Você já ouviu falar na Matriz GUT? À medida em que os empresários(as) e gestores buscam pela inovação e otimização de suas empresas, a adoção de técnicas de gerenciamento de projetos eficazes se torna uma prioridade.
Muitas vezes, os empresários(as) têm dificuldade em concluir um projeto de forma eficiente e sem entraves, ou mesmo para resolver as questões mais importantes de forma ordenada e lógica para controlar o progresso de seus projetos, assim como para conter os possíveis danos de um gerenciamento pouco otimizado.
O gerenciamento de projetos passa por diversas etapas e pessoas até a sua conclusão, e é importante que a gestão de tarefas seja bem projetada para otimizar o seu processo produtivo.
Muitas vezes, os projetos podem ser prejudicados pelo mal gerenciamento de suas etapas, por isso entender como priorizar e ordenar o que precisa ser feito é essencial para o bom andamento e é disso que se trata a Matriz GUT, um método simples de organizar e ter mais produtividade.
Priorizar tarefas, ordenar as etapas do projeto, ter uma liderança e um objetivo claros são questões que devem ser levadas em conta em todos os seus projetos, e a Matriz GUT pode te ajudar nesses quesitos.
Vamos entender o que é o método da Matriz GUT, como ele funciona e como você pode aplicá-lo no gerenciamento dos seus projetos e otimizar a sua produtividade.
Em poucas palavras, a Matriz GUT é uma ferramenta de gestão que pode ser aplicada em qualquer projeto ou iniciativa que você ou sua empresa pretendam desenvolver. O seu foco está no planejamento estratégico das etapas de um projeto e na solução de questões a partir da sua prioridade e utilidade.
A ideia aqui é otimizar o seu processo produtivo e fazer com que as questões em torno do seu projeto sejam resolvidas e suas etapas sejam concluídas, alcançando seu objetivo final.
Um dos maiores problemas no gerenciamento de projetos é ordenar as suas etapas de forma objetiva e lógica, de forma a realmente tirar o seu projeto do papel.
Muitas vezes, os projetos não alcançam seu total potencial porque o seu gerenciamento não foi otimizado o suficiente, pois não houve uma atenção para aquilo que precisa ser priorizado, gerando entraves, atrasos, insuficiências… enfim, o projeto está prejudicado.
Neste sentido, a matriz GUT se baseia em três critérios: Gravidade, Urgência e Tendência. Estes critérios se baseiam na priorização das resoluções de problemas, servindo para classificar cada etapa ou cada problema do seu projeto.
Ou seja, é um método para otimizar a resolução de tarefas baseadas nos seus efeitos de curto, médio e longo prazo.
A ideia aqui é identificar, dentre as tarefas a serem cumpridas para concluir um projeto, aquelas que devem ser priorizadas, considerando a probabilidade delas se tornarem entraves ou piorarem no curso do seu gerenciamento.
Veja bem, a Matriz GUT surge como um método para resolver problemas gerenciais, organizar as tarefas para que uma não esteja no caminho da outra e que elas possam ser endereçadas da melhor forma e no seu devido momento.
Para entender como a Matriz GUT funciona, é preciso entender como os seus critérios – Gravidade, Urgência e Tendência – operam dentro de um projeto e como elas são utilizadas para se tomar decisões estratégicas no gerenciamento do seu projeto.
Existe um método para se trabalhar com os critérios da Matriz GUT, que é através da distribuição de uma pontuação entre 1 a 5 a cada questão a ser resolvida, a partir de cada critério. Explicaremos como isso funciona em cada um dos critérios da Matriz GUT.
O critério da Gravidade busca avaliar o impacto ou a intensidade que um problema ou questão pode gerar caso não seja solucionado em tempo hábil. Essa avaliação é feita a partir de uma avaliação quantitativa e qualitativa dos prejuízos que determinado problema pode gerar para seu projeto e para a sua empresa.
Quando falamos em avaliar o impacto ou a intensidade de uma questão, estamos falando no real resultado que determinada ação – ou falta dela – pode gerar.
Por exemplo, o entrave de determinada etapa no seu projeto pode frustrar o projeto inteiro (como o descumprimento de um prazo), ou criar uma resistência junto aos seus colaboradores, gerar prejuízos financeiros, danos de imagem etc.
Então, como avaliar a questão da Gravidade nas etapas do seus projetos? Você deve atribuir uma pontuação à cada tarefa ou problema a ser cumprido ou resolvido, a partir destes cinco níveis de gravidade:
Desta forma, você está medindo a Gravidade de cada questão, ou seja, o “perigo” que ela apresenta caso não seja cumprida, medindo o potencial dano da sua inconclusão.
Já no critério da Urgência, considera-se o tempo disponível para concluir determinada etapa ou projeto. Ou seja, é preciso avaliar quanto tempo você tem para cumprir uma tarefa antes que ela cause prejuízo ou que cause o menor prejuízo o possível.
Lembre-se, a Matriz GUT nasceu primariamente para solucionar problemas, então é um método perfeito para se adotar exatamente quando as coisas estão apertadas e precisam ser solucionadas.
Aqui você avalia o que tem que ser feito primeiro, considerando todas as etapas do projeto e os potenciais danos. Num exemplo simples, resolver uma questão da pré-produção do seu produto é mais importante do que resolver uma questão do lançamento deste produto.
Os níveis de urgência a ser considerados são:
Lembre-se que os três critérios trabalham em conjunto, então agora você já tem as suas tarefas organizadas em dois níveis de hierarquia prioritária: Gravidade e Urgência. Agora, vamos ver como trabalhar com o critério da Tendência:
O critério da Tendência se refere à probabilidade dos danos se tornarem maiores no decorrer do tempo.
Ou seja, este critério avalia a tendência de uma situação não resolvida piorar com o tempo, visando evitar que questões simples que não causariam problemas se cumpridas no devido prazo se tornem grandes problemas porque não foram bem gerenciadas.
Neste sentido, os níveis de tendência devem ser medidos a partir da intensidade dos danos que um problema pode causar caso ele não seja resolvido o mais rápido o possível, na seguinte escala:
Como podemos perceber, os três critérios são extremamente relevantes para se criar uma lista de prioridades a partir de medidas lógicas que visam não só mitigar os danos de um gerenciamento mal elaborado, mas de realmente otimizar cada etapa do seu projeto, elevar a sua produtividade e atribuir mais valor real ao projeto, uma vez que a Matriz GUT mitiga os prejuízos e promove resoluções.
Agora que você entendeu os três critérios da Matriz GUT e em quais níveis ou escalas eles devem ser considerados, vamos entender como utilizar o método na prática, pois há um método para aplicar estes critérios, e é sobre isso que vamos falar agora.
Inicialmente, temos que ter em mente que o método GUT foi criado com o objetivo de priorizar a resolução de problemas complexos dentro de empresas e no gerenciamento de projetos, considerando a existência de uma limitação nos recursos organizacionais das empresas e a necessidade de gerenciar a aplicação de seus recursos com rigor, para que sejam alcançados os seus objetivos.
Com as ideias de otimização, priorização e resolução em mente, vamos à um passo a passo do método GUT para ser aplicado no seu gerenciamento de projetos:
A primeira coisa a fazer é se organizar e ordenar as suas tarefas, listando todas as questões que precisam ser resolvidas ou entregues. Tenha certeza de incluir todas as etapas, considerando sub-projetos, colaboradores, diferentes setores e mesmo etapas que já estão em andamento.
A ideia aqui é “botar tudo no papel” e ter uma visão ampla de tudo que é preciso ser feito e criar um ponto de referência para o seu projeto. Este é o literal momento da gestão de tarefas e tirar um momento para analisar os seus métodos de gerenciamento de projetos.
Como dissemos, há um método para se aplicar os três critérios GUT às suas resoluções. Após mapear o seu projeto e definir todas as etapas a serem cumpridas, chegou a hora de aplicar uma nota à cada tarefa de acordo com cada critério, se baseando naqueles 5 níveis de cada critério sobre os quais falamos acima.
Com o mapeamento já feito, também é um bom momento para avaliar alguns critérios na gestão de desempenho do seu projeto.
Este é um momento crucial para otimizar ao máximo o uso do método GUT e o seu conhecimento sobre cada etapa ou problema é essencial para definir as notas de cada critério, por isso a melhor forma de fazer isso é discutir o assunto com todas as pessoas envolvidas em cada etapa ou que possuam conhecimento sobre o assunto para te ajudar a chegar à um ponto de máxima otimização e produtividade.
O trabalho em equipe é essencial para todo projeto que se propõe a ser dinâmico e inovador, portanto considere mobilizar a sua equipe.
A matriz GUT é calculada pela multiplicação das notas atribuídas para cada um dos critérios às suas tarefas ou problemas a serem resolvidos.
É bem simples: para cada etapa, problema ou tarefa que você mapeou e atribuiu uma nota de acordo com os critérios, multiplique as 3 notas para obter um score que indica o seu “nível” GUT. O menor score a ser atribuído é 1, enquanto o score mais alto é de 125, que indica a maior Gravidade, Urgência e Tendência de cada etapa.
Por exemplo, se você atribuiu as notas 3, 2 e 5 (GUT) à uma tarefa, você deve multiplicá-las para chegar ao score daquela tarefa em particular (3 x 2 x 5 = 30), podendo então a posicionar num ranking que elenca as etapas do seu projeto e suas tarefas de acordo com o score do método GUT.
Após fazer os seus cálculos e elencar as tarefas de acordo com os seus scores finais, você terá um mapeamento lógico e organizado daquilo que precisa ser cumprido com mais urgência e da forma que gere os menores danos ou prejuízos possíveis.
É claro que pode acontecer de etapas ou tarefas terem o mesmo score, e isso é uma representação das reais necessidades para o andamento do seu projeto pois, por óbvio, haverá etapas e tarefas que precisarão andar em conjunto ou serem executadas em proximidade ou sob dependência uma da outra.
Esperamos que este artigo tenha te ajudado a entender como funciona a Matriz GUT e como você pode aplicá-la de forma prática no gerenciamento de projetos. Aproveite que está conosco e conheça o nosso blog para ter acesso à excelentes conteúdos de gestão empresarial.
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