticas essas que, geralmente, são simples e não precisam de muito mais que dedicação e organização para serem implementadas e começarem a surtir efeito nos resultados, como por exemplo:
1 - Definir um objetivo ao iniciar um projeto é essencial e vai fazer você ter clareza aonde quer chegar ao final dele. É algo essencial e bastante óbvio, mas que a maioria das pessoas não faz. É importante estabelecer tanto um ‘Objetivo S.M.A.R.T.’ quanto um objetivo completo. Definir e compartilhar isso com toda a equipe envolvida é crucial. Isso gera engajamento, comprometimento e foco de todos em atingir o objetivo;
2 - Dividir o escopo do projeto em partes menores vai facilitar o todo o planejamento. Será mais prático planejar e organizar as tarefas e responsáveis de cada área e/ou equipe definida. Consequentemente, a análise de resultados, reavaliação de estratégias, entre outros fica mais descomplicada, afinal, fazer isso para uma segmentação é muito mais simples e rápido que fazer para o projeto inteiro.
3 - Conseguir cumprir prazos de acordo com o definido é imprescindível e isso fica mais tangível ao dividir-se o prazo total do projeto em várias entregas/metas intermediárias. Essa é uma técnica fundamental da gestão de projetos que contribui bastante para que os prazos mantenham-se em dia;
Além de conhecer técnicas, como essas acima, que mostram que a gestão de projeto é algo que muito mais simples do que parece, outro fator que tem ajudado a alavancá-la são as tecnologias.
Hoje, mesmo quem não entende nada sobre gestão, quem tem dificuldade em assimilá-la em seus projetos ou quem não pode custear um especialista conta com o auxílio de sistemas para mudar isso.
Um uso de um bom sistema de gestão faz com que a empresa mantenha-se atualizada e organizada, reduzindo o tempo de realização dos projetos e conseguindo aumentar sua demanda sem comprometer a qualidade do trabalho.
É possível encontrar diversas ferramentas no mercado que conseguem ser um verdadeiro gerente de projetos digital, como o Proj4me. A ferramenta engloba tudo que é fundamental no negócio, de maneira descomplicada e acessível a todos.
Por ela é possível reunir todos os projetos em um único lugar, centralizando as informações e a comunicação da equipe. Também é possível visualizar, por gráficos de fácil entendimento, o desempenho de cada área, equipe ou até mesmo de cada um dos colaboradores, a fim de analisar quais zonas precisam de melhorias e quais boas estratégias podem ser replicadas, tudo para que sua empresa consiga se desenvolver cada vez mais.
Utilizar a gestão de projetos é fundamental para o desempenho de uma empresa. Feita com eficiência, ela reduzirá os problemas e intensificará os resultados. Dentre benefícios notáveis estão:
Chega de projetos soltos, desorganizados e inclusive abandonados “pela metade”. Gerenciar os projetos ajuda a monitorar o andamento deles e também da equipe, facilitando reconhecer pontos que precisam de mais atenção e estratégias que podem ser replicadas para aumentar a performance e conseguir alcançar resultados;
O aumento do controle está totalmente ligado ao cumprimento dos prazos. A organização proporcionada por ele fará com que toda a equipe envolvida esteja a par dos prazos e trabalhando em conjunto para cumpri-los, identificando e resolvendo problemas com antecedência, por exemplo, a fim de evitar atrasos na entrega;
Com os projetos mais bem estruturados, é possível estar a par de todos os pontos dele, acompanhando a produtividade da equipe, evitando retrabalhos ou tempo gastos com atividades desnecessárias, além de controlar os recursos e investimentos;
O gerenciamento de projetos vai acabar com a falta de ordem que faz com que uma equipe trabalhe com mais dificuldade e leve mais tempo para finalizar um projeto. Além disso, os membros sentirão mais interesse no que estão fazendo, pois não trabalharão de forma “aleatória”;
Fica mais fácil, rápido e seguro tomar decisões, já que é possível acessar todas as informações relativas a um projeto quando elas estão ordenadas em um único lugar. A tomada de decisões será mais efetiva, o que diminui o risco de equívocos.
Da mesma forma que a tecnologia se reinventa diariamente para facilitar e melhorar a vida em todos os sentidos, indicando ser quem guiará cada vez mais nosso modo de viver e trabalhar, assim é a gestão de projetos - que também tem seu lugar de importância no futuro.
Cada vez mais simplificada para adaptar-se ao contexto de cada empresa e pessoa, a gestão de projetos difunde-se a passos largos e mostra o quão relevante é.
Ao se parar para pensar que ela diz respeito a realização de empreendimentos, independentemente do tamanho, e estes são feitos todos os dias, como organizar a casa, terminar a leitura de um livro ou realizar uma viagem com a família, ela entra como um importante apoio para uma vida eficiente, pessoal ou profissionalmente.
Grandes empresas, como Google, Facebook, Amazon e outras significativas ao redor do mundo fazem uso de gestão em seus negócios e seus exponentes crescimentos são prova de que a eficiência das técnicas de gestão tem um impacto bastante positivo.
É necessário levar em consideração, ainda, o fato de que o cotidiano após a pandemia causada pelo Coronavírus será outro. Pessoas e empresas de todo o mundo viram-se forçados a readaptar suas rotinas.
Com o isolamento social decretado como modo de contenção da COVID-19, o home office, que já é uma modalidade laboral difundida e praticada em empresas de várias áreas, passou a ser praticamente obrigatório a todos os negócios que puderam continuar seus serviços à distância.
Empreendimentos de todos os tamanhos e ramos viram-se desafiados a seguir com seus ofícios de maneira remota - e isso sem a ajuda da gestão de projetos fica mais complicado ainda.
Com os colaboradores separados, mas tendo que realizar o mesmo trabalho que faziam juntos presencialmente, com a exigência dos gestores em organizar e acompanhar o cumprimento dos prazos e metas dessa maneira, é fácil que as coisas desandem se não forem bem planejadas.
Muitos não somente viram-se obrigados a implementar a gestão de projetos em seus negócios o quanto antes como precisaram também do apoio de sistemas de gerenciamento de projetos e equipes para auxiliá-los.
A perspectiva de diversos estudiosos pelo mundo é que essa seguirá sendo a maneira de trabalhar no futuro pós-pandemia. A lição dada mostra como é fundamental estar apto a manter uma equipe preparada para trabalhar bem sob qualquer hipótese e de qualquer lugar, não somente por conta de uma situação como a que estamos passando atualmente, mas pela segurança em saber que sua empresa pode atravessar qualquer adversidade com menos dificuldades. Além de mostrar que, para muitos negócios, uma estrutura física, como colaboradores reunidos presencialmente é desnecessário quando o quesito é eficiência e resultado.
De toda forma, assim como o mundo está aprendendo novas maneiras de seguir em frente, a gestão de projetos também se adapta para manter-se atualizada, necessária e eficaz para quem precisar de sua força, hoje, amanhã e sempre.
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