A vida é cheia de projetos que precisam ser conduzidos. Uma reforma na casa, a realização de uma monografia, o planejamento de uma viagem dos sonhos… são todos projetos que precisam ser gerenciados, exigindo de você uma série de habilidades para conseguir completá-los com sucesso. Assim, a maioria das pessoas na verdade já estão acostumadas com a gestão de projetos, só que sem saber disso.
O problema é que, por mais que muita gente esteja acostumada a conduzir projetos no dia a dia, pensar em uma estrutura simples, mas produtiva de gestão para uma empresa é algo que vai além disso.
Assim, se você sente que os projetos na sua empresa poderiam estar mais organizados, com melhor visibilidade, tendo uma equipe motivada e produtiva, continue lendo este texto, pois o sucesso da maioria dos projetos em uma empresa pode ser decidido aplicando simplesmente algumas técnicas essenciais de gestão de projetos.
O principal objetivo da gestão de projetos é aplicar ferramentas e técnicas adequadas para que seja possível gerar a entrega esperada por cada projeto. Portanto, investir nesta área em sua empresa garante que você consiga conduzir as suas demandas dentro do cronograma, do budget e das expectativas.
Pode ser grande a tentação de menosprezar a importância da gestão de projetos. Afinal, é bem mais fácil simplesmente bater um papo com a equipe, delegar atividades e torcer pelo sucesso, certo? Bom, infelizmente isto realmente não funciona. Se não houver um plano minimamente profissional, muito provavelmente você terá prejuízos e o projeto acabará custando mais caro e demorando mais para ser concluído.
Existem diversos aspectos que precisam ser considerados para realizar uma boa gestão de projetos, porém, para este artigo introdutório, gostaria de lhe falar sobre alguns dos seus pilares principais:
Um projeto que vai ter sucesso tem sempre um objetivo muito claro. Sem a definição de objetivos concretos e eficientes, você não conseguirá motivar sua equipe, manter o foco no que importa e, sequer, conseguirá determinar se o seu projeto está concluído ou não.
O objetivo é o DNA e a bússola de todo projeto. Empresas que não definem um objetivo para cada um dos seus projetos e não compartilham ele com a respectiva equipe, desperdiçam muita energia e recursos, já que facilmente a equipe acabará realizando inúmeras tarefas que não agregam valor nenhum.
O objetivo do seu projeto deve ter as seguintes características: ser específico, mensurável, atingível, realista e restrito no tempo. Deve também ser devidamente compartilhado com os envolvidos no projeto, para que todos estejam alinhados e engajados em atingi-lo.
Delegar tarefas às pessoas certas é um dos pontos mais importantes da gestão de projetos. Pense sobre todo o trabalho a ser feito e imagine se você possui em sua equipe as competências necessárias para cumpri-lo.
Precisar de competências externas à sua equipe e só descobrir alguns dias antes da data de entrega do projeto é um problema comum e muito caro de ser resolvido. Não deixe que isso aconteça com a sua empresa, reveja agora mesmo se a sua equipe possui o conjunto de competências que realmente o seu negócio precisa.
É importante trabalhar também o lado não técnico da sua equipe, pois, sem dúvida, uma equipe motivada, focada e que tem motivos para entregar o seu melhor, irá gerar resultados de alto nível. Uma forma muito simples, mas extremamente eficiente de fazer isto é sempre reconhecer o bom trabalho feito por cada membro, para que cada um possa perceber seu crescimento individual e sentir que é parte importante na organização.
Gastar mais do que deveria em um projeto transmite uma imagem de pouco profissionalismo, além de poder comprometer a lucratividade do negócio.
Um dos papéis de uma boa gestão de projetos consiste em organizar a condução das demandas baseando-se no budget (verba) disponível, sabendo fazer uso dos recursos à disposição para gerar os resultados mais apropriados.
Atrasos não combinam com uma boa gestão de projetos. Um dos principais pontos a serem considerados ao planejar um projeto envolve entender os prazos de cada etapa e os inserir em um calendário de fácil compreensão.
Se a palavra “cronograma” te assusta, fica tranquilo, veja como pode ser muito simples organizar “quem faz o quê e quando” na sua equipe e fazer com que todos os envolvidos saibam quando cada parte do projeto acontecerá:
Agora que você já conhece as principais características e vantagens de uma boa gestão de projetos, está na hora de implementá-la em sua empresa. Não deixe que a intimidação tome conta: é totalmente possível obter grandes resultados em um curto prazo aplicando apenas um conjunto menor de técnicas, principalmente em uma pequena empresa.
Antes de mais nada, converse com a sua equipe e explique que, a partir de agora, vamos buscar desenvolver melhor os nossos projetos. Fale o quanto isto trará mais motivação e segurança à equipe, melhor organização das atividades, melhores resultados aos projetos, satisfação do cliente e, claro, mais happy hour!
A melhor forma de garantir que todos os membros do time estão na mesma página em relação a determinada ideia é compartilhar o porquê da mudança, como ela acontecerá e os resultados esperados, deixando claro o quanto todos ganharão com isto e estando sempre aberto a ouvir sugestões.
O ponto mais importante envolve transmitir a essas pessoas a ideia por trás da gestão de projetos e de que forma cada uma delas poderá contribuir para o alcance dos objetivos definidos. Assim que todos entendem as suas próprias funções a as dos outros, as chances de sucesso se multiplicam.
Por mais que a gestão de projetos sirva para organizar as suas demandas, ela não conseguirá desempenhar o seu papel se não forem definidos objetivos concretos a serem atingidos.
O que você deseja conquistar? Quais as maiores dificuldades enfrentadas atualmente em sua empresa? Quais métricas conseguem atestar o sucesso ou fracasso das iniciativas?
Essas definições ajudarão a apontar os caminhos que devem ser seguidos em cada etapa do trabalho e a otimizar o seu tempo.
Você não precisa e nem deve tentar fazer tudo sozinho. Existem diversos software que são super fáceis de manusear e lhe auxiliarão nesse trabalho mesmo que você não tenha nenhum conhecimento anterior sobre gestão de projetos, permitindo que você organize as suas demandas e, a qualquer momento, tenha rapidamente uma visão clara do andamento de todos os projetos da organização.
Alguns exemplos incluem o Proj4me, Nutcache e Teamwork. Avalie as características dessas opções e escolha aquela que melhor se encaixa às suas necessidades.
Tendo em vista todas as vantagens que uma boa gestão de projetos pode trazer à sua empresa, está na hora de considerar a implementação dela.
Aplicando as dicas acima e utilizando um bom software, é totalmente possível você conseguir organizar seus projetos, motivar a sua equipe, ter o controle das atividades e, com isso, conquistar resultados muito melhores a partir de hoje mesmo.
Lembre-se: o segredo para o sucesso em seus projetos não está em contratar um especialista, nem na burocracia ou longas documentações, mas sim na simplicidade de uma equipe unida, uma visão clara sobre o trabalho a ser feito e a aplicação de técnicas simples e práticas de gestão de projetos. Isso vale para empresas de todos os tamanhos.
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