No final da década de 1980, um estudante italiano buscava uma maneira de se tornar mais produtivo e gerenciar seu tempo de forma mais inteligente. A ideia que lhe surgiu foi utilizar um timer de cozinha para poder cronometrar seu tempo e gerenciar a execução das suas tarefas. Ele programou o timer para contar exatos 25 minutos e, nesse tempo, Francesco Cirillo, o estudante, dedicava 100% da sua atenção e foco a alguma atividade, sem nenhum tipo de interrupção. Transcorrido esse tempo, o timer emitia um som alto e, assim, ele poderia fazer uma pausa.
Essa técnica ficou conhecida como Pomodoro, por um motivo muito simples: o timer utilizado por Cirillo tinha o formato de um tomate. Atualmente, ela é muito aplicada ao redor do mundo por quem busca um gerenciamento de tempo mais inteligente e, principalmente, fugir da procrastinação.
Aplicada e seguida corretamente, com a técnica Pomodoro você terá inúmeros benefícios:
O princípio embasador do método é dividir todo o seu fluxo de trabalho e atividades em blocos de 25 minutos cada, denominados pomodoros.
Dentro desses blocos há concentração e foco intenso, sem pausas e interrupções. Acredita-se que, trabalhando dessa forma, o nosso cérebro funciona com mais agilidade e o nosso foco permanece em alto nível. Ou seja, nos tornamos mais eficientes.
Entre cada bloco, é realizada uma pausa de 5 minutos, período utilizado para efetuar ou atender chamadas, descansar, realizar atividades paralelas entre outras coisas. A cada quatro pomodoros, pode ser feito um período de intervalo maior, entre 15 e 30 minutos, para que o cérebro possa descansar e permanecer focado o restante do dia.
Hoje em dia você não precisa necessariamente de um timer em formato de tomate, existem diversos aplicativos disponíveis, muitos deles gratuitos, que podem te ajudar a iniciar na técnica. O próximo passo, então, é preparar as tarefas a serem realizadas.
Escolha um momento do dia que seja mais adequado para você, seja no final do dia ou logo pela manhã, e elabore uma lista com todas as atividades que precisarão ser realizadas. Você pode usar notas manuais ou um aplicativo de notas.
Pode ser a programação de estudos, as tarefas do trabalho ou até mesmo da sua rotina em casa. É interessante que a lista seja organizada de acordo com a prioridade e os prazos de cada atividade.
Feito isso, vamos começar a trabalhar. Selecione a primeira tarefa, inicie o timer e concentre-se nela. Talvez precise de mais de um pomodoro para concluir uma atividade, mas sempre que ela estiver terminada, marque um X ao lado e anote uma estimativa do progresso realizado (25%, 50%, 70% etc.).
Caso uma tarefa seja concluída antes do término dos 25 minutos, não pare. Revise-a até que o tempo esteja concluído. O seu cérebro estará focado e o objetivo aqui é acostumá-lo a manter 100% do foco nos períodos programados.
É claro que algumas coisas tirarão sua atenção e desviarão seu foco durante a execução das atividades. Mantenha anotações sobre tudo que te desviou do trabalho, por exemplo: uma ligação, alguma preocupação especifica, pensamento nos filhos, algum colega de trabalho que precisou da sua ajuda etc.
Isso é importante para que você saiba quais são os assuntos que mais tiram seu foco e os aspectos que você pode corrigir para que tenha mais produtividade.
Então, em resumo, são cinco passos simples:
Todas as pessoas têm um limite. Ninguém consegue produzir 100% o tempo todo, e a repetição leva a exaustão. Assim como um músculo, a nossa concentração precisa de descanso para se recuperar e retomar sua funcionalidade.
Não adianta passar muitas horas sentado numa mesa, de frente para um computador, e não produzir nada. Por isso a estruturação das tarefas pelo método é tão importante.
Uma boa maneira de entendermos isso é analisarmos o nosso processo de leitura. Ninguém lê um livro em um dia e se lê nem sempre assimila corretamente todo seu conteúdo. Nós espaçamos a leitura em blocos durante alguns dias, para momentos que estamos mais concentrados.
Assim deve funcionar o trabalho. Dá uma olhada no nosso artigo sobre o assunto Produtividade e tempo livre para entender melhor sobre o tema:
Nós já aprendemos a aplicar o método na nossa rotina, agora vamos entender os aspectos positivos de implementar essa mudança na sua rotina de trabalho. O próprio criador da técnica listou inúmeros benefícios em seu livro, vejamos alguns abaixo:
Calma:
Por incrível que pareça, o maior benefício de se trabalhar com os blocos de 25 minutos e o foco absoluto, a técnica ajuda a reduzir muito os níveis de estresse, tanto do seu trabalho quanto da sua jornada de estudos.
O foco em apenas uma atividade por vez reduz a sobrecarga emocional, e o planejamento ajuda no controle da ansiedade, uma vez que todo o seu dia será muito mais prático.
Produtividade:
No início, talvez você tenha um pouco de dificuldade em manter a concentração, mas com prática e disciplina, sua jornada de trabalho dentro do método será muito natural.
O ponto principal dos Pomodoros é colocar o seu cérebro para agir sob o seu comando. E, sabendo que seu período de foco tem duração determinada, a procrastinação já não é mais um problema.
Conscientização:
Ao elaborar uma lista de tarefas, priorizar e estabelecer metas de acordo com o prazo e a importância da tarefa, você estará tomando decisões inteligentes e conscientes. Por exemplo: ao colocar as tarefas urgentes e importantes para o início do dia e deixar as menos prioritárias para o final, você está aprimorando o seu processo crítico.
Estímulo:
Sem a sobrecarga, o seu cansaço será menor e, por sua vez, você se sentirá mais motivado. Em uma rotina comum de trabalho é cansativo retomar porque não tem hora para acabar. Na técnica Pomodoro, você se sentirá mais motivado a retornar, pois verá resultados mais rápidos.
Eficiência:
Após alguns dias aplicando a técnica do Pomodoro na sua rotina, você poderá ver o quanto a sua rotina se tornou mais prática e eficiente.
Apesar de parecer complicada no começo, a técnica pode trazer muitos benefícios, não só para a execução das atividades, mas para a sua vida, tornando-se bons hábitos:
A regra é clara: o método é para ser feito sem interrupções. Você só poderá parar se for absolutamente urgente. Se lembrar de alguma atividade que deve ser feita, anote em um papel a parte como “atividade não planejada” e continue o que está fazendo.
Se houver alguma interrupção externa que você não possa adiar de maneira alguma, cancele esse bloco de trabalho e comece outro novo quando puder. O método funciona porque é rígido.
Se você tiver executado alguma atividade extremamente cansativa, talvez o descanso de cinco minutos não seja o suficiente para que o seu cérebro retome totalmente o foco para outra atividade.
E não adianta nada começar outro bloco se você não estiver pronto, não é mesmo? Então, aumente um pouco a pausa até que você esteja recuperado o suficiente para recomeçar.
Pode acontecer de acabarem os 25 minutos e você estar muito animado com a atividade e querer continuá-la. Parar nesse momento pode ser desanimador, pois nem sempre retomamos no mesmo ritmo. Se isso acontecer muitas vezes, talvez o tempo do seu Pomodoro deva ser maior.
Nada impede que você realize ajustes no seu tempo para que se sinta mais confortável, afinal, as pessoas são diferentes.
Atividades que envolvem um processo criativo talvez demandem de mais tempo para serem realizadas, não é possível forçar uma inspiração.
Nesses casos, se a sua próxima atividade for uma redação, por exemplo, e você não sinta que é o melhor momento para escrever, passe para a próxima e só retorne a essa quando sentir que chegou a hora.
Neste artigo, pudemos ver que a técnica Pomodoro é bem simples, prática e muito funcional. Além de trazer inúmeros benefícios para a nossa rotina, ficou claro que ela deixa o dia a dia de trabalho e estudos bem mais leve com blocos curtos de concentração e com as pausas.
Como cada pessoa se adapta de uma maneira, é interessante que você encontre o tempo correto que funcione bem na sua rotina.
Com os aplicativos gratuitos, ou até mesmo o cronômetro do seu celular, tudo que você precisa é determinação. A técnica pode ajudar muito na sua produtividade e qualidade de vida.
Mas se não funcionar para você, ou se você quiser aprender mais sobre o assunto, no nosso Blog temos outras técnicas de gestão de tempo que podem te ajudar.
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