Gestão do Tempo: 5 Impactos Positivos Para Sua Empresa

Sem um planejamento, qualquer projeto ou estratégia corre sérios riscos de extrapolar seu deadline e despender mais investimentos do que havia sido programado.

A gestão do tempo permite que esse planejamento seja mais eficaz: com uma agenda mais organizada, tarefas podem ser realizadas com fluidez e considerando suas prioridades.

Neste post, vamos mostrar os impactos positivos da gestão do tempo na sua empresa, bem como esses efeitos podem alterar positivamente os resultados de um projeto ou o desempenho organizacional. Confira!

A importância de realizar uma boa gestão do tempo

Uma equipe produtiva é aquela que aproveita os recursos disponíveis (ferramentas de trabalho, capacidade de concentração, comunicação facilitada, Internet, agilidade na tomada de decisão, pensamento evolutivo, entre outros), vislumbra um objetivo e trabalha em unidade para alcançá-lo.

Esse processo não está relacionado com a total ocupação do tempo das pessoas: com um planejamento inteligente do ciclo de trabalho, é possível pode ser produtivo sem ficar sobrecarregado. Dessa forma, o tempo é desmistificado, sendo não apenas um espaço de marcação do relógio, mas o modo como esse período é utilizado.

Por isso, é preciso compreender e planejar bem as rotinas de trabalho suas e da sua equipe, para gerenciar o tempo conforme as necessidades e conseguir aliar produtividade com momentos de descanso e descontração, num processo de melhoria contínua.

5 razões para realizar a gestão do tempo

1. Cumprimento dos prazos

Com uma boa gestão do tempo, os prazos serão atendidos com segurança, o que significa evitar estresse e não ficar sobrecarregado.

Cumprir com os prazos normalmente nos leva a ter tranquilidade, segurança e, ainda bem, algum tempo sobrando. Esse período estendido pode se reverter em novos projetos, descanso laboral, processos de comunicação para insights, oportunidade de treinamento e aperfeiçoamento do desempenho, entre outros.

Lembre-se: cumprir com os prazos em seus projetos não deve ser algo raro, mas sim algo comum. Se você e sua equipe não têm conseguido isto, reveja seus processos e busque aplicar ao menos algumas técnicas mais essenciais de planejamento.

2. Equipe mais engajada e motivada nas tarefas diárias

Sem a sensação de estar afogado em trabalho, poderão ser aplicadas estratégias para aumentar o desempenho do grupo com ferramentas motivacionais como:

  • dinâmicas que incentivam a criatividade;
  • treinamentos;
  • política flexível de horários;
  • rotação de trabalho em campo, home office e na empresa;
  • job rotations;
  • metodologia japonesa do 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke), que consiste em despertar o senso de utilização, organização, limpeza, padronização e disciplina nos colaboradores;
  • método Kaizen de melhoria contínua.

Existem muitas formas de motivar mais a equipe, mas o principal fator exigido entre todas essas metodologias é disponibilidade, ou seja, tempo mínimo necessário para planejar e executar um ou mais desses métodos.

3. Maior foco e produtividade

Além disso, com um dia mais organizado, é possível avaliar melhor o desempenho não só dos colaboradores, mas também das máquinas e equipamentos utilizados no trabalho.

O foco no processo produtivo ajuda a reconhecer com mais facilidade gargalos operacionais, entender as dificuldades inerentes aos processos e, assim, poder tomar decisões que ajudem a sanar os problemas e aumentar a eficiência de todos os envolvidos.

Mais tempo também significa uma janela para pesquisar e desenvolver novos produtos e processos, pensar em novas soluções, ser criativo, antecipar necessidades e focar melhor no core business da empresa.

Dessa forma, rotinas burocráticas e massivas dão lugar ao trabalho fluido, com prazos organizados por prioridades, menor pressão e metas mais facilmente atingidas, o que melhora o resultado global da equipe.

4. Haverá reflexo na sua equipe

O líder de uma organização de menor porte será fortemente espelhado pelos seus colaboradores. Assim, se você passa a ser alguém organizado, que define e exige prioridades, que planeja as mudanças e preza pela organização, sua equipe refletirá isto também.

Aos poucos, cada membro do seu time irá aprendendo com suas atitudes e também com os ensinamentos passados por você e propagados pelos demais líderes da sua empresa.

Um treinamento sobre Gestão do Tempo pode ser dado à sua equipe. É uma excelente ideia, de baixo custo e que gera grandes resultados.

5. Cumprimento de metas

A gestão do tempo auxilia no cumprimento das metas estabelecidas, sendo um fator chave para a principal ferramenta de planejamento de metas: o método SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant e Time Bound), que consiste em definir metas mensuráveis, atingíveis, relevantes para o negócio e com um prazo máximo para serem atingidas.

Todo planejamento requer um tempo hábil para alcançar seu propósito, sendo a gestão do tempo pré-requisito para que esse prazo seja determinado com precisão e bom senso.

Como começar com a gestão do tempo

Otimize com a tecnologia

O avanço da tecnologia possibilita uma infinidade de aplicativos e sistemas de gerenciamento que podem ser utilizados para executar, inclusive, uma excelente gestão do tempo.

Com essas ferramentas, é possível otimizar a realização de tarefas mais burocráticas, melhorar o fluxo de informação entre os setores organizacionais, padronizar atividades e mensurar o que está sendo executado com eficiência.

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Além disso, com a eliminação de diversos trabalhos manuais, erros e retrabalho são reduzidos, otimizando, assim, o tempo — que pode ser gasto com atividades mais direcionadas.

Priorize tarefas pela urgência

É preciso estabelecer graus de relevância entre as tarefas, que podem ser classificas entre urgentes e importantes:

  • tarefas urgentes são aquelas que precisam ser executadas imediatamente, pois podem comprometer o andamento de outras atividades e setores;
  • tarefas importantes são as que precisam ser executadas de forma imprescindível, mas podem ser adiadas para outro momento e substituídas por alguma mais urgente;
  • as demais tarefas não urgentes podem esperar para serem executadas em tempo oportuno.

A tomada de decisão depende dessa clareza entre o imprescindível e o adiável, para que ações urgentes não sejam preteridas e recursos não sejam aplicados erroneamente em algo que não trará o melhor resultado.

Terceirize tarefas

A terceirização de algumas tarefas não relacionadas à atividade-fim da empresa pode melhorar o desempenho de toda a equipe, que não gastará energias em coisas fora de sua especialidade. Empresas especializadas disponibilizam profissionais treinados e com know-how para executar determinadas tarefas em menos tempo e de forma mais eficiente.

Fazendo assim, os profissionais da sua empresa podem se preocupar com aquilo que realmente importa e o que deve ser controlado de perto pelos gestores.

Contate uma empresa especializada

Para gerenciar projetos, tarefas e equipes de forma prática e segura, algumas empresas disponibilizam plataformas que auxiliam nesse controle, inclusive das tarefas terceirizadas. A gestão do tempo melhora o fluxo de trabalho da equipe, configura um aprendizado inteligente de rotina e melhora a performance de todos os envolvidos.

Nessas plataformas, é possível realizar a gestão do tempo com análise por meio de gráficos e relatórios das atividades mais produtivas e improdutivas, dispersões, interrupções e o desempenho individual da equipe monitorada.

O Proj4me disponibiliza um sistema 100% web para gestão de projetos e tarefas, no qual empresas podem organizar seus trabalhos, gerenciar projetos, tarefas e equipes de forma extremamente simples, prática e profissional, sem a necessidade de contratar um especialista.

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Nosso objetivo é democratizar a alta performance em projetos, de modo que qualquer equipe possa planejar profissionalmente e ter mais controle, visibilidade e produtividade em seus projetos de forma simples e natural, mesmo sem ter qualquer experiência anterior.

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