Um passo a passo para aumentar a Produtividade da sua Empresa

Dicas Produtividade Proj4me
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Neste conteúdo, vamos falar sobre:

Elevar os lucros, reduzir prejuízos, otimizar o desempenho e melhorar o resultado são alguns dos objetivos de qualquer organização. E todos esses fatores envolvem o rendimento dos colaboradores e dos processos. Mas como fazer crescer a produtividade da empresa da melhor forma possível?

Usar o seu tempo de forma eficiente é mais fácil do que se pensa. Atualmente, existem muitos aplicativos, ferramentas, softwares gratuitos e estratégias para aumentar a produtividade no trabalho. Aqui, falaremos sobre alguns fatores e dicas que auxiliarão a aumentar a sua produtividade e de sua equipe, de maneira simples e eficiente.

Antes de tentar engajar o seu time a realizar mudanças, é importante que o gestor confirme se ele mesmo está fazendo o “trabalho de casa”. Para incentivar os colaboradores, o líder precisa estar por dentro de todos os passos da empresa e conhecer métodos para aprimorar e ampliar a produtividade.

Dicas para ser um profissional mais produtivo

Ser produtivo envolve muitos fatores que devem ser levados em consideração, tanto de maneira pessoa quanto ao ambiente de trabalho. Algumas dicas ajudam a avaliar o que precisa ser melhorado ou mudado para que, assim, a empresa comece a ver resultados com as técnicas aplicadas.

Organização é tudo

É importante manter a ordem em todas as coisas na empresa. A organização faz com que os projetos, tarefas e documentos sejam mais fáceis de ser reconhecidos e realizados.

Centralizar os dados ajuda para que todos os membros possam ter acesso às informações que precise de maneira mais rápida e prática, sem ter que atrapalhar os afazeres de ninguém para isso.

Um bom planejamento também é fundamental. Cada pessoa da equipe precisa estar por dentro de suas responsabilidades e metas para que o trabalho de todos siga o fluxo correto rumo ao objetivo a ser alcançado.

Pense no que você precisa fazer e programe-se 

Como dito acima, um bom planejamento é fundamental. Um dica eficiente é separar um tempinho no último dia de cada semana para deixar a programação da semana seguinte ao menos iniciada com as informações mais importantes.

Assim, você começa a próxima mais focado e com a rotina mais organizada, além de evitar riscos de esquecer realizar compromissos e atividades que estavam vivas na memória antes do final de semana.

Estimar quanto tempo cada tarefa deve levar e reservar tempo no seu calendário para executá-la é outra estratégia eficaz, pois você sabe em qual tarefa deve se concentrar de período x a período y, e consegue visualizar melhor como e quando resolver qualquer imprevisto que apareça.

Ter foco é essencial

Não é segredo para ninguém que a produtividade está inteiramente ligada ao foco. É importante que sua equipe consiga manter-se concentrada para que possa realizar as tarefas com eficiência.

O primeiro passo para isso é evitando distrações. Quando falamos nisso, a primeira coisa que vem em mente é o celular, o maior inimigo da concentração atualmente. É necessário evitar seu uso, principalmente por conta das redes sociais, que conseguem interromper e distrair qualquer um facilmente por horas, além de ser antiético estar desatento das atividades laborais por coisas “desnecessárias”.

Uma boa dica é colocar o celular no silencioso ou desativar as notificações das redes sociais durante o período que você está no trabalho. Alguns aparelhos contam atualmente com uma ferramenta de “controle de foco”, aonde é possível programar o celular para que seja possível realizar atividades sem sem atrapalhado por notificações de pouca importância, apenas pelo extremamente necessário.

Faça uma coisa de cada vez

É muito comum achar que conseguir fazer várias coisas ao mesmo tempo é bom, mas, na verdade, realizar várias atividades simultaneamente pode limar sua produtividade em até 30%.

É aquela coisa, você conseguirá fazer, mas não tão bem como se estivesse dedicado a uma única atividade por vez. Isso porque sua eficácia vai diminuir, você se sentirá mais cansado e sobrecarregado e, consequentemente, produzirá menos.

Então procure o máximo possível dedicar-se a uma tarefa por vez. Assim, você mantém-se focado e produtivo em uma única coisa antes de partir para outra.

Encontre o seu relógio interno e seus períodos de produtividade

Todos nós temos uma hora do dia em que normalmente estamos mais inspirados e motivados. É importante descobrir quando você trabalha melhor e quando está mais produtivo, e organizar o seu dia com base nesses horários.

Durante esses períodos, você realiza as tarefas mais importantes e/ou complicadas, e no restante do dia executa tarefas mais simples.

Comemore suas conquistas

Comemorar suas metas alcançadas também é algo que influencia muito sua produtividade, acredite.

É significativo perceber suas realizações, e não há nada de errado em comemorá-las, pelo contrário. A sensação de dever cumprido é motivadora e deve, sim, ser sentida. Você trabalhou para esse resultado e merece sentir-se feliz pela vitória.

Uma meta alcançada é combustível para as próximas, assim como seu ânimo por isso.

Bem-estar em alta

A produtividade é diretamente ligada a sensação de bem-estar. Um exemplo são os dias em que não nos sentimos bem, ou que estamos com algum problema – a primeira coisa a refletir isso é o nosso rendimento, que cai porque mal conseguimos nos concentrar e realizar algo com eficiência total.

Fazer atividades que dão prazer ajudam a driblar a falta de motivação, então é muito importante ter momentos de relaxamento e ânimo. Aos poucos, você irá levar essas sensações de entusiasmo para tudo que for realizar.

Use ferramentas para ajudar no planejamento

Hoje, muitos empreendedores utilizam ferramentas de gestão de projetos como uma força a mais na equipe, pois com elas é possível organizar todo o planejamento do negócio, criando projetos, alinhando tarefas e seus responsáveis, centralizando informações e conectando toda a equipe com uma comunicação interna na própria ferramenta (dependendo de quais recursos a ferramenta escolhida ofereça).

Ter um sistema assim elimina muitos gargalos da rotina, acelerando a realização dos projetos e evitando desperdício de tempo, além de dar ao gestor uma visão ampla e completa de todas as áreas e processos da empresa.

Aplicando a produtividade em grupo

Agora é hora de aplicar os conceitos vistos aos grupos de profissionais que trabalham no negócio. Em virtude da diversidade de pensamentos e interesses, estimular um grupo pode ser desafiador, mas usando as estratégias certas e agindo com a competência de um bom gestor, tudo se torna mais descomplicado.

Planeje todas as ações

Quando fala-se em planejar, logo pensamos no planejamento estratégico que envolve toda a empresa. No entanto, para aumentar a produtividade, é importante planejar cada ação e processo individualmente, pois mesmo as atividades mais simples e que envolvem menos riscos precisam ser pensadas cuidadosamente.

Isso porque o planejamento ajuda a evitar erros e atrasos que podem comprometer todo o trabalho, sobretudo quando cada etapa é realizada por colaboradores diferentes. Dá para criar, por exemplo, um painel Kanban em que o processo da sua empresa possa ser acompanhado em tempo real.

Nessa hora, é importante que todos estejam cientes do plano e contribuam para que ele ocorra da melhor forma.

Adote metas realistas

Não adianta cobrar uma maior produtividade sem ter um objetivo bem definido. Desta forma, é fundamental estabelecer metas que ajudem a nortear o trabalho da equipe. Mas elas precisam ser realistas e baseadas em informações confiáveis.

É o caso de metas de vendas e de número de atendimentos de chamados de TI, por exemplo.

Para isso, algumas ferramentas, como um software de gestão, podem contribuir para a aferição de indicadores mais precisos, que proporcionem uma visão clara e estratégica sobre os resultados obtidos nos projetos até então.

Capacite sua equipe

Não dá para pensar em como aumentar a produtividade sem capacitar toda a equipe. Cada um dos colaboradores precisa entender muito bem não só sobre suas tarefas, mas também sobre a relevância delas em todo o processo.

Desta forma, invista em cursos de formação e todos os treinamentos necessários, inclusive vídeos tutoriais e manuais. Além disso, sempre que adquirir uma nova ferramenta ou tecnologia, certifique-se de preparar os colaboradores para usá-las corretamente.

Invista em tecnologia

Existem no mercado diferentes ferramentas tecnológicas que ajudam na realização e no acompanhamento de tarefas, reduzindo o tempo de execução e facilitando a interação entre os colaboradores. Um software de gestão de projetos pode otimizar o trabalho e facilitar a visualização dos processos, o que torna a equipe mais produtiva, de forma simples e ágil.

Melhore a comunicação

O aumento de produtividade não pode ser um objetivo apenas na alta gestão, mas, sim, um compromisso de todos. Por isso, invista em campanhas de comunicação interna, como jornal ou newsletter, que engaje os colaboradores e envolva-os no mesmo ideal.

Ofereça também meios para que eles possam se comunicar melhor entre si, trocar informações e facilitar a colaboração entre eles. Uma plataforma que agregue atividades de profissionais diferentes pode contribuir bastante, pois pode-se acompanhar o andamento dos trabalhos de modo geral.

Proporcione um ambiente de trabalho agradável

Um ponto importante e que, sim, também faz diferença na produtividade da equipe é o bem estar do ambiente de trabalho.

Um espaço agradável, que tenha pontos de luz natural, plantas e lâmpadas de iluminação suave ajudam muito a aumentar a sensação de conforto e tranquilidade dos membros.

Além do mais, é comprovado que a luz do sol afeta a produção de vitamina D e o ritmo cardíaco, que são diretamente relacionados a atenção e a motivação. Então, se possível, é indicado também que a equipe possa ter contato com o ar livre durante as pausas ao longo do dia.

Seja líder, não chefe

É difícil manter uma equipe produtiva quando quem gerencia o time é um “chefe”, não um “líder”. Os dois referem-se a posição de comando, mas, como bem já se sabe, há muitas diferenças entre eles.

Um chefe geralmente tende a ser autoritário, leva a hierarquia mais a sério, não é um incentivador, considera suas maneiras de agir sem importar-se com a opinião e conhecimento de seus colaboradores Além do famoso “é temido, não respeitado”

Já um líder conduz pessoas, ele mostra a direção e vai junto pelo caminho, guiando e motivando a todos. Não busca apenas resultados, mas a melhor maneira de obtê-lo com todos estando bem em realizar suas atividades. Ele se responsabiliza junto à equipe pelos erros, e divide o louvor das vitórias. Essa diferença pode ser significativa para uma empresa e a transformação na produtividade do time vai ser notável.

Valorize sua equipe

Não precisa ser em forma de bonificação salarial apenas. Na grande maioria das vezes, um aperto de mão, um tapinha nas costas ou um elogio diante de toda a equipe vale e motiva até mais que dinheiro. O que é melhor é que o reconhecimento feito a um serve de incentivo para todos.

Bônus: Motivação intrínseca

Nossa motivação depende muito do prazer que sentimos na realização das atividades.

A chamada ‘Motivação Intrínseca’ é aquela que parte do nosso ânimo interno e nos move a fazer algo porque achamos agradável e interessante. Assistir a um filme soa mais legal que fazer aquele relatório do trabalho, não é mesmo? Pois é.

A melhor parte é que temos como praticar esse tipo de motivação e nos ajudarmos a sentir entusiasmo em atividades que não sentimos instigação em realizar. Algumas delas são:

  • Procure maneiras de tornar as tarefas mais interessantes para você, como comprar materiais que ajudarão a facilitar seu trabalho;
  •  Lembre de sensações boas ao conseguir finalizar uma atividade, como a de orgulho por ter feito um bom trabalho, ou a de dever cumprido;
  • Pratique o bem a todos, isso se tornará um excelente hábito que influenciará em toda sua vida.

A produtividade de seus colaboradores e consequentemente o aumento de rendimento da sua empresa vai ser notável colocando essas dicas de produtividade em prática.

Entretanto, é preciso ressaltar que, ainda assim, o envolvimento da equipe é fundamental para um real crescimento. Converse com seus colaboradores e os conscientize sobre o quanto todos se beneficiam de uma empresa mais produtiva. Esteja sempre pedindo opiniões, feedbacks e engajando a participação deles nas práticas de mudança que a empresa pretenda realizar.

Lembre-se sempre que uma empresa é formada pela união e força de todos os funcionários. Por isso é tão importante para a produtividade geral que todos da equipe sintam-se bem realizando seu trabalho. Essa é a maior dica de produtividade a se colocar em prática.

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