Como Motivar a Equipe com a Mensuração de Resultados e Relatórios de produtividade

motivar a equipe
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Neste conteúdo, vamos falar sobre:

Uma equipe motivada fará toda a diferença dentro de uma empresa. Dessa forma, deve ser um dos pontos importantes de qualquer gestão focar em motivar seus colaboradores. No artigo de hoje vamos aprender como motivar a equipe utilizando da mensuração de resultados.

De uma maneira mais ampla, vamos ensinar como aumentar a motivação de uma equipe e dos colaboradores, através do uso de relatórios de produtividade.  Além disso, vamos explicar como devem ser feitos esses relatórios, o que não pode faltar e como isso poderá ajudar na motivação dos colaboradores.

Traremos também uma excelente dica de software para a sua empresa produzir relatórios de produtividade de maneira precisa e segura.

Apostar em motivação será um diferencial gigante dentro de qualquer empresa, pois irá mostrar para o colaborador a importância dele dentro da organização, além de recompensá-lo pelo seu bom trabalho.

Além da motivação, com relatórios será possível identificar problemas no quadro de colaboradores e entender o momento certo de trocar alguém de setor ou de desligá-lo da empresa (caso necessário).

A empresa será o reflexo dos seus colaboradores, estar com uma equipe de qualidade fará toda a diferença para alcançar o sucesso. Além de tudo isso, os relatórios trarão dados importantes sobre a empresa. Vamos dedicar um espaço no texto para falar mais sobre isso também.

Por que elaborar um relatório de produtividade?

Antes de mais nada, vamos entender o porquê de elaborar um relatório de produtividade. A resposta é bastante simples, ter informações a respeito da produtividade da empresa e da equipe, será essencial para entender e
melhorar o seu funcionamento.

Infelizmente, muitas empresas acabam pecando nesse sentido, o que será péssimo para o bom funcionamento, sem dados precisos, todo o processo poderá ser feito de maneira errada, prejudicando o lucro e as melhorias que poderiam ser implementadas. Trabalhar sem dados é trabalhar no escuro, onde nada é claro e o caminho é tortuoso.

Todos os controles de processos devem se basear em dados. Poder medir e mensurar esses dados será o início de um caminho para melhorar a gestão de equipe e da empresa como um todo. Com isso claro, fica evidente a função dos relatórios de produtividade.

Com os relatórios será possível entender o desempenho da empresa e de cada colaborador individualmente. Para que isso ocorra da melhor forma, será necessário que esses relatórios tenham dados fundamentais e apropriados.

Trabalhando para identificar o que está ocorrendo da maneira desejada, pontos cruciais que precisam ser melhorados, visando sempre a diminuição de prejuízos e uma maior fluidez nas tarefas.

Aqui já fica claro um dos pontos cruciais que irão motivar a equipe: a fluidez nas tarefas. Quando o colaborador está inserido em um ambiente saudável e funcional, o seu trabalho ficará mais prazeroso e recompensador. Mais a frente vamos trazer uma lista de benefícios que esses relatórios trarão para os colaboradores.

Quais dados são essenciais em um relatório de produtividade e como eles são úteis para os colaboradores?

Agora que ficou clara a importância de um relatório de produtividade, vamos entender que dados não poderão
faltar em um relatório otimizado (tanto para avaliação da empresa, quanto para avaliação do colaborador):

Indicadores de financeiros

Podemos dividir em dois esses indicadores, o faturamento das vendas e os custos. Esses dados serão essenciais para acompanhar as metas e o lucro (ou prejuízo), trazendo dados reais que servirão para a empresa agir em prol de melhores rendimentos.

Indicadores de produtividade

Aqui é onde ficam os dados sobre a produção, podemos destacar dois pontos essenciais: a produção e o tempo.
Na produção será possível entender o desempenho de cada colaborador, além de gerar relatórios das horas trabalhadas, trazendo uma relação entre o período trabalhado e a produção.

Para ajudar a identificar se o colaborador está de acordo com o esperado, acima do esperado ou abaixo.

Essa informação será muito importante porque ela será um “raio-x” completo do colaborador, com esses parâmetros a empresa terá base para interpretar os números de cada pessoa.

É claro, que nem tudo é sobre números, esses relatórios serão excelentes parâmetros, mas também será necessário um gestor que saiba os interpretar da melhor forma.

Trabalho em equipe

No tempo, como o próprio nome sugere, será feito um relatório para acompanhar o tempo gasto dentro das etapas de uma empresa, por exemplo: esses dados trarão de maneira completa o tempo de recebimento de um produto e também o tempo de entrega.

Com esses dados a empresa poderá melhorar as suas rotinas de uma forma a otimizar o uso do tempo, pelas equipes e colaboradores. Como sabemos que tempo é dinheiro, saber usá-lo da melhor forma é excelente para maximização dos lucros.

Além disso, esses dados ajudarão os colaboradores e utilizar melhor o seu tempo, garantindo um trabalho melhor executado e com melhor aproveitamento.

Indicadores de qualidade

Para esse indicador também trazemos dois pontos importantes de se mapear, a taxa de defeito e a taxa de
entregas no prazo. Ambos os indicadores são excelentes para entender e melhorar a qualidade dos produtos e/ou serviços. Na taxa de defeito aparece a porcentagem de defeitos e/ou dos reajustes feitos.

Na taxa de entregas aparece a porcentagem de entregas feitas dentro de um período estabelecido.

Também será possível verificar se as tarefas estão dentro do prazo estabelecido. Esse ponto impacta no controle, ter um produto ou serviço de qualidade será excelente para a sua empresa, com isso ela poderá crescer a partir de uma base forte. Ter qualidade é uma das formas de vencer a concorrência.

Quando o colaborador está inserido em uma empresa que tem grande preocupação com a qualidade, ele por tabela terá essa preocupação e terá todo o respaldo de trabalhar com um produto bem visto.

Assim, a equipe de marketing poderá ser verdadeira sobre a qualidade, a produção terá excelentes ferramentas e matérias-primas para desenvolver os produtos (ou conhecimento técnico para os serviços) e a equipe de vendas terá uma produto excelente, facilitando as vendas e gerando maiores lucros e comissões.

Como um relatório de produtividade impacta na motivação?

Para fazer jus ao título do texto, vamos entender de que forma a mensuração de resultados irá motivar a equipe. Juntamente com isso, vamos entender os impactos positivos que os relatórios geram para toda a empresa.

Aprimoração nos processos

Para a empresa: tendo dados completos sobre todos os processos a empresa terá informações valiosas que farão localizar pontos negativos e positivos. Dessa forma será possível melhorar cada vez mais tornando a empresa mais
precisa no âmbito dos processos.

Para o colaborador: aprimorar os processos será excelente para os colaboradores, eles terão um foco maior, e os gestores poderão colocá-los dentro do processo mais indicado, garantindo harmonia e um ambiente saudável para toda a equipe.

Com tudo funcionando, o colaborador irá precisar se preocupar apenas com o seu serviço, para que tudo ocorra bem. Com todos os processos no máximo, toda a empresa irá poder trabalhar de uma forma mais eficaz e eficiente.

Estabelece metas coerentes

Para a empresa: é muito comum colaboradores reclamarem das metas estipuladas pela empresa, isso pode se tornar algo que irá desmotivar o colaborador.

Dessa forma, os relatórios ajudarão a empresa a entender o seu funcionamento e estipular metas reais e coerentes (a empresa terá dados de meses anteriores, e poderá entender de que forma funciona e de que forma o colaborador poderá trabalhar dentro de uma meta).

Para o colaborador: uma meta coerente será uma motivação a mais e trará tranquilidade extra para o colaborador poder desenvolver o seu trabalho. O excesso de trabalho é algo que deve ser controlado, pois dessa forma irá
diminuir as chances de erros, o colaborador poderá ficar focado e trabalhar da melhor forma.

Usar de metas irreais irá criar um ambiente de descontentamento, ainda mais se o colaborador em questão trabalhar com vendas e as metas estiverem ligadas a comissões.

Comissões e premiações são excelentes motivadores dentro de uma empresa, dessa forma ter dados precisos sobre esses bônus resultará em ganhos para a empresa e colaborador. Porque a empresa saberá o que esperar, sendo justa com o colaborador e premiando aqueles que trabalharem acima do esperado.

Motivando da maneira certa e garantindo ao colaborador uma recompensa por todo o seu esforço, porque nada é mais desmotivador para um colaborador, do que não ser reconhecido.

Importante: a empresa e o colaborador poderão ter a certeza de desenvolver tudo no tempo certo (pois as metas de tarefas, terão o respaldo de relatórios), de uma forma organizada e precisa. Com os relatórios o colaborador poderá comprovar através de feedbacks que está desempenhando o seu trabalho da melhor forma, aumentado e muito a sua motivação.

Uma visão ampla sobre a empresa

Visualizar de forma panorâmica a empresa será um dos grandes trunfos para a gestão e administração. Os relatórios trarão essa visão de uma maneira real, onde muitas vezes uma visão micro e mais fechada pode esconder a realidade de uma empresa.

Ao líder/gestor essa nova perspectiva será um norte para estabelecer uma empresa com mais harmonia e buscando o desenvolvimento tanto da empresa quanto do colaborador. Dessa forma a empresa, saberá em primeira mão a hora certa e onde investir para ter mais sucesso, sendo uma administração pautada pela realidade e em resultados sólidos e comprovados (não há lugar para achismos dentro de uma empresa!).

Aumento do desempenho da empresa e do colaborador

O ponto crucial dos relatórios é o aumento do desempenho, sempre que a empresa investe em algo é visando o aumento do desempenho tanto da empresa quanto do colaborador.

Com os relatórios a lógica é a mesma, a empresa terá dados para se pautar e o mais importante, terá um respaldo na hora de cobrar, premiar e na hora de interpretar os seus lucros e gastos. O aumento do desempenho virá através do bom uso de informações relevantes.

Para a motivação do colaborador de uma maneira geral:

Creio que tenha ficado claro a importância de mensurar os resultados quando o assunto é motivar a equipe, mas caso ainda restem dúvidas, vamos discorrer um pouco mais.

Vamos pensar como um colaborador, por um momento. O que busca um colaborador e o que o motiva?

  1. Um ambiente saudável para trabalhar.
  2. Um salário justo pelo seu desempenho.
  3. Desenvolver e ganhar experiência.
  4. Trabalhar com metas coerentes.
  5. Ser recompensado pelo seu esforço.

Listamos esses cinco pontos, pois são os mais comuns, agora vamos entender de que forma os relatórios garantirão isso para eles:

  1. Os relatórios garantem ao gestor estruturar todo ambiente da melhor forma, colocando cada colaborador onde ele funcione melhor.
  2. Os relatórios são excelentes para interpretar o trabalho de cada colaborador, dessa forma ficará mais fácil dar aumento (ou justificar, caso o colaborador esteja abaixo do esperado) e pagar horas extras para os colaboradores. Vale ressaltar que produtividade é diferente de eficiência, nem sempre um colaborador que produz muito, estará produzindo com eficiência, é necessário que a empresa tenha parâmetros para poder diferenciar e avaliar da forma mais justa possível (os relatórios ajudarão com isso também).
  3.  De forma indireta ou direta os relatórios ajudam o colaborador a desenvolver melhor seu trabalho e ganhar pontos de experiência. Com os dados corretos a empresa irá garantir ao colaborador que ele trabalhe da melhor forma em seu cargo.
  4. Como já vimos, os relatórios ajudam a empresa a traçar metas reais para os colaboradores. Com isso as chances de melhores salários, trabalho coerente e premiações/comissões ficarão mais acessíveis aos
    colaboradores.
  5. Recompensa é o gatilho primário para os seres humanos, dessa forma os relatórios poderão criar esse ambiente, recompensado financeiramente e também profissionalmente os seus bons colaboradores.

Benefícios de um software para mensurar os resultados

Depois de entendermos toda a importância desses relatórios e mensurações traremos uma dica essencial para qualquer empresa (pequena ou grande) que busca relatórios de produtividade e poder pôr em prática tudo o que foi teorizado hoje.

Uma das formas mais rápidas e precisas de conseguir esses relatórios é através de um software. Apresentaremos a ferramenta desenvolvida pelo Proj4me, que é uma ferramenta para gerenciar como um especialista. Com
ele, você terá acesso a relatórios de produtividade completos (poderá fazer tudo que foi explicado hoje).

Além disso, com o Proj4me você poderá dar vida a projetos e tarefas, analisar gráficos com uma visão geral sobre os projetos, criar apresentações e muito mais! O Proj4me oferece segurança para os seus dados, armazenando tudo na nuvem da Amazon.

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