Se você chegou até este artigo, então você já está considerando assinar um software de gerenciamento de projetos, não é? Pois bem, você veio ao lugar certo!
Gerenciar projetos envolve muito trabalho e atenção, desde administrar a própria equipe até manter as entregas em dia. Por isso, gerenciar tudo através de anotações em papel ou em softwares como o Excel é muito difícil e pode gerar equívocos e prejuízos.
Neste cenário, o melhor caminho a seguir é assinar um bom software de gerenciamento de projetos. Entretanto, o sistema deve atender as necessidades do seu negócio através de funcionalidades importantes. E é sobre esses recursos que iremos falar aqui.
Conheça as principais funcionalidades que o seu software de gestão de projetos deve ter e escolha sem medo de errar. Vamos lá!
Antes de digitar no Google “software de gestão de projetos” e contratar a primeira empresa que aparece nos resultados da busca, você precisa identificar os seus objetivos e necessidades. Para isso, as seguintes perguntas devem ser respondidas:
Depois dessa etapa, é hora de buscar um software que ofereça tudo o que você precisa. Existem sistemas mais complexos (que podem ter recursos desnecessários para você no momento) e outros mais simples e objetivos, focados na pequena empresa, como o Proj4me.
Então, é importante pesquisar bastante. Aqui está mais basicamente o que você precisa procurar:
Não importa o setor do seu negócio ou qual metodologia você adotou, você vai precisar fazer a gestão de tarefas, acompanhando quem está fazendo o quê e garantindo que tudo seja realizado dentro do prazo definido. Por isso, a função de gestão de tarefas é a principal a se buscar em um software de gerenciamento de projetos.
Mas não se engane, não estamos falando apenas de uma interface de layout bonito para organizar as atividades, como alguns sistemas oferecem, mas, sim, de um que ofereça a possibilidade de acompanhar o andamento em tempo real das atividades.
Organizar informações, compartilhar documentos dentro do próprio sistema e ter o recurso de comunicação através de chat na ferramenta é essencial para quem buscar centralizar as informações em um único lugar. Há alguns sistemas que oferecem recursos de comunicação avançados, enquanto outros trazem o recurso apenas como um bônus. Portanto, antes de escolher, identifique o que você realmente precisa.
Os status report, ou relatórios sobre o andamento do projeto, como são mais conhecidos, são necessários e muito importantes, tanto para você quanto para o seu cliente. Agora, imagine ter que escrever dados e informações manualmente para todos os seus clientes — um trabalho e tanto, não é?
Com um bom software de gerenciamento de projetos, você pode emitir relatórios com um clique ou até mesmo compartilhar o progresso de um projeto em tempo real com o seu cliente, parceiros ou outros interessados, tornando essa etapa mais prática e automatizada.
Como o fluxo de trabalho se relaciona com a gestão de projetos? Como uma ferramenta de gerenciamento de projetos pode ajudar a otimizar todo o processo?
Em primeiro lugar, vamos esclarecer essa questão: qual a diferença entre fluxo de trabalho e gestão de projetos?
O Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI) define um projeto como “um esforço temporário realizado para criar um produto, serviço ou resultado único”. O fluxo de trabalho, por outro lado, são todas as etapas que precisam ser seguidas para finalizar uma tarefa de forma bem-sucedida.
O que um projeto e um fluxo de trabalho têm em comum é que ambos estão focados em trazer resultados específicos. Todo projeto depende de um bom fluxo de trabalho. Os projetos são distintos, mas os fluxos de trabalho, por outro lado, podem ser bastante repetitivos. Do início de um projeto até a aprovação final do cliente, muitos procedimentos serão padrões na empresa. No entanto, vale lembrar também que o fluxo de trabalho é tratado de forma diferente de empresa para empresa.
Como Gerente de Projetos, você estará lidando, principalmente, com projetos e fluxos de trabalho. Às vezes, pode ser difícil diferenciar um do outro, mas ao fazer uma análise a partir de um software de gestão de projetos e seus recursos disponíveis, fica mais fácil entender as diferenças.
A verdadeira questão é: como os softwares de gerenciamento de projetos ajudam na rotina de um gerente?
Boas ferramentas não só automatizam a movimentação do trabalho como também melhoram a produtividade, reduzem erros e estresses, e garantem consistência.
Você se lembra de todas as vezes que salientamos que empresas geralmente têm procedimentos únicos e específicos para lidar com o fluxo de trabalho?
Sabendo disso, o indicado é que seu software de gestão seja adaptável para atender essa singularidade. Uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos oferece configurações flexíveis de acordo com suas demandas. Se a ferramenta não se alinha aos estágios reais do seu negócio, isso pode causar muita confusão e gerar erros. Em outras palavras, é importante que o sistema consiga atender às principais necessidades da empresa, pois seus procedimentos e seus passos precisam estar nele.
Muitas empresas deixam de investir em sistemas modernos por não entenderem com clareza quais são as vantagens e o retorno desse tipo de investimento. Seja por sentirem a (falsa) sensação de que não precisam utilizar nenhum sistema, ou por fazer uso de ferramentas que não são exclusivamente focadas na gestão de projetos. A falta de um bom software pode trazer problemas ao seu negócio, desde pequenos impactos, como perca de informações por falta de organização e centralização nas informações, até impactos maiores, como atrasos nas entregas, retrabalhos constantes ou aumento dos custos de um projeto.
Quantas reclamações você já recebeu de seus clientes por não entregar o produto ou serviço no prazo? Cumprir prazos é o que traz a satisfação dos seus clientes.
De acordo com o estudo realizado pelo Philip Kotler, 95% dos clientes muito insatisfeitos não registram nenhuma reclamação publicamente, apenas trocam de fornecedores. Ou seja, insatisfação pode causar um impacto maior do que o estimado. Portanto, um bom software de gestão de projetos, que gere automaticamente tarefas programadas e alerte através de notificações quando um prazo está prestes a expirar, é a melhor maneira de contornar esse problema.
Você ainda pergunta para a sua equipe o que eles estão fazendo? Se sua resposta é sim, você tem noção de quanto tempo você gasta diariamente fazendo isso? Aposto que o valor da sua hora de trabalho é bem alto.
Um bom sistema de gerenciamento também permite que você acompanhe o fluxo de trabalho da sua equipe. Você poderá saber, em tempo real, quem está fazendo o quê, como está o andamento da tarefa e quando ficará pronta.
Você passa horas preparando relatórios no Excel e PowerPoint para enviar aos clientes ou diretoria? Se a sua resposta é sim, então, novamente, a falta de tecnologia para gestão está te custando caro.
Com um sistema de gestão, você tem todas as informações que precisa em um só lugar, o que facilita a elaboração de relatórios e análise de métricas para cada projeto. Essa facilidade ajuda a evitar erros, entender o que está dando certo e o que deve ser reformulado. Em caso de problemas, o sistema ajuda na solução, já que as informações estão todas à mão, literalmente, pois você pode acessar todo o sistema por dispositivos móveis.
Em um sistema mais moderno, você pode até mesmo compartilhar o andamento do projeto com o cliente em tempo real, ou seja, realmente o seu tempo gasto elaborando relatórios de progresso será quase que zero.
Em qualquer empresa, seja ela de grande, médio ou pequeno porte, e independentemente do seu negócio e setor, existem diversas atividades, processos e projetos acontecendo diariamente. Imagine ter que controlar mil atividades diferentes em uma planilha no Excel. Você consegue, mas torna-se um processo muito mais trabalhoso, cansativo e demorado.
É por isso que os softwares de gerenciamento de projetos estão se popularizando. Cada vez mais os empreendedores buscam soluções para facilitar o dia a dia, reduzir custos e economizar tempo.
Às vezes, pode ser difícil para cada membro da equipe estar ciente do que o outro está fazendo, especialmente quando há muitas tarefas em andamento. Felizmente, uma ferramenta de gerenciamento resolve essa questão facilmente.
A interação oferecida por um sistema de gerenciamento permite que o colaborador visualize todas as atividades, suas ou dos colegas que estão no mesmo projeto, possibilitando aos membros colaborem entre si nas tarefas associadas.
Manter o controle dos prazos de um projeto pode ser complicado, principalmente porque cada membro do time precisa saber o quê e quando deve ser feito. Para combater isso e reduzir os atrasos, um software de gestão de projetos também é a solução ideal.
Ele permite que você controle o cronograma do projeto, que também pode ser atualizado em caso de mudanças. Da mesma forma, você também pode especificar instruções detalhadas em cada tarefa e informar aos membros da sua equipe, com um clique, as tarefas que são críticas, dando-lhes níveis de prioridade.
Para os gerentes, pode ser demorado distribuir tarefas para a equipe, especialmente em projetos maiores que envolvem mais departamentos. Em vez de informar individualmente, com um software de gestão de projetos você consegue criar o projeto e colocar cada membro em suas respectivas tarefas, juntamente com o briefing.
Isso vai facilitar a vida de toda sua equipe – um simples recurso que nos faz economizar muito tempo.
Comunicar-se com membros da equipe é fundamental para qualquer projeto. Tal comunicação acontece no local de trabalho (escritório), por email ou até mesmo via Slack ou WhatsApp com pessoas espalhadas pelo mundo.
Um software de gerenciamento de projetos centraliza e facilita todas essas comunicações. Nele, você consegue armazenar documentos, enviar mensagens instantâneas, comentários e até mesmo gerar relatórios. É o seu centro de comando para verificar se tudo está alinhado como deveria.
Hoje em dia, muitas empresas oferecem a oportunidade de trabalho remoto. É o seu caso?
Um software de gestão de projetos permite que você faça isso da melhor forma possível, sem afastar-se da sua equipe. Com ele você pode ter certeza de que as tarefas estão sendo executadas corretamente sem a necessidade de verificação física, enquanto os membros da sua equipe que trabalham remotamente têm todos os recursos que precisam dentro do sistema (só precisam ter conexão com a internet).
Com o ambiente de trabalho evoluindo cada vez mais, logo veremos mais pessoas trabalhando assim. E se você já trabalha com uma equipe remota, leia o nosso post sobre como gerenciar uma equipe remota com eficiência.
Agora que você já sabe o que o seu sistema de gestão de projetos deve ter, apresentamos-lhe o Proj4me, um sistema que se encaixa perfeitamente no perfil a sua empresa, oferecendo os recursos de gestão de tarefas, comunicação, emissão de relatórios e muitos outros que tornarão a rotina da sua equipe muito mais prática.
Um dos motivos pelos quais nossos clientes realmente apreciam o Proj4me é porque o software permite o nível de personalização que sua empresa precisa. Você projeta os diferentes estágios de um projeto em um modelo (você pode criar quantos quiser) e, como um quebra-cabeça, monta seu projeto com os modelos necessários. Tudo alinhado com o fluxo de trabalho do seu negócio.
Delegue tarefas para quantos usuários você quiser. Adicione-os ou remova-os conforme o projeto passa pelo fluxo de trabalho. Desta forma, assim que um dos membros da equipe terminar a sua parte na tarefa, você marca a próxima pessoa que precisa trabalhar nela.
Em suma, com o Proj4me, o projeto tem ótimo desempenho e seus clientes ficam satisfeitos!
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