Elaborar um projeto não é uma tarefa simples, ela exige atenção e organização. Os profissionais, mesmo os mais experientes, no momento de criar um plano, focam especialmente nas chamadas restrições de um projeto.
Restrição de projeto pode ser entendida como qualquer situação que interfira, de alguma forma, na execução de um projeto. Sendo que esses fatores limitantes podem ter origens diversas, como exigências da diretoria, legislação a ser cumprida, gastos e quantidade de pessoal.
Para garantir que um projeto entregue seu resultado final da forma como foi planejado, o gestor precisa se preparar para lidar com essas restrições e impedir que elas influenciem negativamente o andamento das atividades.
Como as restrições de processos podem interferir diretamente no resultado alcançado pelo projeto, decidimos criar um conteúdo que explica melhor o que são essas limitações, quais os tipos mais comuns e como o gerente de um projeto pode lidar com essas situações.
Todo profissional que trabalha com a execução de projeto precisa ficar atento aos fatores que impedem o avanço das atividades. Conhecidas como restrições do projeto, essas limitações podem comprometer o desenvolvimento e a qualidade do projeto executado.
Geralmente, podemos encontrar três tipos de restrições do projeto mais comuns: prazo, objetivos e custos. Entretanto, esses não são os únicos, as limitações podem variar de acordo com as especificidades de cada projeto e com as condições necessárias para a sua execução.
Antes de especificar com mais profundidade os tipos de limitações que podem interferir num projeto, precisamos entender melhor o que são as restrições do projeto.
As restrições do projeto podem ser explicadas como qualquer situação que possa comprometer a execução e o desenvolvimento dos trabalhos envolvidos no projeto. Essas situações limitantes podem ser impostas por alguém ou pelo próprio ambiente no qual o projeto está inserido.
Existem três tipos de limitações que influenciam o desenvolvimento de qualquer projeto. São o prazo de entrega, os objetivos que pretendem ser alcançados e o orçamento disponível. Por serem tão comuns, essas limitações são conhecidas como o triângulo de restrições.
Além de serem as mais comuns, o triângulo de restrições tem esse nome por que essas limitações se relacionam entre si. Quando algum desses fatores sofre mudanças durante a execução, os outros dois são afetados.
Por exemplo: caso os objetivos de determinado projeto mudem e sejam acrescentados mais itens ao escopo do projeto. Agora mais itens precisam estar prontos para serem entregues no prazo final.
Com isso, o orçamento pode não ser o suficiente para cobrir os custos dessas novas atividades, assim como sua realização pode alterar todo o cronograma definido no início dos trabalhos e, dessa forma, a entrega final fica comprometida.
Quando os gestores conseguem vencer essas limitações, entregando o projeto concluído dentro do prazo, tendo atendido todos os objetivos , sem extrapolar o orçamento, consideramos que o projeto foi muito bem-sucedido.
Um bom gerenciamento de projetos deve saber lidar com essas restrições. Entendendo que elas fazem parte da atividade e incluindo seus efeitos dentro do planejamento. Dessa forma, os gerentes não serão surpreendidos pelas restrições do projeto.
Nos próximos tópicos vamos detalhar as limitações que formam o triângulo de restrições do projeto e como elas podem interferir no trabalho da equipe envolvida na execução.
As limitações que fazem parte do prazo estão relacionadas com as datas estabelecidas pelo cronograma de entrega do projeto. Sendo assim, estamos falando da data final de entrega do projeto, mas também, das datas limite para a realização das diferentes etapas envolvidas.
Por exemplo, se um projeto precisa estar concluído até a virada do ano, os gestores precisam adequar os prazos de todas as fases do projeto, assim como a data de entrega para o dia 31 de Dezembro.
Para lidar com esse modelo das restrições do projeto, é preciso fazer um planejamento adequado das etapas do projeto, organizando quais atividades devem ser feitas, sua ordem de realização e o prazo de cada uma.
Além disso, os gestores precisam fazer um monitoramento constante das atividades, para ter certeza de que os prazos estão sendo cumpridos e, dessa forma, a data de entrega não sofrerá nenhuma influência.
Os objetivos de um projeto também podem ser chamados de escopo. Entre as restrições de projetos, essa é a que envolve os objetivos, atividades e entregas que foram definidas para determinado projeto.
Ou seja, engloba tudo aquilo que foi aprovado pelos gestores e listado para ser entregue quando o projeto tiver sido concluído. Não estamos falando apenas das entregas finais, mas dos objetivos que devem ser alcançados em cada uma das fases de um projeto.
Restrições do projeto que envolvem o escopo podem ser contornadas avaliando qual dos objetivos podem ser suspensos e que entregas podem ser canceladas. Geralmente, essas atitudes são tomadas quando os gastos já estão no limite do orçamento ou ocorreram imprevistos com o prazo estipulado para a entrega do projeto.
O orçamento de um projeto é um dos itens mais importantes, tanto para os gerentes como para quem vai pagar. São esses valores que vão guiar o gerente na elaboração do planejamento e definir o que pode ou não ser realizado.
Dessa forma, antes de um projeto ser aprovado é necessário fazer um levantamento detalhado de todos os custos envolvidos no projeto. Sejam eles referentes a contratações, fornecedores, compra de equipamentos, aluguel de espaços ou aquisições tecnológicas (como computadores e softwares).
Sendo assim, os valores disponibilizados influenciam diretamente na capacidade de obter os recursos necessários para a execução de um projeto. Nesse caso, estamos levando em conta os recursos físicos e também o humano.
Profissionais qualificados têm um custo dentro do mercado e como o orçamento dita quantas pessoas podem ser contratadas, então ele interfere na qualidade do resultado final do projeto.
Por tudo isso, o gerente precisa estar atento ao orçamento e acompanhando os gastos da equipe. Assim, evita-se o descontrole e possíveis problemas na entrega do projeto.
O triângulo de restrições do projeto não é a única limitação que pode interferir na execução e cumprimento dos objetivos anteriormente definidos para o projeto.
Entre as outras restrições do projeto, podemos citar:
Essa limitação é a principal depois do triângulo de restrições do projeto. Isso porque, ela sofre interferência direta de qualquer uma das formadoras do triângulo, assim como também é capaz de influenciá-las.
Por exemplo, se é exigido uma qualidade maior do resultado final do projeto, podem ser necessários mais recursos e tempo para que os novos padrões sejam alcançados. Da mesma forma, se ocorrem diminuições no prazo ou no orçamento, a qualidade do resultado final fica comprometida.
Os projetos estão sujeitos a vários riscos (falha de equipamentos, crises, falta de pessoal etc), alguns deles podem ser esperados pelo gerente, outros podem ocorrer de surpresa.
Sendo assim, o gerente de projetos precisa estar sempre pronto para reconhecer esses riscos e saber lidar com eles. Além disso, esse tipo de restrições do projeto nem sempre se apresentam de forma negativa. Eles podem também gerar oportunidades, que devem ser bem aproveitadas.
Para lidar com esse tipo de limitação, o ideal é que o gerente de projetos crie várias hipóteses e cenários. Esse exercício tem como objetivo prever o surgimento de ameaças e oportunidades no decorrer da execução das atividades. A partir daí, o gerente pode planejar as ações a serem tomadas para cada tipo de risco.
Além da definição do orçamento e dos objetivos a serem alcançados no final do projeto, antes da etapa de execução, também são estipulados os benefícios a serem obtidos com os resultados finais.
Esses benefícios devem ser conseguidos após o final do projeto. Dessa forma, será possível medir o seu sucesso. Entretanto, ele funciona como uma das restrições do projeto. Isso porque, caso os benefícios não sejam alcançados, o projeto falhou e todas as atividades precisarão ser reanalisadas.
Com isso, será possível definir o que precisa ser mudado para garantir que os benefícios sejam atingidos. Nessa etapa pode-se até considerar a suspensão e cancelamento do projeto.
Como vimos, vários fatores podem atuar como restrições do projeto, sendo que elas podem ser impostas pelas pessoas envolvidas no projeto ou por condições externas. Entretanto, a forma de lidar com elas é a mesma: fazer um mapeamento.
Dessa forma, antes das atividades serem iniciadas todas as restrições devem ser mapeadas. A seguir, elas precisam ser reunidas em um único documento: o registro de restrições.
A partir desse documento, o gestor pode acompanhar as restrições e tomar as atitudes necessárias para lidar e resolver cada uma das situações impostas a ele.
Ou seja, o que garante a entrega de um projeto com qualidade é o planejamento detalhado do que vai ser feito. Isso garante que surpresas desagradáveis não interrompam o processo e acabem interferindo no resultado final.
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