Muitos negócios possuem quase todos os requisitos para o sucesso: bons funcionários, produtos e serviços de qualidade e um ambiente agradável. Porém, quando os gestores desses negócios não conseguem construir uma equipe produtiva, o negócio sofre prejuízos.
Existem diversos conceitos que o gestor precisa dominar, dois deles são a Gestão de Projetos e a Gestão de Processos. Os conceitos podem ser parecidos, porém, é preciso sabedoria para diferenciá-lo e não prejudicar sua empresa.
Sabendo que muitos gestores e o público empreendedor possui dúvidas nesses assuntos, neste artigo, traremos ambos os conceitos com as suas respectivas importâncias e também as suas diferenças.
Mas antes de entrarmos nesse assunto, é preciso entendermos um pouco a importância geral de um gestor e o sucesso de uma empresa.
É claro que são muitas as razões para que uma empresa quebre e são muitas as razões para que uma empresa chegue ao sucesso. A questão principal é como o gestor pode potencializar as qualidades e criar uma empresa vencedora?
Responder essa pergunta não é criar um manual e acreditar que aquilo dará certo. Muitas vezes, a teoria se diferencia muito da prática e, em termos de mercado empresarial isso não pode acontecer. Todas as estratégias e processos precisam ser efetivos.
Entendendo essa importância, vamos entender agora o conceito de Gestão de Projetos.
O conceito é básico e não compreende tamanha importância para a prática gerencial. Em termos concretos, a Gestão de Projetos é considerado o esforço para realização de uma demanda específica.
O caráter prático do conceito torna o conceito reducionista, visto que gerenciar um projeto envolve um tempo determinado para fim de um trabalho determinado. Portanto, uma das suas principais características é a da organização.
Organizar é entender os principais requisitos de um projeto para construir uma boa especificação desse projeto. Por mais que se pareça se afastar um pouco da “mão na massa” a gestão de projetos é quem dita o ritmo desse momento tão esperado.
Existem alguns conceitos inerentes à Gestão de Projetos que precisam ser esclarecidos e entendidos, por exemplo:
Prazo é o tempo que o produto leva para ser finalizado. Isso leva em consideração o planejamento e a organização que precisamos pensar para determinar o prazo necessário.
É importante se atentar a esse critério, pois, todos somos clientes e sabemos o quão desrespeitoso é não receber um produto no prazo estipulado.
Riscos precisam ser analisados para que eles não interfiram no trabalho final e nem no prazo final. Isso significa que alguns erros podem ocorrer e alguns atrasos internos também podem.
Mas isso tudo precisa ser pensado e otimizado pela equipe gestora e pela equipe que realizará o trabalho.
Outro requisito que precisa estar claro na gestão de um projeto é o orçamento disponível e também visado para produção de um produto. É importante contar com a equipe financeira para esse momento de planejamento, visto que é importante que não haja prejuízos nos projetos.
É claro que uma empresa visa o lucro e a satisfação do cliente, mas não existe essas bonificações sem um produto de qualidade. Portanto, é necessário que exista um padrão de qualidade planejado e definido para cada projeto.
Quando pensamos no escopo do projeto devemos pensar nas suas características específicas. O projeto para o produto X tem um escopo diferente do projeto do produto Y. Também, pois, os meios de produção podem se diferenciar.
A importância da Gestão de Projetos considera cada um dos pontos citados em sua definição. Ela tem por função diminuir e zerar os riscos para o projeto.
Além de diminuir os riscos, cria um padrão de qualidade e excelência para a produção de um produto. Esse padrão de planejamento contém todos os pontos que um projeto precisa para dar certo e seguir o ritmo de uma empresa.
Esse tipo de gestão também é importante para criar na equipe um senso de organização. Tal senso pode ser benéfico para outros momentos e decisões da equipe. Inclusive a organização é uma característica também da Gestão de Processos.
A Gestão de Processos funciona é diferente da Gestão de Projetos, mas antes de entendermos quais as diferenças, é preciso saber de seu conceito. Essa Gestão se insere muito mais na lógica da mão na massa.
São práticas sobre os processos para melhorar os resultados de um negócio. Talvez, possamos utilizar a palavra aperfeiçoamento como uma das que envolvem a função da Gestão de Processos.
Como foi dito anteriormente, a organização também é um requisito importante para esse tipo de gestão. Quando falamos de processos podemos sempre tornar esses processos mais eficazes e produtivos.
Esses processos e a mudança no modo como eles são feitos é uma característica da Gestão de Processos. Alterar o processo de produção de um produto ou na entrega de um projeto é analisar e estudar com inteligência o processo organizacional utilizado e encontrar possíveis aperfeiçoamentos.
Uma importante característica da Gestão de Processos é ser constante e ter resultados constantes: ou seja, diferentemente do projeto, esses processos são mais duradouros. E também apresentam resultados que seguem determinado padrão. Isso significa também que processos são permanentes.
Para deixar mais claro, vamos pensar nos 3 tipos principais de gestão de processos:
1. Primários: esses são os tipos mais importantes de uma empresa. Tem relação com o contato com o cliente, e a imagem que o cliente terá da empresa após esse contato.
2. Apoio: esse tipo auxilia os processos primários, mas não oferece relação direta com o cliente. Isso não significa que não tem importância para a avaliação do cliente, haja vista que auxilia os processos primários.3.
3. Gerenciais: por fim, esse processo trabalha na parte organizacional do negócio. Ou seja, eles organizam os processos anteriores.
Assim como a Gestão de Projetos a de Processos procura criar uma padronização, mas, nos processos. E isso acontece para que o desempenho daquele processo seja otimizado e os resultados da empresa melhorem.
É importante entender que a Gestão de Processos é essencial para todas as empresas. Visto que sua principal função é atuar em todos os processos da empresa e torná-los mais eficientes e qualificados.
Sua importância atinge os meios e os fins de um negócio. Toda empresa que utiliza da Gestão de Processos consegue perceber o quanto os processos são reduzidos em tempo e valor e possuem sua qualidade elevada.
Ou seja, além de padronizar o produto e a qualidade para o cliente, ocorre um aumento da produtividade. Pois, se existe um processo organizacional que leva em conta a diminuição de tempo de uma produção, a quantidade produzida aumenta.
Além dessas funções importantes, a empresa ganha como benefício a possibilidade de bater mais metas e objetivos do que havia pensado anteriormente. Isso ocorre, pois, com a estratégia X é possível bater uma meta X², se essa estratégia é otimizada e passa a ser uma estratégia Y² a meta pode extrapolar o que antes era pensado.
Apesar de possuírem algumas características semelhantes e as suas importâncias serem positivas para as empresas, esses dois tipos de gestão são coisas diferentes e precisam ser separadas em dois blocos.
É claro que entendendo os conceitos essas diferenças se explicam de maneira mais tranquila.
A Gestão de Projetos leva em consideração uma exclusividade. Ou seja, o planejamento feito para um projeto é único. Todo projeto precisa de um planejamento para si, isso torna o planejamento mais fiel.
Já a Gestão de Processos parte da análise e melhora de alguns processos comuns em uma produção. Ou seja, a padronização recai sobre o meio dessa produção. A otimização de um processo recai sobre aquela etapa do processo.
A área de atuação desses dois tipos gerenciais também é diferente. Quando pensamos em Gestão de Projetos, existe um foco maior sobre um produto específico. Já na Gestão de Processos, toda a empresa é analisada para identificação de possíveis erros ou melhorias a serem feitas.
Outra diferença entre as duas gestões é o tempo de cada uma. Para identificar um problema em um processo e criar outro modo de se fazer aquilo que sempre foi feito de uma maneira pode ser mais tranquilo do que criar um planejamento para um projeto novo.
É verdade que reinventar um jeito de fazer algo que já têm uma maneira é difícil, mas com a identificação do erro sendo feita corretamente, a ação de mudança será feita mais fácil, já que atingirá o ponto específico do erro.
O segredo para o sucesso envolve diversas coisas, dentre elas uma equipe alinhada. Estar alinhado com a equipe dá chance para que todos se abram e consigam ser mais receptivos quanto aos feedbacks construtivos que porventura ocorram.
Ambas as gestões possuem benefícios para um negócio. O importante é sempre analisar como o serviço é feito, qual serviço e feito e como se pode melhorar.
Aliar essas duas gestões é o caminho mais correto para o sucesso. É preciso não só ter coragem para criar um negócio, mas para recriar os processos e produtos. A reinvenção é uma das habilidades mais importantes para a sobrevivência no mercado atual. Além de que os clientes estão sempre procurando por novidades e eficiência.
Na parte de Gestão de Projetos, existem diversos softwares e empresas qualificadas pensando em como planejar e organizar diversos tipos de projetos. A Proj4me é uma empresa que quer democratizar esse gerenciamento com qualidade e simplicidade. Afinal, o intuito é facilitar e otimizar, e não complicar a vida da sua empresa.
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