Quando o assunto é gerenciar uma equipe com agilidade e eficiência, não tem como deixar de lado o fluxo de trabalho – que também pode ser conhecido pelo termo workflow.
Este termo refere-se a uma sequência de movimentações de várias áreas da empresa, que vai garantir que os processos estão sendo cumpridos.
Em suma, é um registro geral de quais são as atribuições necessárias para a realização de um serviço.
Ao final dessas atividades é possível chegar em um objetivo comum, que pode ser a entrega de um produto para um cliente, por exemplo.
A quantidade de trabalho dentro de uma empresa pode deixar gestores e colaboradores confusos e sem saber por onde começar.
Essas inseguranças geram uma perda de tempo e sobrecarga de trabalho que pode refletir no fim do projeto, com a entrega de um resultado sem qualidade. O fluxo de trabalho reúne documentações e informações essenciais para a realização de cada tarefa, e ainda dispõe ferramentas de análise e automatização para que o desenvolvimento seja fluido e recompensador.
Dentro do fluxo de trabalho, todos os envolvidos em um projeto conseguem ter ciência do que precisa ser feito por eles e em qual momento.
É no workflow que todos podem entender a importância de seu papel e como sua função se relaciona com as demais, assim como uma depende da outra para acontecer.
O workflow também torna o processo mais transparente, uma vez que é possível saber o que vai ser feito por cada pessoa ou grupo e seus impactos no projeto como um todo.
Por isso, podemos dizer que o fluxo de trabalho é uma forma de melhorar a comunicação dentro de uma empresa e até mesmo com os próprios clientes.
A produtividade é outro fator que está diretamente relacionada com o fluxo de trabalho. (Você se lembra da fórmula geral da produtividade?)
Cumprir corretamente o fluxo de trabalho fará com que o resultado dessa equação seja cada vez mais alto, uma vez que um dos objetivos dele é tornar a empresa mais econômica e eficaz dentro do mercado onde ela está inserida.
Saiba que o fluxo de trabalho deve ser contínuo e padronizado. Qualquer interrupção ou empecilho pode fazer com que o objetivo não seja alcançado ou que a equipe demore para chegar lá.
Por isso, se algo está com cara que não vai bem, você pode comunicar à equipe na Daily Scrum, a reunião diária de alinhamento de expectativas, em que há a atualização do andamento da organização.
Nós temos um artigo completo explicando tudo sobre a Daily Scrum no nosso blog! Confira aqui.
Nela, há todos respondem às perguntas “o que fiz ontem?”, “o que farei hoje?” e “algo me impede de realizar meu trabalho?”. Caso a resposta da terceira pergunta seja positiva, o líder ou gestor pode trabalhar para ajudar na resolução do problema, para que não atrapalhe ou não chegue a atrapalhar o resto do time.
É sempre bom ter em mente que alguns processos serão mais simples, já outros serão mais complexos. Por isso, uma das primeiras coisas a serem feitas é organizá-los. Para isso, você precisa entender quais são os pilares do workflow.
Vamos explicá-los abaixo.
Antes de começar a organizar suas tarefas, você deve saber que existem três pilares fundamentais dentro de um fluxo de trabalho. São eles:
Em geral, o fluxo de trabalho de uma equipe ou empresa é organizado de duas formas: em lista ou diagrama. A lista, na verdade, não tem segredo – é como o passo a passo que você encontra na internet, disposta em ordem de execução das tarefas.
O diagrama, por sua vez, pode ser mais completo e facilitar o entendimento, já que tem uma disposição mais dinâmica.
Antes de montar o diagrama da sua equipe, você deve saber em detalhes tudo o que deve fazer parte do processo. Isso vai desde o Termo de Abertura do Projeto (TAP) até sua entrega.
Fazer essa curadoria inicial também vai te ajudar a identificar possíveis falhas ou pontos fracos que podem prejudicar o andamento do projeto e já resolvê-las ou eliminá-las antes mesmo de começar.
Identificar problemas no início não quer dizer que não haverão revisões ao longo do projeto – aliás, elas são muito importantes para garantir que tudo está andando para o objetivo final sem contratempos.
Afinal, se neste meio tempo a gestão identificar retrabalhos ou etapas desnecessárias, estes podem ser eliminados para dar lugar aos processos que realmente agregam valor ao resultado final.
Um diagrama de fluxo de trabalho é feito em conjunto. Esta etapa é muito importante porque todos os passos de cada colaborador do projeto devem ser muito bem definidos do início ao fim. E ninguém gosta de lidar com surpresas, não é mesmo?
A ordem mais apropriada para organizar seu diagrama é a cronológica. Dessa forma, começo, meio e fim ficam claramente estipulados e de acordo com os três pilares fundamentais que comentamos ali em cima.
Apesar de completo, o diagrama precisa ser sucinto e objetivo – afinal, todos os envolvidos devem entendê-lo.
Cada modelo de trabalho será feito de acordo com necessidades particulares. Por isso, é preciso pesquisar sobre os diferentes formatos de diagrama e encontrar um que de fato se adapte às necessidades do seu time.
Alguns dos diagramas de fluxo de trabalho mais comuns são:
Você também deve saber que os diversos tipos de diagramas podem trabalhar ao mesmo tempo e de forma integrada. Tudo depende da necessidade da equipe e da complexidade do projeto.
Como já comentamos anteriormente, um dos objetivos de um fluxo de trabalho bem estruturado é tornar as atividades mais ágeis e eficientes.
Agora responda a essa pergunta – o que está mais próximo de cumprir esta meta: um quadro escrito à mão que depende do esforço diário de alguém para atualizá-lo ou um formato digital e automático que pode atualizar a equipe em tempo real?
Pois bem, acho que não é preciso revelar a resposta.
A automatização não é importante apenas para os processos, mas também para os documentos e registros, que ainda serão parte fundamental nas análises posteriores ao processo.
Atualizações instantâneas sobre o andamento do projeto permitem aos gestores fazer observações rápidas, gerar relatórios detalhados e identificar os pontos mais fortes e mais fracos do time com relação ao tempo de dedicação e à entrega de resultados.
Existem algumas metodologias que podem ajudar seu time a conhecer ainda mais cada passo do projeto e aumentar ainda mais sua autonomia com relação à realização de tarefas.
Alguns exemplos destes métodos são o Ciclo PDCA (planejar, fazer, checar, agir), o Diagrama de Ishikawa – também conhecido como diagrama de causa e efeito – e a Análise de Pareto – que trabalha com a frequência dos itens, que podem ajudar na escolha de prioridades.
Bom, você já entendeu como funciona a realização de um projeto a partir da consolidação de um fluxo de trabalho. No entanto, você ainda deve estar se perguntando quais são os benefícios do uso do workflow na prática, certo?
Vamos listar aqui algumas das muitas vantagens da organização de um fluxo de trabalho para a sua equipe.
Como o fluxo de trabalho é padronizado, é muito difícil que os resultados apresentados sejam muito diferentes uns dos outros ou que a qualidade entre eles oscile.
A ideia é essa mesmo: garantir que suas entregas sejam contínuas, consistentes e de alto nível e valor.
Uma empresa produtiva consegue fazer maravilhas com recursos escassos. Estamos falando de equipe reduzida – lembre-se que isso não quer dizer que os funcionários podem ficar sobrecarregados – e até mesmo pouco investimento em dinheiro.
O fluxo de trabalho permite exatamente isso – que possa ser feito o máximo com o mínimo disponível.
No entanto, é dever da empresa garantir que seus colaboradores tenham boas condições de trabalho que auxiliem no alcance de resultados, como bons equipamentos, bons líderes e bom treinamento para enfrentar os desafios diários.
Digamos que, no meio de um projeto, houve uma troca de colaboradores. Uma pessoa experiente saiu e deu lugar a alguém que não está quase nada acostumada com os processos da nova empresa.
Ter um fluxo de trabalho consistente pode ser a famosa “mão na roda” nesse momento. Por meio dele, este novo funcionário pode entender passo a passo do que está sendo feito e qual é o seu lugar dentro das metas e objetivos.
Ter o desenvolvimento do projeto bem estabelecido e possibilitar a comunicação transparente entre várias áreas de uma empresa também contribui para a autonomia da equipe de forma geral e individual.
Quando cada pessoa sabe exatamente aquilo que precisa ser feito e qual a diferença que sua dedicação faz no produto final, a quantidade de atrasos para a resolução de dúvidas e de erros no projeto é cada vez menor.
Isso não quer dizer que não é permitido errar, ou que o erro é algo extremamente negativo e prejudicial. Na verdade, é justamente o contrário – a frequência de erros é menor e mais pontual.
A adoção de novos processos dentro de uma empresa pode causar estranheza no início, mas como qualquer novo hábito que queremos manter, é importante que seja cumprido com atenção e periodicidade.
Aos poucos, todos irão se adaptar aos novos formatos de trabalho e dominá-los. A partir daí, tudo fica mais fácil.
Já pode começar a organizar seu fluxo de trabalho! Para alcançar resultados ainda mais satisfatórios, estabeleça KPIs (Indicadores chave de performance/desempenho) para mensurar os resultados e definir se eles estão
sendo ou não satisfatórios.
Mantenha seus processos sempre atualizados e faça alterações sempre que necessário, de forma pontual. Quando as colocar em prática, acompanhe-as de perto para ver se estão gerando os resultados previstos.
Uma dica importante: não meça suas necessidades pela régua alheia, certo? Cuidado com a “inspiração” em outras empresas. Lembre-se que nem tudo o que funciona lá, irá funcionar aqui.
A única forma de entender o formato de trabalho do seu time e saber se ele vai gerar resultados é trabalhando muito e estudando a fundo cada passo que está sendo dado, desde o investimento financeiro até o feedback dos clientes.
Mantenha-se focado na sua empresa e no seu time, e temos certeza que tudo dará certo
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