Gerenciamento da Qualidade em Projetos: tudo que você precisa saber

Gestão da Qualidade em Projetos
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Neste conteúdo, vamos falar sobre:

Quando um projeto é concluído e entregue, ele passa por uma análise e avaliação minuciosa pelo cliente, seja ele um produto ou uma prestação de serviço, e acredite, ninguém será mais crítico com o seu trabalho do que a pessoa que pagou por ele. Dessa forma, o cliente vai analisar todos os aspectos do projeto e decidir se o resultado foi positivo e se atendeu às expectativas.

Para que se atinja sempre resultados satisfatórios e garantir uma boa resposta dos clientes, é necessário que haja um gerenciamento de qualidade dos seus projetos, isso vai ajudá-lo a mensurar a qualidade do seu trabalho.

Para ajudar você a entender como essa gestão funciona, preparamos um artigo bem completo explicando tudo! Continue a leitura!

O que é qualidade?

Para entender como é feito o gerenciamento de qualidade em projetos, é necessário compreender o conceito de qualidade. Nesse contexto, a qualidade é quando um projeto atende a todos os requisitos determinados em seu início.

Ou seja, são estabelecidos todas as características que o resultado desse projeto deve atingir em sua conclusão, todas as capacidades que o produto resultante desse projeto deve atender.

Para ajudá-lo a medir esses requisitos, é possível utilizar a técnica SMART desta maneira:

  • Específico (S): os requisitos devem possuir informações claras sem que exista dupla interpretação.
  • Mensurável (M): é necessário que seja possível mensurar os requisitos, de forma a avaliar seu progresso e analisar se, dentro dos critérios estabelecidos, as metas foram atingidas.
  • Atingível (A): os requisitos precisam ser realistas e possíveis de alcançar. De nada adianta estabelecer objetivos surreais se será impossível atingi-los.
  • Relevante (R): é importante entender a relevância desse requisito dentro do contexto do projeto.
  • Temporal (T): é necessário estabelecer um prazo para que esse requisito seja atendido.

Sendo assim, cada um dos requisitos estabelecidos precisa ser analisado de acordo com essas cinco categorias do método acima, para que se atinja um nível de qualidade alto no projeto.

Quando um dos itens não é atingido, é necessário realizar uma nova análise e revisão do projeto, pois isso pode acarretar em um resultado negativo e problemas com a execução do projeto.

Quanto menos defeitos, aspectos negativos e requisitos não atingidos, maior será a qualidade do resultado do projeto. É preciso que, em cada característica, funcionalidade ou parâmetros, seja atingido um nível alto de qualidade, independente da quantidade de funções e aspectos do produto ou serviço.

O que é PMBOK

Gerenciamento de qualidade

Agora que entendemos o conceito de qualidade, vamos entender o papel do gerenciamento de qualidade dentro de um projeto. O gerenciamento, nada mais é, do que um conjunto de processos e análises realizados para que seja feito o controle de todos os requisitos de qualidade do projeto.

Ou seja, ele serve para que o produto ou serviço a ser entregue atenda a todos os requisitos estabelecidos e garanta que as expectativas do cliente sejam atendidas com excelência.

Realizar um bom gerenciamento de qualidade de um projeto garantirá que os projetos futuros também sejam realizados da melhor maneira possível, além de contribuir para uma otimização de todas as etapas do gerenciamento. Existem dois conceitos relacionados ao gerenciamento de qualidade:

  • Qualidade dos processos do gerenciamento;
  • Qualidade do produto ou serviço.

A qualidade geral do projeto não é avaliada somente no que diz respeito aos requisitos do produto.

A expectativa do cliente é quanto ao projeto em sua totalidade, ou seja, o produto ou serviço pode ter atendido a todos os requisitos, apresentar qualidade excepcional e possuir as melhores características. Mas se, por exemplo, houver atraso na entrega, o resultado de todo o projeto não será totalmente perfeito, uma vez que o grau de satisfação do cliente será inferior ao esperado.

Por esse motivo, é muito importante que as etapas de um gerenciamento de qualidade englobem todos os aspectos do projeto, desde o planejamento até mesmo a logística e a execução do mesmo. Qualquer falha em alguma dessas etapas é considerado um desvio de qualidade, e necessita de análise para que a gestão seja feita de uma forma mais efetiva.

O gerenciamento de qualidade não existe para corrigir falhas, e sim para evitar que essas falhas aconteçam. Isso faz o custo geral do projeto ser controlado, uma vez que será necessária uma verba muito menor para prevenir do que para corrigir uma falha e agir de forma emergencial.

Como realizar um gerenciamento de qualidade

Para ajudá-lo a realizar um gerenciamento de qualidade em seus projetos, preparamos um guia em três etapas simples, confira a seguir:

1 – Planejamento

O primeiro passo é determinar como o gerenciamento da qualidade será feito e analisado no decorrer do projeto. É preciso estabelecer os objetivos pretendidos no que diz respeito à qualidade e também quanto aos erros e falhas que podem acontecer durante a execução.

Isso ajudará a determinar o orçamento e os custos gerais do projeto, a fim de prevenir gastos excepcionais.

Só será possível analisar o andamento do projeto se os aspectos e padrões forem estabelecidos no planejamento. Dessa forma, será mias fácil determinar se todos os critérios estão sendo atingidos e, caso contrário, realizar mudanças e adaptações no projeto e atingir a qualidade esperada.

São padrões a serem seguidos na execução e na conclusão do serviço ou produto oferecido.

O plano do gerenciamento de qualidade vai especificar todas as etapas necessárias para que as metas sejam atingidas, e esse plano pode ser classificado com formal, específico ou genérico. Dentro desse planejamento, algumas etapas básicas serão descritas, como as seguintes:

  • Padrões e requisitos de qualidade que deverão ser atingidos pelo projeto;
  • Objetivo geral da qualidade, e resultados a serem obtidos;
  • Funções e responsabilidades da qualidade;
  • Como deve ser feita a entrega do projeto, prazos e aspectos que devem passar por uma revisão de qualidade;
  • Determinação de etapas de controle de qualidade e respectivo gerenciamento;
  • Quais as ferramentas e métodos que serão utilizadas para a análise e controle de qualidade de todos os aspectos do projeto;
  • Qualquer atividade que também seja relevante para a execução e controle de qualidade do projeto.

No que diz respeito às ferramentas utilizadas no planejamento de qualidade do projeto, podemos citar:

  • Opinião técnica e de especialistas;
  • Benchmarking;
  • Brainstorming;
  • Entrevistas;
  • Cálculo e análise do custo-benefício do projeto;
  • Custo da qualidade e de seu gerenciamento;
  • O que mais for pertinente para o seu projeto.

2 – Gerenciamento da qualidade

Essa etapa diz respeito à execução efetiva da qualidade no decorrer do projeto. Todas as especificações determinadas na fase de planejamento da qualidade do projeto serão transformadas em atividades práticas.

Esse é o momento de iniciar o controle de qualidade efetivo das etapas e mensurar os resultados conforme as atividades sejam realizadas, na forma de relatórios de qualidade. Assim como na fase de planejamento, algumas ferramentas também são necessárias, como:

  • Coleta de dados e confecção de relatórios específicos;
  • Fluxograma das etapas realizadas;
  • Auditoria dos resultados obtidos, etc.

3 – Controle de qualidade

Nesse momento será feita a verificação de qualidade de todos os requisitos estabelecidos na fase de planejamento do projeto. No decorrer de cada etapa, já foram analisados alguns requisitos, mas nesse momento será feita a análise final do resultado do projeto no que tange aos objetivos estabelecidos ainda na fase de planejamento.

Deve ser revisado, tantos os aspectos técnicos e específicos do projeto relacionados ao produto e serviço, quanto os aspectos gerenciais e logísticos do projeto, como a entrega do produto ou a execução do serviço.

Vale lembrar que, dependo do projeto ou do setor específico, os aspectos e os níveis de qualidade exigidos podem ser maiores ou menores, tudo vai depender do grau de complexidade e relevância do serviço a ser executado ou do produto a ser entregue.

Dicas para realizar um gerenciamento de qualidade no seu projeto

É claro que não há uma regra específica para o gerenciamento de qualidade do seu projeto, até mesmo as etapas descritas anteriormente não são fixas, elas podem ser moldadas de acordo com o setor, o projeto ou à sua realidade. Utilize as ferramentas que tiver, da forma que puder.

Até mesmo as especificidades de cada projeto devem ser levadas em conta, como normas e padrões técnicos e legais a serem seguidos. As revisões podem acontecer no decorrer das etapas também.

Algumas outras dicas podem auxiliá-lo nesse gerenciamento:

  • Conheça o cliente e as expectativas que ele possui quanto ao projeto, pois obter a satisfação dele é basicamente o objetivo.
  • Utilize os bons resultados e boas práticas de projetos anteriores para otimizar o seu projeto atual. Faça o mesmo com os exemplos ruins. Tudo é aprendizado.
  • É responsabilidade tanto da equipe executora do projeto, quanto dos gestores, a adequação às normas e parâmetros legais referentes ao projeto. Além disso, devem ser fornecidos todos os recursos para que esses padrões sejam atingidos.
  • Além da análise final de qualidade feita pela equipe, é importante que um ponto de vista externo seja obtido, por meio de auditorias, por exemplo.
  • É imprescindível que todas as pessoas relacionadas ao projeto conheçam o plano de qualidade, pois dessa forma é mais fácil que todos os parâmetros sejam atingidos na conclusão do respectivo projeto.

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