Conhece o método GTD? Pode ser o método que você está procurando.
Você tem dificuldade de gerir projetos e tarefas? Fica enrolado nas tarefas, sem saber por onde começar? O número de afazeres lhe perturba, mas você tem dificuldade em gerir o tempo e organizar a produtividade? Nem é preciso dizer que esses problemas são extremamente comuns. A boa notícia é que existe um método para resolver tudo: GTD.
Algumas pessoas gostam de fazer listas de tarefas, criar estruturas de projetos e montar cronogramas com os afazeres diários. Outras pessoas deixam as opções em aberto, pois apreciam focar a atenção na liberdade do tempo livre. Assim, o método GTD pode ajudar os dois tipos de pessoas. Isso porque fornece uma estrutura de organização que permite executar todas as tarefas e aproveitar ao máximo o tempo livre. Quer ver como?
GTD é uma sigla para Getting Things Done que, em tradução livre, significa algo como “Fazendo as Coisas Acontecer”. Trata-se de um método para gestão de tempo e produtividade desenvolvido pelo americano David Allen, que publicou seu sistema 2001, no livro Getting Things Done.
David é um consultor de produtividade que criou o GTD para que as pessoas pudessem realizar todas suas tarefas e projetos em tempo hábil e de maneira eficiente. Um dos objetivos é livrar a mente da “bagunça” que as ideias e tarefas acabam nos causando.
Para isso, o GTD utiliza uma gama de listas e calendários, que são divididos em etapas que permitem cobrir toda a extensão da produtividade. Esse sistema é mapeado para que você realize tudo, sem se esquecer de nada, do momento que a tarefa chega à mente à sua execução.
Planejamento do GTD garante que sua energia esteja focada no que é realmente necessário e no momento certo. Em outras palavras, as tarefas e projetos são organizados para serem realizados no horário e dia mais conveniente.
Todo o sistema funciona com base em registros, por isso dizemos que ele deixa a mente livre. As tarefas podem ser categorizadas, e você define prazos para cada uma delas. Além disso, o método GTD permite constante melhoria, por meio de uma revisão regular. Para entender todo o processo do método GTD, é preciso conhecer as cinco etapas fundamentais:
Captura é o primeiro passo para colocar o método GTD em prática. Você irá tirar tudo o que tem em sua mente para depositar em uma caixa de entrada. Pense no seu e-mail, com todas as mensagens não lidas.
Ao invés de e-mails, essa caixa possui tarefas, ideias, projetos e outros afazeres. E será você mesmo que irá enviar tais pensamentos e tarefas para a caixa de entrada do GTD.
A captura é fundamental, pois nem sempre podemos executar aquilo que lembramos. Pense nas vezes que você estava em meio a um compromisso e se lembrou de comprar algo. Não é possível parar o que você estava fazendo para executar essa tarefa.
Contudo, se você tiver uma “caixa” acessível para colocar a tarefa, você pode ficar tranquilo para focar no que estava fazendo.
A grande sacada é que, ao tirar tudo da mente e passar para um local mais confiável, você tem ela livre para poder focar na ação da vez. E você não precisa ter necessariamente uma caixa, basta que ela seja um “porta-tarefas”. Pode ser um caderno ou um aplicativo de notas. Basta que sua “caixa” esteja acessível em qualquer momento.
Depois desse processo, vamos para a segunda etapa, que é pôr a mão na massa, ou melhor, na caixa.
Agora é hora de processar e revisar tudo o que foi depositado em sua caixa de entrada. Você irá fazer uma triagem para decidir o destino de cada tarefa. O sistema Getting Things Done possui várias partes, e cada uma é dedicada a um tipo de tarefa. Então, é hora de decidir o futuro de cada item.
Nessa etapa, você deve pegar uma tarefa e se perguntar:
Que tipo de tarefa é essa?
Quanto tempo levarei para realizá-la?
O que devo fazer com ela, isto é, qual a próxima ação a ser feita?
Lembre-se de que esse processo deve ser feito com cada elemento da caixa. Sendo assim, nenhuma tarefa deve voltar para a caixa, que precisa estar livre para receber a nova remessa de tarefas.
Caso você perceba que a tarefa em sua mão exige pouco tempo para execução, digamos que uns 2 minutos, execute imediatamente. Afinal, será mais rápido fazer isso do que encontrar um caminho novo para ela ou agendar para o futuro.
Tarefas que não exigem ação dentro dos próximos dias podem ter três caminhos:
Lixo;
Lista de afazeres (algum dia, talvez);
Arquivo para referência.
A etapa de esclarecimento é fundamental para você classificar as tarefas por escopo, importância e urgência. Assim, você sabe quando e como executar cada tarefa, realizando-as no tempo certo.
Agora com as tarefas acionáveis em mão, você precisa organizá-las. Essas tarefas podem ir para bandejas temporárias ou para listas. Vejas os destinos possíveis:
Calendário: todos os compromissos devem ir para o calendário. É como uma agenda para você saber o que precisa ser feito em determinado dia;
Projetos: o método GTD considera projetos tudo aquilo que demanda mais de uma ação. De certa forma, é como uma tarefa mais ampla. Por isso é importante ter uma lista de projetos, onde você irá descrever as ações e agendar as datas específicas para cada uma;
Próximas ações: fora dos projetos existem também as ações que devem ser executadas em seguida. Esse escopo é uma lista de próximas ações, que você pode dividir em categorias, como: tarefas pessoais, tarefas de trabalho, recados etc.;
Aguardando: as tarefas que forem delegadas fora de projetos e que não são próximas ações podem ir para uma lista de lembretes. Nela você pode colocar datas para acompanhar tarefas e projetos, inclusive aqueles executados em conjunto com outras pessoas. Isso certamente irá facilitar o trabalho em equipe.
A revisão é um dos fatores que fazem o GTD ser um método altamente eficiente. Nessa etapa você literalmente irá passar por todas as tarefas para ver se não deixou nada de lado e saber se tudo está andando como deve. Portanto, esse passo é fundamental porque você pode até melhorar partes do seu sistema e adaptar melhor o GTD para você.
O calendário deve ser revisado diariamente, de preferência várias vezes. Isso também acontece com tarefas. Isso irá fazer com que você não deixe nada passar em branco. A revisão do método GTD como um todo deve ser feita uma vez por semana. Tire o final de semana para esvaziar a cabeça. Organize as novas tarefas e ideias no sistema, colocando cada uma onde deve estar.
Pegue a lista de tarefas e de projetos e se certifique de que estão atualizadas. Pergunte a si mesmo sobre o prazo e quais as próximas ações. Tome a lista de tarefas futuras e veja se não é hora de começar alguma delas.
Dê uma geral no calendário para ver se nenhuma tarefa foi abandonada e quais são os próximos passos. Por fim, dê uma olhada na lista de “aguardando” e veja o status de cada item da lista.
A última etapa foca sua atenção na execução, e para isso alguns aspectos devem ser levados em consideração. Existem quatro critérios que determinam as ações: contexto, tempo disponível, energia disponível e prioridade.
O contexto determina qual área cada tarefa pertence. Existem muitos contextos na vida, como o trabalho e a vida particular, por exemplo.
A ideia é dividir as tarefas em listas de contextos para não precisar percorrer um grande número de itens para encontrar a próxima ação. Então em qualquer ambiente que estiver, você deve se perguntar: em que contexto estou e qual tarefa posso executar agora? Evidentemente, isso irá determinar sua ação, já que nem todas as tarefas podem ser feitas em qualquer local.
Tempo disponível é justamente seu espaço de tempo para executar a tarefa. Se você tem 10 minutos sobrando em uma sala de consultório, não poderá fazer uma tarefa que demanda 1 hora no mínimo. Mas você pode checar seu e-mail.
O terceiro critério é a energia disponível. É evidente que além do tempo, precisamos de energia, que também é limitada. O ideal é conhecer seus fluxos de energia para descobrir os melhores horários para executar as tarefas. Aquelas que exigem alta concentração, também demandam por muita energia, e é preciso estar preparado.
Por fim, a prioridade das ações que você irá tomar. Consiste basicamente em se perguntar o tamanho da importância de cada tarefa. O que é mais importante deve ser feito primeiro, evidentemente.
Perceba que todas as tarefas podem ser divididas em 3 categorias. As tarefas não planejadas, que são as demandas do dia a dia, urgência ou imprevistos. Essas normalmente são executadas no ato. As atividades pré-definidas, que estão no sistema, e por isso têm prazos que podem ser renegociados. Por fim temos as atividades a serem definidas, que é basicamente o tempo gasto no método para organizar tudo.
No dia a dia, temos diversas tarefas para fazer, e talvez o método GTD pode parecer complexo à primeira vista. Contudo ao aplicá-lo tudo se torna mais fácil. Na verdade é disso mesmo que se trata: tornar tudo mais fácil, ou, como diria David Allen, tornar a mente como água.
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