Ciclo de vida de um projeto: entenda cada uma das fases

Ciclo de vida de um projeto

Uma maneira inovadora de facilitar as empreitadas da sua companhia é entendendo o ciclo de vida de um projeto. Repleta de fases, esta metodologia aumenta a produtividade, otimiza as etapas e ainda garante resultados surpreendentes.

Você já ouviu falar no conceito do ciclo de vida de projeto? Se não, vamos voltar no tempo para te explicar este contexto tão rico e cheio de benefícios para a sua rotina corporativa.

Antigamente, os planejadores de projetos acreditavam que apenas o gerenciamento era fundamental para ajudar os envolvidos a realizarem as tarefas complexas desta empreitada. Afinal, acreditava-se que, sem um plano eficaz, seria difícil obter resultados positivos ou concluir um projeto de maneira bem-sucedida.

No entanto, com o passar dos anos, foi percebido que um gerenciamento adequado requer habilidades técnicas avançadas. E, para isso, considerar a implementação de um ciclo de vida do projeto é uma forma de simplificar o processo, elaborando fases para atingir o objetivo de uma forma ainda mais assertiva e sábia para a organização.

Diante deste cenário, este artigo visa explicar a importância do ciclo de vida de um projeto, aprofundando-se acerca de seus benefícios, suas etapas e, claro, das melhores maneiras de aplicá-lo no seu empreendimento. Confira.

O conceito em torno da metodologia

De acordo com o conceito estabelecido pela Universidade de Akron, o ciclo de vida envolve a definição de metas, bem como o estabelecimento de cronogramas e a estimativa do orçamento necessário para que um projeto funcione da maneira desejada.

Assim, ele representa uma sequência lógica de todas as atividades a serem feitas para atingir os objetivos e intenções de uma organização e pode ser dividido em quatro etapas que mais à frente serão abordadas neste artigo.

Dito isto, pode-se afirmar que o ciclo de vida é capaz de fornecer uma estrutura para gerenciar qualquer empreitada de uma empresa, sendo crítico para a organização dos serviços, para o aumento da produtividade e, claro, para a gestão destes projetos.

A importância do ciclo de vida de um projeto

Os projetos são naturalmente caóticos, uma vez que demandam de muita organização e de um excelente planejamento. Por este motivo, a importância do ciclo de vida se dá porque, através dele, os tomadores de decisões serão capazes de arquitetar com sucesso todos os recursos de que necessitam para desenvolver suas atividades, como tempo, dinheiro e profissionais envolvidos.

Levando isso em consideração, é fundamental dar origem a um ciclo elaborado, visto que ele é capaz de delinear os fundamentos do projeto e ainda auxiliará o gerente a se orientar durante toda a execução.

Assim, ele desempenha um papel importante para atingir as metas do projeto e para fazê-lo com total produtividade, mitigando as interrupções de trabalho e diminuindo a duração necessária para concluir as tarefas.

E não é só isso. Ao enquadrar-se nesta condição, seus projetos também aumentam consideravelmente em qualidade, sendo entregues dentro do prazo e do orçamento estimado. Tudo isso faz com que eles atendam ou superem as expectativas dos clientes, que apresentarão maior lealdade à companhia.

Descubra os benefícios desta prática

Existem inúmeros benefícios que o ciclo de vida de um projeto pode angariar para a sua organização. Conheça os principais e descubra quais podem sanar a sua necessidade corporativa:

Melhora a comunicação na equipe

O ciclo de vida intensifica a comunicação e ajuda a definir as funções que serão exercidas em um determinado projeto. Isso se dá porque ele fornece uma estrutura que é visível e compreendida por todos os membros envolvidos.

Além disso, as funções e responsabilidades podem ser atribuídas de acordo com cada fase. Isso torna mais fácil para os colaboradores entenderem o que devem fazer, além de auxiliar a empresa a planejar os recursos com o intuito de evitar o desperdício.

Permite que cada detalhe seja rastreado

O ciclo de vida de um projeto possibilita que o gerente vincule o progresso diretamente a cada fase e reconheça a sua conclusão, abrangendo todos os detalhes e pormenores necessários.

Assim, desde a produção do planejamento até mesmo aos planos auxiliares, tudo pode ser acompanhado, como os riscos e as chances de a fase de implementação ser efetiva.

Prevê a evolução progressiva do projeto

O fato de existirem fases dentro do ciclo de vida de um projeto é fundamental, pois auxilia na compreensão de sua evolução e garante que os envolvidos possam identificar as áreas que precisam de maior atenção. Isto é o que acontece, por exemplo, na gestão de riscos das fases iniciais e nas revisões antes da fase de Implementação.

A cada etapa vivenciada, o projeto é elaborado com mais detalhes e as estimativas de custos são aprimoradas, levando a um refinamento e também a uma evolução progressiva. Tudo isso é fundamental para uma tomada de decisões mais eficaz e na criação de uma estimativa de seu sucesso.

Conheça as fases deste ciclo

Todo projeto precisa contar com fases de desenvolvimento. Logo, ter uma compreensão clara dessas etapas permite que gerentes e executivos mantenham o controle com mais eficiência e assertividade, além de organizarem a equipe e alocarem recursos de maneira adequada.

Neste contexto, é preciso considerar que um projeto tem um começo e um fim, além de passar por várias fases de desenvolvimento que compõem o seu ciclo. Seriam elas:

1. Fase Inicial

Esta fase é a responsável por definir os objetivos do projeto, bem como seus aspectos conceituais. Uma vez que as metas forem claramente estabelecidas, é realizada uma avaliação das soluções com base nos riscos, no compromisso financeiro e nos benefícios – gerando um escopo do trabalho.

Por isso, aqui é preciso que você:

  • Realize um estudo de viabilidade, identificando o problema principal que seu projeto resolverá e se ele entregará uma solução;
  • Visualize o escopo, definindo a profundidade e a amplitude do projeto;
  • Identifique as entregas, definindo o produto ou serviço a ser fornecido;
  • Encontre as partes interessadas do projeto, descobrindo quem o projeto afeta e quais podem ser suas necessidades;
  • Compare o custo-benefício do projeto.

2. Planejamento

Nesta fase, cada elemento do projeto é submetido a uma avaliação sistemática para que ocorra uma divisão em áreas de trabalho gerenciáveis . Em seguida, é feito um planejamento com base no tempo, nos custos e recursos, o que é primordial já que isso permanecerá por toda a fase de execução.

Neste momento, é necessário:

  • Criar um plano de projeto, identificando o cronograma e as tarefas a serem realizadas, bem como suas possíveis restrições;
  • Elaborar diagramas de fluxo de trabalho, visualizando seus processos para garantir que os membros da equipe entendam claramente suas funções;
  • Estimar o orçamento e criar um plano financeiro, usando estimativas de custos para determinar quanto gastar no projeto e, assim, obter o máximo de ROI;
  • Reunir recursos, construindo uma equipe funcional e garantindo que todos tenham as ferramentas necessárias para concluir suas tarefas;
  • Antecipar riscos e possíveis obstáculos de qualidade, identificando os problemas que podem atrapalhar o segmento do cronograma;
  • Realizar uma reunião inicial do projeto, descrevendo o projeto para que todos possam começar a trabalhar.

3. Execução

Uma vez que o plano detalhado é apresentado para aprovação e financiamento de organizações relevantes, chega o momento da execução. Durante esta fase, o trabalho é implementado e monitorado, fazendo com que cada etapa seja avaliada em relação ao plano de projeto aprovado.

Para tal, é importante que os envolvidos:

  •  Criem tarefas e organizem os fluxos de trabalho, garantindo que os colaboradores não fiquem sobrecarregados;
  • Instruam os membros da equipe sobre as tarefas, explicando as tarefas e fornecendo a orientação necessária sobre como elas devem ser concluídas;
  • Comuniquem-se com os membros da equipe, clientes e alta gerência, fornecendo atualizações para as partes interessadas do projeto;
  • Monitorem a qualidade do trabalho, certificando-se que os membros cumpram seus objetivos de tempo e qualidade para as tarefas;
  • Gerenciem o orçamento, monitorando os gastos e mantendo o projeto sob controle em termos de ativos e recursos.

4. Fase Final

A fase final do ciclo de vida é o encerramento e a desmobilização, em que os recursos são reatribuídos, o projeto é entregue e a revisão pós-projeto é realizada – com base, desta vez, na eficiência e desempenho.

Aqui, é fundamental:

  •  Analisar o desempenho do projeto, determinando se as metas do projeto foram atingidas e se o problema inicial foi resolvido;
  • Analisar o desempenho da equipe, avaliando os membros e se eles atingiram seus objetivos com pontualidade e qualidade;
  • Documentar o encerramento do projeto, garantindo que não exista nada inacabado e fornecendo relatórios às partes interessadas;
  • Realizar uma análise final do projeto, levando em consideração as lições aprendidas para projetos semelhantes no futuro;
  • Contabilizar o orçamento usado e não usado, alocando os recursos restantes para projetos futuros.

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