Entenda tudo sobre a Metodologia Lean e como aplicá-la

Metodologia Lean

O mercado atual vem passando por constantes transformações – as informações disponíveis para todos, a concorrência nunca esteve tão grande e a necessidade de acompanhar as inovações tecnológicas também são enormes. Nesse cenário, encontrar um método de gerenciamento que evite desperdícios e que aumente a qualidade dos produtos/serviços prestados é a diferença entre o fracasso e o sucesso. A Metodologia Lean, aplicada na Gestão de Projetos, cumpre essa função.

Sua aplicação dentro das empresas acaba por influenciar a cultura empresarial, fazendo com que os funcionários sejam mais valorizados, diminuindo o desperdício de tempo e recursos, atingindo os objetivos com agilidade. Isso tudo sem perder a qualidade.

Isso porque, a Metodologia Lean distribui o projeto em atividades menores. Sendo assim, favorecendo o processo de entrega, facilitando o gerenciamento das atividades, aumentando a motivação dos funcionários envolvidos e deixando o cliente mais satisfeito com os resultados alcançados.

O mundo dos negócios está em uma busca constante para otimizar seus processos. É nesse cenário que a Metodologia Lean vem ganhando espaço em diversos setores. Essa forma de gerenciamento de produção foi pensada para ser aplicada no “chão da fábrica”, entretanto, vem se mostrando uma ótima opção para o Gerenciamento de Projetos.

O objetivo da Metodologia Lean é evitar o desperdício, ou seja, utilizar apenas o necessário para realizar determinada atividade. Sendo assim, ela afeta os insumos, o tempo gasto e os níveis de produção. Mas, antes de entender como aplicar esse método na Gestão de Projetos é preciso compreender o que é e como funciona a Metodologia Lean.

Metodologia Lean

infografico Metodologia Lean

Essa metodologia faz parte do TPS (Toyota Production System) — método usado pela montadora para aumentar a produtividade das suas fábricas — criado nos anos 60 pelo vice-presidente da companhia Taiichi Ohno.

O termo “lean” pode ser entendido como “enxuto”. Isso quer dizer, que a Metodologia Lean é um método que determina o uso de apenas o necessário para a realização de atividades, processos e/ou trabalhos.

Ou seja, essa metodologia prega o fim dos desperdícios, sejam eles de recursos ou de tempo. Para que ela seja aplicada de forma satisfatória é necessário que algumas ações sejam aplicadas ao gerenciamento de processos. São elas:

  • Identificar e solucionar aqueles problemas que, constantemente, travam a execução dos projetos;
  • Melhorar a comunicação entre os envolvidos, garantido que todos compreendam o fluxo de trabalho e quais são suas responsabilidades dentro dele;
  • Priorizar as demandas mais importantes e entregá-las primeiro;
  • Oferecer os meios necessários para que a equipe tenha condições de realizar suas atividades.

Como a Metodologia Lean prega o fim do desperdício é comum que ela seja aplicada junto com a Metodologia Ágil, que busca entregar as necessidades do cliente de uma forma mais rápida e eficiente.

Princípios da Metodologia Lean para gestão de projetos

A partir dos anos 90, a Metodologia Lean começou a ser aplicada na gestão de diferentes setores da empresa. Com isso, as premissas de evitar desperdícios, administrar melhor os recursos e aumentar a produtividade passou a influenciar vários dos processos dentro de uma empresa.

De acordo com essa metodologia, apenas uma pequena parte do tempo e do esforço aplicado em determinado processo vão agregar qualquer tipo de valor para o cliente. Sendo assim, é necessário definir qual o preço final pago por determinado produto ou serviço. A partir daí eliminar todas as etapas desnecessárias.

Dessa forma, para alcançar esses objetivos é preciso que a aplicação desses cinco princípios seja feita de forma cíclica. Com isso, as necessidades do cliente são colocadas em primeiro plano. Esses princípios são:

  • Identificar valores:

Aqui usa-se a perspectiva do cliente para responder as seguintes perguntas: essa atividade precisa ser realizada? Ela é necessária para o sucesso desse projeto? Vai agregar algum valor ao cliente.

  • Mapear fluxos de valores:

Checar se os envolvidos têm as ferramentas necessárias para realizar o projeto sem interrupções. Sempre evitando o desperdício e o surgimento de gargalos.

  • Criar fluxos de valor:

A ideia aqui é dividir o projeto em uma série de atividades menores, já que são mais fáceis de ser gerenciadas. É importante avaliar o desempenho de cada um e identificar os pontos fortes dos envolvidos.

  • Atender as demandas:

Faça aquilo que o cliente precisa. Não tome decisões sem a autorização do cliente. Envolva-o no processo. As decisões podem demorar para serem tomadas, mas as resoluções serão mais rápidas

  • Buscar a perfeição:

Montar uma equipe que tenha a capacidade de aprender com os trabalhos anteriores e trazer esse aprendizado para o presente. Buscar sempre melhorar mais e estabelecer um canal de comunicação claro com todos os envolvidos.

Leia também: Metodologia DISC: a ferramenta que vai mudar sua gestão para melhor

Entender o cliente

A Metodologia Lean é baseada em entregar aquilo o que o cliente deseja de forma rápida e assertiva. Mas, para isso, primeiro é preciso entender o que o cliente espera da Gestão de Projetos.

Para compreender o cliente, sem precisar analisar o relatório do plano de negócios, existe uma ferramenta eficiente, o Canvas. Ele transforma informações complexas em dados visuais de simples compreensão.

O Modelo Canvas é um esquema visual, que tem como objetivo apresentar todos os elementos de um negócio de uma maneira clara e acessível a todos os envolvidos. Esse modelo é dividido em nove blocos diferentes. Sendo que cada um deles aborda uma determinada característica da empresa. Esses blocos são:

  1. Parcerias principais: lista dos fornecedores e parceiros mais importantes, acompanhada de uma relação das atividades que são/podem ser realizadas em conjunto;
  2. Atividade-chave: quais as atividades mais importantes para o sucesso da empresa;
  3. Recursos: quais são os insumos necessários;
  4. Estrutura de custos: quais são os custos mais relevantes para a empresa;
  5. Proposta de valor: quais problemas são/serão resolvidos pelos produtos ou serviços da empresa;
  6. Relacionamento com os clientes: como esse relacionamento funciona e como ele influencia o modelo de negócio da empresa;
  7. Canais de comercialização: através de quais meios a empresa vende seus produtos/serviços;
  8. Seguimento de clientes: quem são os clientes da empresa;
  9. Fluxo de receita: quanto os clientes gostariam de gastar e a forma como eles preferem realizar o pagamento.

Aplicando a Metodologia Lean

Aplicar a Metodologia Lean a Gestão de Projetos não é algo simples. Isso porque, ao contrário dos métodos tradicionais que gastam pouco tempo planejando, o modelo japonês é focado em uma preparação extensa e profunda. Dessa forma, evitando o retrabalho e alterações de última hora na fase de execução.

O gerente do projeto deve estar em constante comunicação com os stakeholders envolvidos. Com isso, é possível alinhar as necessidades e expectativas do cliente com as capacidades da equipe de projetos. Sendo assim, o gerente não promete resultados além das habilidades do seu time e nem subestima a sua equipe.

Além disso, a Metodologia Lean tem como característica separar os projetos em partes menores. Dessa forma, o gerenciamento das atividades fica mais simples e os funcionários são motivados, já que estão concluindo etapas e conseguem visualizar a evolução do projeto.

O gerente de um projeto que utiliza a metodologia Lean deve estar focado em gerenciar os integrantes da sua equipe. O objetivo é fazer com que os colaboradores conheçam os conceitos desse novo método e “comprem a sua ideia”.

Com isso, cria-se um ambiente agradável de trabalho que demonstra aos envolvidos sua importância dentro do projeto à medida que as diversas etapas vão sendo concluídas. Isso acaba fazendo com que os colaboradores fiquem unidos e comprometidos com a entrega do projeto.

Entretanto, essas mudanças não devem ser feitas apenas pelos colaboradores. É essencial que o gerente do projeto também realize algumas mudanças na sua maneira de comandar a equipe.

Como a implementação da Metodologia Lean exige uma mudança de hábitos dentro da equipe, o gerente precisa demonstrar segurança e que acredita no projeto. Esses sentimentos devem ser passados para os colaboradores através das mudanças positivas trazidas por esse modelo.

Além disso, a relação entre clientes e gerentes muda. Nesse tipo de metodologia esses dois atores estão em constante contato. Um dos pilares para o sucesso da aplicação do método Lean na Gestão de Projetos é a comunicação clara.

É com a utilização dessas técnicas que o gerente de projetos consegue quebrar a desconfiança dos colaboradores e dos clientes com a nova metodologia. Com isso, esse método passa a fazer parte da cultura da empresa e dos funcionários.

O que se ganha com a aplicação da Metodologia Lean

A aplicação desse modelo para a gestão de projetos traz uma série de benefícios para os envolvidos, sejam eles funcionários, gerentes ou os clientes. Dessa forma, pode-se afirmar que a Metodologia Lean:

  • Aumenta as chances de um projeto bem sucedido (dentro do prazo, que atende as necessidades do cliente e sem estourar o orçamento);
  • Deixa os projetos mais ágeis;
  • Facilita o acompanhamento do projeto pelos envolvidos;
  • Diminui o desperdício;
  • Reduz a pressão sobre a equipe;
  • Elimina as possíveis causas de atraso;
  • Simplifica o processo de tomada de decisão que envolve as atividades do projeto.

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