Se você quer fazer o seu negócio crescer, você deve usar, da melhor forma possível, todos os recursos disponíveis. No entanto, mesmo que isso inclua seus melhores colaboradores, sem processos, sua empresa é uma bomba relógio, propensa a erros e impossível de escalar (crescer sem limites).

Empresas não estão investindo esforços suficientes na gestão do processo de negócio devido à falta de informação sobre seus benefícios. Portanto, aqui está uma visão geral sobre gerenciamento de processos de negócios com o auxílio da automação.

O que é um processo de negócio?

Antes de falar sobre processo de negócio, é preciso entender o real conceito de processo.

Processo é um conjunto de atividades estruturadas e ordenadas que resultam em um produto ou serviço de determinado valor para um grupo de clientes.

O Processo de Negócio ou Processo Organizacional é a forma como uma empresa se organiza internamente para atingir seus objetivos e conseguir oferecer um produto ou serviço de qualidade.

Para que isso seja possível, a empresa faz o uso de hierarquias, setores e pessoas, atribuindo responsabilidades e designando os profissionais que farão parte das tarefas responsáveis pela entrega final.

Em outras palavras, a gestão de processos é como uma empresa cria, personaliza e mensura procedimentos de rotina. Cada departamento é responsável por uma etapa do projeto para transformá-lo no resultado final.

Por exemplo, o departamento financeiro transforma as entradas na conta bancária da empresa em um relatório de receita de determinado mês.

Já o processo de negócio são tarefas que devem ser executadas por um grupo de pessoas para atingir uma meta concreta. Por exemplo, se o cliente compra o seu produto, isso gera automaticamente a necessidade de entrega. Isso é um processo de negócio. Basicamente, ele mostra O QUE deve ser feito, COMO deve ser realizado e QUEM é o responsável.

No exemplo a seguir, vamos analisar o caminho que uma Solicitação de Reembolso percorre para ser aprovada ou não. Imagine que um funcionário realizou uma viagem a serviço da empresa, e precisa ser reembolsado pelas despesas que teve durante o período – hotel, alimentação, passagens, etc. Veja o fluxograma de processo:

Fonte: Heflo

Como podemos analisar, o reembolso não pode ocorrer de maneira simples. É necessário que os setores responsáveis possam comprovar os gastos, repassá-los para análise do financeiro e, por último, receber a aprovação do gestor responsável.

A primeira vista, pode parecer um processo trabalhoso e cansativo, mas, quando bem estruturado, todo o caminho acontece de forma natural e rapidamente traz o resultado esperado. Todo processo ocorre para mitigar erros e tornar o dia a dia da empresa mais dinâmico e eficiente. 

A importância do processo de negócio

Os benefícios de um processo de negócio são claros em qualquer empresa. Uma gestão bem organizada, ajuda a simplificar processos e garantir produtividade da melhor forma possível.

Entre as razões para automatizar processos de negócios com um software de gestão de projetos, podemos destacar:

• Identificar quais tarefas são mais importantes no momento, para priorizá-las.
• Simplificar a gestão para melhorar a eficiência da empresa e envolvimento da equipe.
• Agilizar a comunicação entre sua equipe para realizar tarefas específicas.
• Manter as operações em dia, evitando atrasos.
• Automatizar a gestão para focar em tarefas que são realmente importantes.

Os 3 tipos de processos de negócio

Para fins de denominação, os processos de negócio se dividem em três categorias principais: Processos Primários, Processos de Suporte e Processos de Gestão. Essas categorias interagem entre si, formando um conjunto de atividades previamente definidas que são responsáveis pela formação de uma organização e, consequentemente, a entrega de valor para o seu grupo de clientes. São elas:

Processos Primários

Agregam valor diretamente aos clientes desse grupo de negócio, pois são atividades extremamente necessárias para que as empresas consigam atingir a sua real razão de ser, ou sua visão de negócio. Neste ponto, se concentra as operações relacionadas a: percepção da marca pelo consumidor, sua experiência e o real valor do produto.

Alguns exemplos de Processos Primários são:

• Logística
• Produção
• Vendas
• Marketing
• Entrega

Processos de Suporte

Estes processos pretendem oferecer suporte para execução dos processos primários, de modo que a realização do primeiro seja facilitada pelo segundo.

Algumas características diferem esse processo dos primários. Por exemplo, o real valor dessa operação é proporcionar qualidade para outros processos, não mais para o consumidor final. Processos de suporte são operações B2B, o que extingue o cliente (pessoa física) dessa relação. São exemplos desse tipo de suporte:

• Infraestrutura de TI
• Gestão de Pessoas
• Manutenção

Processos de Gestão

Por último, também podemos chamar esse tipo de processo como Processo de Controle, pois ele é responsável pelo acompanhamento dos outros dois processos – medições, monitoramentos e controles.

Assim como o processo de suporte, o Processo de Gestão não tem relação com o cliente final, mas sim com a melhoria dos outros processos. São exemplos de Processos de Gestão:

• Governança Corporativa
• Gestão Estratégica e de Qualidade
• Gestão de Performance

As 7 etapas do processo de negócio

1. Defina seus objetivos

Qual é o propósito do processo? Como você vai saber se está dando certo? Qual a razão para tê-lo criado?

2. Planeje e mapeie seu processo

Quais são as estratégias e ações necessárias para alcançar seus objetivos? Este é um passo importante para o processo de negócio.

3. Crie tarefas e atribua colaboradores

Distribua tarefas individuais para que sua equipe execute o planejamento. Acompanhe todo o andamento das atividades.

4. Teste o processo de negócio

Coloque o processo para rodar e veja como ele se comporta. Observe quaisquer falhas e faça os ajustes necessários.

5. Implemente o processo

Depois de testado, é hora de colocá-lo em prática! Instrua sua equipe e execute o processo.

6. Monitore resultados

Revise regularmente o processo e analise os resultados. Documente tudo!

7. Repita o processo

Se o processo de negócio atingir as metas estabelecidas por você, replique-o para outros projetos futuros.

O gerenciamento de processos de negócios ajuda o seu pequeno negócio a funcionar de maneira mais organizada, produtiva e simplificada. Ao automatizar essa gestão com o Proj4me, por exemplo, você aumenta a eficiência do seu negócio, da sua equipe e foca no que é prioridade.

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