O que é e como fazer o Gerenciamento da Rotina de Trabalho

Gerenciamento da rotina de trabalho
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Neste conteúdo, vamos falar sobre:

Manter-se organizado em seu dia a dia no trabalho nem sempre é tarefa fácil. São mil e uma atividades e compromissos que precisam ser entregues o quanto antes. Para tornar essa rotina mais simples e organizada, confira neste post como fazer um bom gerenciamento da rotina de trabalho!

Quantas vezes você já se sentiu perdido em meio a tantas tarefas no seu dia? Às vezes, são tantos afazeres, que pedimos que o dia tenha mais do que 24 horas. Como sabemos que isso é impossível, a melhor maneira para cumprir tudo o que precisa ser feito é gerenciando sua rotina.

O gerenciamento da rotina é válido tanto para os seus afazeres pessoais como profissionais, mas neste post, vamos focar na organização da sua rotina de trabalho. Ajustando-a, consequentemente, a sua rotina pessoal também pode ser otimizada, já que sobrará mais tempo para o lazer, prática de exercícios e para a família.

Quando falamos no gerenciamento da rotina de trabalho, relacionamos imediatamente à produtividade. Isso porque quanto mais organizada suas tarefas forem e melhor usar o tempo para executá-las, obviamente sua produtividade será ainda mais positiva.

Porém, é fato que alguns fatores podem influenciar diretamente em nossa produtividade e na organização de nossos compromissos no trabalho. É o caso da:

Comunicação falha

A falta de instruções e direcionamentos, advindos do ruído na comunicação entre colaborador e gestor, acaba por influenciar diretamente na organização das tarefas. Dessa forma, o profissional não sabe quais são de fato urgentes e quais podem ser feitas posteriormente, gerando retrabalho e problemas para a empresa.

Sobrecarga de tarefas e/ou funções

Sabemos que a rotina das empresas e de suas equipes está cada vez mais atribulada. Um profissional que antes exercia uma ou duas tarefas em uma empresa, agora acumula afazeres que devem ser entregues “para ontem”.

Apesar de ser uma realidade em muitas corporações, o acúmulo de tarefas solicitadas com o mesmo deadline, obviamente acaba sendo um empecilho para a organização do funcionário, que tenta ao máximo fazer tudo ao mesmo tempo. A pressa é inimiga da perfeição, logo a produtividade cai consideravelmente.

Falta de suporte tecnológico

Em muitos casos, as equipes têm uma série de atividades previstas, porém, não dispõem das ferramentas adequadas para executá-las no tempo solicitado e do modo solicitado, levando assim ao desperdício de tempo e ao retrabalho. É até comum ver funcionários utilizando seus próprios aparelhos para auxiliá-los no gerenciamento de suas rotinas.

Independentemente se o escritório é presencial ou remoto, a falta de suporte tecnológico apropriado pode prejudicar a produção. É papel da empresa oferecer esse suporte tecnológico para seus colaboradores. Afinal, a pandemia vai passar, mas o Trabalho Remoto veio pra ficar.

Excesso de conectividade

Por outro lado, o excesso de tecnologias e dispositivos na mão dos colaboradores também pode ser prejudicial para a organização de suas rotinas, afinal, tudo que é demasiado não é bom.

Por estarem constantemente conectadas, muitas empresas se veem no direito de cobrar incessantemente, mesmo após o encerramento do expediente dos colaboradores.

O grande problema nesse sentido é saber separar a vida pessoal da profissional, já que os limites se tornam cada vez mais difusos.

Ambiente perturbado

A falta de concentração é um dos entraves mais sérios do gerenciamento da rotina no trabalho. Atualmente, muitas empresas contam com modelos de escritório abertos, sem baias e divisórias entre os colaboradores.

Por um lado isso é positivo, pois estreita relacionamentos e integra a equipe. Por outro, pode gerar ainda mais ruídos e acabar desconcentrando o funcionário.

Os benefícios de um bom gerenciamento de rotina

Antes de te dar algumas dicas de como gerenciar a sua rotina, separamos alguns dos principais benefícios de um bom gerenciamento da rotina de trabalho. Entre eles, podemos citar:

Conhecer e entender suas demandas

Ao organizar a sua rotina de trabalho, é possível visualizar com mais clareza quais são as suas demandas, quando elas precisam ser entregues, o que precisa ser feito e quais são prioridade. Isso vai lhe ajudar a cumprir melhor com suas obrigações profissionais e, consequentemente, alcançar um melhor feedback no trabalho.

Processos padronizados

Você pode organizar sua rotina como achar melhor, porém, padronizar os processos das suas atividades é essencial. Busque sempre manter padrões a serem seguidos, a fim de reduzir o tempo gasto e evitar erros. Com uma organização mais eficiente, os processos acabam sendo mais padronizados automaticamente.

Aumento da produtividade

Com a organização em suas mãos e a padronização dos processos, a produtividade aumenta consideravelmente, já que a rotina fica muito mais dinâmica e fácil. Você trabalha com mais agilidade e, principalmente, com mais qualidade, já que sabe exatamente o que precisa ser feito e quando.

Evita o retrabalho

Ao aumentar o nível de produtividade por conta dos processos padronizados, as chances de erros e divergências ocorrerem é muito menor. Logo, evita-se retrabalho e o desperdício de tempo em atividades refeitas.

Maior assertividade para atingir metas

Muitos gestores trabalham com o atingimento de metas mensais, outros não, mas você pode elencar as suas próprias metas para um determinado período. Com uma boa gestão da rotina, as metas são atingidas mais rapidamente e melhor.

Melhores resultados na carreira

Independentemente se você é um gestor, um colaborador ou até mesmo o dono da empresa, ter a sua rotina bem organizada ajuda você a alcançar cada vez mais resultados positivos em sua carreira. O reconhecimento de outras pessoas cresce e você também!

Como colocar em prática o gerenciamento da rotina?

São diversas as maneiras de organizar a sua rotina e conseguir gerenciá-la corretamente. Tudo vai depender das suas necessidades e do que for melhor para o seu entendimento. Porém, o ciclo PDCA é um dos métodos mais usados pelos profissionais e empresas.

Também conhecido como o círculo/ciclo/roda de Deming, ciclo de Shewhart, círculo/ciclo de controle, trata-se de um método interativo de gestão baseado em quatro passos, que pode ser utilizado para o controle e melhoria contínua de processos (como a organização da rotina) e produtos.

Essa é uma das ferramentas da metodologia Lean Manufacturing, que tem como princípio eliminar desperdícios e reduzir o tempo de trabalho (Lead time), ou seja, o tempo entre o início de uma atividade e a sua entrega.

As quatro etapas são: planejar, executar, checar e agir. Vamos conhecer um pouco mais sobre elas e explicar como você pode aplicá-las em sua gestão de rotina:

Etapa – planejar

O planejamento é uma das etapas mais importantes de qualquer processo de gestão, uma vez que garante uma execução mais precisa e com menos necessidade de retrabalho. Portanto, esta etapa é focada na definição dos objetivos, metas e caminhos que devem ser percorridos para gerenciar a sua rotina.

Esse planejamento pode ser aplicado para o período que achar necessário, como para o dia seguinte, para a semana, mês e até para o ano. O que importa é planejar!

Para isso, você vai precisar:

  • Conhecer a sua demanda diária, semanal ou mensal e comparar com a sua capacidade produtiva;
  • Criar metas tangíveis;
  • Mapear os processos e padronizá-los ao máximo.

Etapa – Executar

Ao dar uma atenção especial para a etapa anterior de planejamento, todo o restante será muito mais fácil. Ou seja, essa etapa se torna mais dinâmica. Aqui, você vai colocar a mão na massa e aplicar as medidas elencadas na etapa anterior.

Algumas ações importantes para essa etapa são:

  • Cumprir com toda a sua organização planejada;
  • Saber separar afazeres pessoais dos profissionais;
  • Comunicar os colegas de trabalho ligados a você em relação aos procedimentos padronizados e treiná-los;
  • Informar sobre metas e objetivos.

Etapa – Checar

Nesse momento, é a hora de sentar e analisar se o planejamento e execução estão sendo executados como o esperado. Novamente, é importante salientar que se o planejamento foi bem elaborado, existirão poucas divergências e ajustes entre ele e a etapa de execução. Para essa etapa, é preciso:

  • Monitorar o progresso;
  • Utilizar indicadores gerenciais;
  • Realizar reuniões periódicas para ajustes.

Etapa Agir

Essa é a última etapa do ciclo, em que realizamos as correções e melhorias necessárias que identificamos ao longo do processo, sempre priorizando ao máximo uma organização eficiente.

Um bom gerenciamento da rotina de trabalho preza pela melhoria contínua. Para isso, é preciso:

  • Se for detectada qualquer divergência, é preciso corrigi-la de imediato;
  • Adaptar as novas diretrizes ao dia a dia.

As etapas Checar e Agir devem ser realizadas constantemente, a fim de sempre garantir uma melhoria contínua, sem permitir que haja uma acomodação em sua organização. Já as demais podem ser feitas sempre que um novo projeto for iniciado ou uma nova semana começar, por exemplo.

Você também pode aprender a fazer um plano de ação em 9 etapas simples em nosso site.

É importante salientar que, se você trabalha em uma equipe, os outros membros também precisam seguir o mesmo planejamento acordado, afinal, você também vai depender deles para dar andamento em suas tarefas.

Por isso, as reuniões são tão importantes no ambiente corporativo, a fim de alinhar esse planejamento e manter um bom gerenciamento de rotina no ambiente de trabalho. Reunião de Trabalho: saiba como organizar e tornar o momento mais produtivo.

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