Como Delegar Tarefas: 7 Dicas para Otimizar o seu Trabalho

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Neste conteúdo, vamos falar sobre:

Ter um negócio próprio é parecido com ser pai. No começo, você trabalha dobrado e dá a ele tudo o que ele precisa para crescer e ter sucesso. No entanto, em algum momento, tanto ele quanto a sua empresa precisam se tornar mais independentes.

Levando para o mundo dos negócios, isso significa delegação de tarefas e responsabilidades. E vale muito a pena ser bom nisso, pois as chances de obter sucesso aumentam e o risco de fracasso diminui.

Seja você líder de equipe, dono de um pequeno negócio ou uma posição de autoridade semelhante, delegar tarefas é essencial para aumentar sua produtividade. Não é fácil, mas é completamente necessário.

Por que você precisa delegar tarefas

Ser um grande líder não significa fazer tudo sozinho. Significa que você é realmente bom em identificar quem é mais adequado para lidar com uma tarefa ou projeto.

É claro que delegar tarefas pode aliviar sua carga de trabalho, mas delegar vai além de reduzir seu trabalho. A delegação é um sinal claro de que você respeita, acredita e, principalmente, confia nas habilidades dos seus funcionários.

A delegação pode capacitar as pessoas, aumentar o desempenho dos projetos, facilitar o alcance das metas e prazos, dar oportunidade da equipe mostrar engajamento, além de ajudar  na satisfação do cliente.

Como ser um grande delegante de tarefas

Separamos algumas dicas para te ajudar a delegar com eficiência para que seu negócio cresça, seus clientes fiquem satisfeitos, sua equipe confiante e que o progresso beneficie a todos.

1. Não seja multitarefa

Nada de bancar o super-herói e fazer de tudo em seu negócio.

O líder que se comporta como um polvo pode se perder em meio a tantos projetos em andamento, o que deixa todo o processo improdutivo. Além disso, ele não aproveita o potencial dos seus funcionários, desmotivando assim cada um deles.

2. Organize os projetos em andamento

Você deve ter conhecimento de todos os projetos que estão em andamento dentro do seu negócio, mas cuidado para não fazer o que citamos na primeira dica. Estar por dentro dos projetos em andamento não significa atuar literalmente em cada um deles.

Quando seus projetos estão em harmonia e classificados de acordo com sua prioridade, fica mais fácil direcionar os profissionais certos para as atividades. Isso ajuda a delegar tarefas com precisão para cada um dos seus funcionários.

3. Escolhendo quais tarefas delegar

Se você construiu o seu negócio sozinho, provavelmente você tem dificuldade para confiar nos outros com relação à empresa – exatamente o que acontece com o seu bebê. E ao olhar assim, deixar tarefas na mão de outras pessoas pode parecer algo arriscado de se fazer.

é exatamente por isso você deve delegar apenas tarefas que ocupam tempo não o seu poder executivo de CEO.. Desta forma, será mais fácil identificar o que delegar.

4. Delegar tarefas às pessoas certas

Se você precisa de alguém para assumir o marketing, procure por pessoas que tenham habilidades na área. Mas se você estiver olhando para dentro da sua pequena empresa, você precisará perguntar se alguém da sua pequena equipe possui habilidades relevantes na área.

Considere dar uma chance aos funcionários que tenham disposição e capacidade para aceitar (e aprender, principalmente) um trabalho extra. Um voto de confiança e a possibilidade de novas habilidades beneficiam tanto a eles quanto o seu negócio.

5. Forneça as instruções corretas

Seja contratando uma nova pessoa ou pedindo para um funcionário assumir novas responsabilidades, é crucial manter a comunicação sobre os novos projetos.

Ao definir o escopo do projeto que você deseja que seja concluído, inclua o seguinte:

  • Descrição completa da projeto, com instruções claras, especialmente informando o que e como deve ser feito e data de entrega.
  • Checklists para você ter certeza de que tudo está funcionando como o planejado
  • Quem eles podem procurar para obter informações

É importante detalhar ao máximo as tarefas para os seus funcionários. E caso você faça o uso de um software de gestão de projetos, melhor ainda, pois você poderá se comunicar rapidamente através de comentários e chat interno, acompanhar em tempo real o que está sendo feito e emitir relatórios com apenas um clique.

Em vez de delegar métodos, você deve delegar resultados e dar liberdade para seus colaboradores trabalharem nas soluções. Por exemplo, “Aqui está o que estamos fazendo e é isso que buscamos. Eu quero que você consiga fazer isso”, em vez de “Siga os passos e faça exatamente como estou dizendo a você”.

É claro que falar sobre o método em si é importante e, em alguns casos, é crítico também. Mas não procure perfeição, pois outra pessoa pode concluir uma tarefa de maneira diferente de como você faria.

6. Estabeleça prazos bem claros

A melhor forma de evitar dor de cabeça com projetos é estabelecer prazos para cada pequena tarefa. Os funcionários envolvidos no projeto precisam estar cientes dos prazos e, se cada um cumprir com o prazo em cada demanda menor, o projeto como um todo será também entregue no prazo.

7. Tenha a ferramenta certa para tudo isso

Grande parte das dicas que citamos aqui pode ser facilmente aplicada com a ajuda da ferramenta correta. Através de um sistema online, você pode delegar tarefas aos seus funcionários, distribuindo as atividades de cada projeto de forma clara, equilibrada e organizada.

Se delegar tarefas faz de você um líder produtivo, também a confiança e comprometido dos seus funcionários irão aumentar, garantindo assim que as pessoas certas realizem as tarefas.

Portanto, não tenha medo de delegar. Pode levar um tempo para que você se torne um grande delegante, mas se você trabalhar isso hoje com a ajuda da ferramenta ideal, todos irão mais longe.

Delegar tarefas faz de você um líder confiante e produtivo. Não é fácil, você pode cometer alguns erros no início, mas é fundamental dominar a arte de delegação para o crescimento do seu negócio.

Se quer uma ferramenta para delegar tarefas aos seus funcionários, distribuindo tarefas entre os projetos de forma organizada, conheça o Proj4me. Com ele, todos irão mais longe.

 

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