Se sua empresa quiser ter sucesso em atingir metas e objetivos, ela precisará necessariamente de um plano de ação. Esse plano funciona como um mapa, detalhando todo o percurso e possíveis percalços que a companhia irá encontrar para atingir seus objetivos.
Isso quer dizer que você encontrará no plano de ação todas as atividades que deverão ser desenvolvidas, quem será o responsável por cada uma delas, os prazos de cada etapa e qual metodologia ou sistema será usado para realizar a ação.
Essa é uma missão exclusiva e prioritária de qualquer gestor, precisando, em paralelo, administrar a equipe de maneira que se mantenha engajada com suas ideias, de forma que possam contribuir durante todo esse período para o sucesso.
Mas não se assuste. Montar um plano de ação não é uma tarefa impossível. Já existem algumas metodologias definidas e bastante eficientes que podem te auxiliar nesse trabalho.
Com tudo isso em mente, vamos te ajudar a elaborar um plano de ação mais eficiente para seus projetos. Confira a seguir:
Para facilitar o processo, podemos dividir a elaboração do plano de ação em 9 passos simples.
Como toda jornada, você precisa saber onde quer chegar. Mas em se tratando de mundo corporativo, é preciso alinhar o seu plano de ação com o planejamento estratégico da empresa, afinal, o objetivo é o crescimento da mesma.
Aqui você pode começar elaborando uma lista de ações cotidianas que você e sua equipe realizam. Apare as arestas, retirando responsabilidades excessivas e improdutivas, dando para cada função ações assertivas para o atendimento das ações pensadas.
Isso criará um engajamento maior por parte do time, dando a eles uma visão mais nítida do todo.
Sabendo bem o destino que deseja alcançar, é preciso estipular metas concretas e mensuráveis. Isso porque é preciso que não só você como gestor, mas também sua equipe tenha noção de cada objetivo que está sendo conquistado.
No caso das metas não serem atingidas, fica mais fácil perceber onde está o problema, o porquê dele estar acontecendo e quem é o responsável para fazer as cobranças necessárias. Além disso, a avaliação de desempenho e produtividade dos membros do time fica mais fácil de ser observada.
Para que a gestão do projeto seja eficiente, liste todas as tarefas e atividades necessárias a serem efetuadas para atingir as metas estabelecidas.
Se for preciso, faça esse levantamento junto a cada membro do time, de maneira que cada atividade que esse profissional normalmente realize seja elencada e debatida.
Feito isso, analise as informações levantadas e desenhe de que maneira cada um pode ajudar no processo. Em seguida, defina os responsáveis para cada etapa.
Algumas tarefas são muito longas e/ou complexas para se conseguir atingir. Sem contar que a moral da equipe pode cair se sentirem que não estão saindo do lugar ao permanecer por muito tempo em uma mesma ação.
Dessa maneira, a melhor solução é quebrar essas tarefas em fases menores tornando-as mais claras para todos em relação a execução e andamento, gerando uma sensação de progresso mais nítida.
Já do ponto de vista gerencial, metas e tarefas menores são muito mais fáceis de serem observadas e gerenciadas.
Por mais óbvio que possa parecer, é sempre bom lembrar da importância de prazos. Projetos sem prazos correm o risco de nunca acontecerem.
Se for o caso, o gestor pode se consultar com cada membro do time para avaliar o tempo de execução de determinadas tarefas. E se algumas dessas tarefas já são realizadas no dia a dia, considerar o prazo já estabelecido.
Com prazos determinados, é possível também estabelecer níveis de prioridade. Mas cuidado aqui! Muitos gestores costumam estabelecer tudo como prioridade. E é aquela velha história, se tudo é importante, então quer dizer que nada é.
Nesse caso a gestão deverá se debruçar nas tarefas para entendê-las a fim de qualificá-las da melhor maneira possível.
De posse de informações como número de tarefas, pessoas alocadas e tempo de realização, o gestor deverá planejar o orçamento para cada fase do projeto.
Talvez essa seja a mais trabalhosa das etapas, pois precisa ser muito bem planejada de forma que não haja furos no orçamento. Você não vai querer ver o dinheiro minguar no meio do projeto, não é?
Com as tarefas estabelecidas, responsáveis designados, prazos determinados, é hora de representar esse plano de maneira visual de alguma forma.
Essa apresentação visual não é simples capricho, pelo contrário, ela pode motivar e engajar a equipe a partir do momento em que os membros conseguem enxergar com clareza onde estão, onde devem chegar e o que precisam fazer para isso.
Da mesma forma que para o gestor, uma apresentação gráfica lhe permite identificar só de bater o olho o que está andando, o que está parado, o que já foi e o que falta.
Agora vai a parte mais fácil de se realizar: o acompanhamento.
Com tudo organizado, a função do gestor é estar presente, seja para dar suporte, seja para cobrar. Todo plano de ação bem sucedido tem como um de seus pontos principais e bem definidos, o acompanhamento.
Muito negligenciada, essa etapa é fundamental para os projetos futuros. Uma vez encerrado um projeto, nada melhor que fazer uma análise do plano de ação para perceber os acertos e os erros, não só do projeto em si, mas do processo.
Esse tipo de documento evolui a equipe como um todo, preparando para situações futuras semelhantes, dando ao gestor a visão dos caminhos que se devem ou não tomar.
Junto a esses passos, existem ferramentas que podem ser usadas para o desenvolvimento de um bom plano de ação. Confira a seguir duas delas:
O 5W2H é uma das ferramentas mais simples e conhecidas para o desenvolvimento de um plano de ação. De maneira bem resumida e simplificada, ela age como um checklist lhe dando um mapa claro do projeto. Ela é pautada nas perguntas em inglês:
What
O que será feito, ou seja, quais são os objetivos e/ou metas que se pretende alcançar com essa ação.
Why
Por que será (ou deve ser) feito. Aqui é determinada a importância da tarefa, que benefícios esse projeto trará. Se você não souber responder a essa pergunta de forma eficaz, então a ação planejada talvez não seja necessária.
Where
Onde será feito. Aqui é determinado o local onde será feito: será num escritório específico? Será numa fábrica terceirizada? Será num ambiente virtual? Talvez cada tarefa seja realizada em um local diferente, sendo assim deverá estar descrito.
When
Quando será feito. Aqui é simples, pois estamos falando de cronograma. A pergunta a ser respondida aqui é tanto como prazo limite do projeto como prazos ou períodos das tarefas a serem desenvolvidas.
Who
Quem será o responsável por fazer. Também é bastante claro. Aqui é onde se define a pessoa ou pessoas responsáveis por cada tarefa e quem responde por elas.
How
Como será feito. Essa pergunta está se referindo a que metodologia será aplicada para desenvolver a ação. Ela terá algum ISO, POP, manual, boas práticas a ser considerado? Quais critérios serão usados para avaliar o desenvolvimento da tarefa, bem como avaliação da equipe?
How much
Quanto custará para fazer, ou seja, qual o orçamento para desenvolver essa ação.
Respondendo a essas perguntas você terá meio caminho andado para a produção de seu plano de ação.
Se a ideia é realizar melhorias na empresa ou produtos por meio de um plano de ação, a ferramenta PDCA talvez seja a escolha óbvia. Da mesma forma que o 5W2H, o PDCA é bastante conhecido. Ele responde pelas siglas:
Plan
O primeiro passo do ciclo é planejar. Nessa fase você vai identificar o que precisa ser melhorado, quais são os problemas, a “causa raiz” que precisa ser atacada e trabalhada para desenvolver o a melhoria como um todo.
Do
O fazer, propriamente dito. Aqui é onde o time põe a mão na massa. Sendo assim, a equipe precisa estar engajada e consciente sobre os problemas que irão trabalhar e o que conquistarão em termos de melhoria quando alcançar o objetivo.
Check
A terceira fase é checar. Isso quer dizer que após todo o planejamento e execução, é preciso verificar e avaliar o processo e os resultados de forma comparativa.
É importante que essa fase seja analisada de forma honesta e neutra, pois ela impactará diretamente na fase seguinte.
Act
Aqui é a hora que se corrige o que foi identificado na fase de checagem, caso contrário, é a implantação do processo como padronização.
O PDCA funciona como um ciclo contínuo, sendo retroalimentado para melhorias constantes.
Com um plano de ação em mãos, a gestão de equipe e processos se torna mais fácil e ágil, permitindo ao gestor de controle e valores mensuráveis no que diz respeito à produtividade de seu time ou empresa.
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