Gestão de Rotinas com Tarefas Recorrentes no Proj4me

Sabe aquele relatório de faturamento mensal, aquela reunião semanal ou mesmo aquelas tarefas diárias que sua equipe precisa fazer, mas que não é parte de nenhum projeto da empresa? Pois bem, a partir de agora, o Proj4me permite que você crie tarefas recorrentes e gerencie todas estas e outras rotinas existentes na sua empresa.

Não é incrível?! Então segue acompanhando.

Uma tarefa recorrente, na verdade, nada mais é do que uma tarefa qualquer que você quer que seja criada automaticamente pelo sistema de tempo em tempo. Assim, qualquer tarefa existente no sistema pode ser configurada para se tornar recorrente.

Vamos fazer um teste?

Criando Tarefas Recorrentes

Para criar tarefas recorrentes e automatizar cada rotina da sua empresa, basta seguir os passos abaixo:

a) Faça login no Proj4me e clique na opção “Criar nova tarefa”, na barra do topo da sua tela:

Screenshot 1453

b) Crie uma tarefa de rotina para você mesmo, como por exemplo “Preparar Relatório de Faturamento”:

Screenshot 1454

A tarefa aparecerá já na sua página inicial, em “Minhas Tarefas”:

Screenshot 1455

Agora que a tarefa está criada, vamos definir como desejamos que ela se repita em outros dias no futuro, para que passe a ser criada automaticamente, pelo sistema.

c) Clique sobre a tarefa criada para abrir a sua pop-up de edição:

Screenshot 1456

d) Clique sobre o ícone de recorrência   Screenshot 1456 Copy para definir como esta tarefa deverá se repetir no futuro:

Screenshot 1457

Configure como desejar:

Screenshot 1458

e) Confira que a recorrência da tarefa foi ativada conforme a configuração que você definiu:

Screenshot 1459

Automatizando as Rotinas de sua Equipe

Uma vez que você criou uma tarefa recorrente para cada rotina da sua empresa, o responsável por cada rotina irá receber automaticamente as suas tarefas do dia-a-dia, sem que ninguém precise criá-las.

No exemplo acima, se o colaborador “Gustavo Farias” é o responsável por “Preparar o Relatório de Faturamento” no dia 05 de cada mês, acontecerá que:

1) A cada dia 05, o sistema criará uma tarefa chamada “Preparar Relatório de Faturamento” e delegará ela para Gustavo Farias.

2) Gustavo Farias será notificado por e-mail sobre a nova tarefa recebida e, ainda, a tarefa já antrará automaticamente em sua página inicial no Proj4me.

Você já deve estar aí imaginando que poderá automatizar a criação de tarefas para todas as rotinas de suas equipes, certo? Então… é isso mesmo que você agora pode fazer no Proj4me!

Analisando a Alocação e Tarefas Futuras da sua Equipe

Tão importante quanto criar e automatizar as rotinas de sua empresa, é você poder ter a visão sobre o trabalho a ser realizado por cada pessoa.

Acessando o Relatório de Horas Planejadas do Proj4me, você poderá ver não apenas todas as rotinas da sua empresa, mas também todas as tarefas que estão alocadas para cada um de seus colaboradores.

Por exemplo, após criar a tarefa “Preparar Relatório de Faturamento” e delegá-la a Gustavo Farias, você poderá ver como ficará a alocação de Gustavo Farias nos próximos dias, semanas e/ou meses. Assim, se definirmos uma recorrência diária para esta tarefa, teremos:

Screenshot 1461

Se você tem sugestões, nós estamos extremamente interessados em lhe ouvir, afinal, o Proj4me está sendo feito para você.

Em Caso de dúvidas, como você já sabe, conte sempre conosco através deste formulário ou basta enviar um e-mail para info@proj4.me e lhe responderemos em tempo recorde.

Veja também: Gestão de Custos em Projetos e Tarefas no Proj4me

O Proj4me é um web-software (SaaS) simples, completo e inovador para gestão de projetos e tarefas. Gostamos de chamar o Proj4me de “O Sistema De Um Clique”, pois você consegue acessar informações chaves e tomar as principais ações sobre projetos e tarefas a apenas um clique de distância.

Nosso objetivo é democratizar a alta performance em projetos, de modo que qualquer equipe possa planejar profissionalmente e ter mais controle, visibilidade e produtividade em seus projetos de forma simples e natural, mesmo sem ter qualquer experiência anterior.

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