Ciclo PDCA: o que é e como usar essa metodologia em projetos?

Ciclo PDCA
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Neste conteúdo, vamos falar sobre:

Em nosso blog, falamos sobre alguns tópicos importantes sobre a melhoria contínua, metodologias ágeis e outros conceitos relacionados! Agora, vamos falar sobre um outro conceito importante no universo de gestão de projeto: o Ciclo PDCA.

Você sabe o que é o Ciclo PDCA? Quais etapas específicas estão envolvidas no uso do PDCA? Neste artigo, respondemos a essas perguntas dando uma introdução completa à popular metodologia de melhoria de processos conhecida como PDCA.

Para saber mais, continue acompanhando!

O que é o Ciclo PDCA?

Enquanto trabalhavam com W. Edwards Deming na década de 1950, os japoneses adotaram uma metodologia de melhoria de processo que chamavam de “Ciclo de Deming”. Hoje é o núcleo fundamental do “Kaizen”, como já falamos por aqui!

Foi Deming quem apresentou o método aos japoneses, mas o método em si foi desenvolvido por seu colega Walter Shewhart. Shewhart, no entanto, chamou seu método de Ciclo PDCA.

PDCA é um acrônimo para os quatro estágios de um ciclo de melhoria: plan/ planejar, do/ fazer, check/ verificar e act/ agir. Na década de 1990, Deming mudou o nome do método que ele usava com clientes de PDCA para PDSA.

O novo nome refletia sua preferência por uma mudança de “check” para “study”, estudar, porque com uma simples verificação pode-se perder algo durante o processo. No entanto, PDCA permaneceu o termo mais comumente usado na prática do gestão de projetos hoje.

O Ciclo PDCA inclui as seguintes etapas sequenciais14

Vamos agora dar uma olhada mais de perto em cada etapa do ciclo de melhoria? Continue acompanhando para entender!

Planejar

Estágio de planejamento do ciclo de um projeto.

O objetivo principal na primeira etapa do PDCA (estágio de planejamento) é desenvolver uma familiaridade íntima com o estado atual. Aprender sobre o processo pode assumir várias formas, incluindo a realização de pesquisas e a coleta de dados sobre vários fatores da situação atual: fornecedores, entradas, processo, saídas, clientes e o que mais achar relevante ao contexto.

Você precisará determinar, concordar e definir os problemas e avaliar as estratégias e ações potenciais que podem superar os problemas do processo.

Etapas específicas na fase de planejamento

  1. Defina o que o processo faz e identifique os pontos inicial e final.
  2. Descreva o processo: liste as tarefas críticas executadas e a sequência das etapas, pessoas envolvidas, equipamentos usados, condições ambientais, métodos de trabalho e materiais usados.
  3. Identifique todos os envolvidos, como operadores, fornecedores e quaisquer clientes externos e internos.
  4. Compreenda e documente as expectativas do cliente: o que o cliente deseja, quando e onde.
  5. Compreenda melhor o processo reunindo quaisquer dados históricos de desempenho do processo disponíveis ou coletando dados do estado atual. Se você ainda não implementou o monitoramento da máquina, pode economizar um tempo considerável com esta etapa, pois automatiza a coleta de dados e visualização.
  6. Aprenda e documente quaisquer problemas percebidos associados ao processo.
  7. Identifique as causas básicas dos problemas e descreva o impacto no desempenho.
  8. Desenvolva soluções que corrijam a causa raiz dos problemas e evitem uma recorrência.
  9. Por fim, selecione a melhor solução!

Fazer

Estágio da implementação em pequena escala.

As implementações em pequena escala no Ciclo PDCA podem assumir a forma de um piloto limitado em um processo de produção mais extenso ou talvez com um grupo específico de clientes. O objetivo é testar a eficácia das soluções, reunindo e avaliando dados objetivos.

Etapas específicas na fase de implementação

  1. Conduza um estudo piloto ou experimento para avaliar o efeito da (s) solução (ões) possível (s).
  2. Identifique as etapas para medir a eficácia das melhorias ou soluções testadas.

Verificar

Estágio da implementação do Ciclo PDCA.

O estágio de “verificação” no Ciclo PDCA determina se a solução está funcionando, avaliando os resultados, documentando o aprendizado e determinando se problemas ou oportunidades adicionais precisam ser resolvidos.

Etapas específicas na fase de verificação

  1. Examine os resultados de um experimento ou piloto.
  2. Determine se a eficácia do processo aumentou.
  3. Decida se mais testes são necessários.

Agir

Estágio de ação do Ciclo PDCA.

O estágio “Agir” é a última etapa do planejamento pela metodologia PDCA. O foco principal aqui é refinar e finalizar as mudanças que serão introduzidas. Uma vez padronizada, a melhoria deve ser estabelecida como a nova “melhor prática” dentro da empresa.

Etapas específicas na fase de ação

  1. Selecione a melhor mudança ou solução.
  2. Desenvolva um plano de implementação que explique quem precisa fazer o quê e quando.
  3. Formalize a solução, por exemplo, revisando as instruções de trabalho.
  4. Configure um método para rastrear e monitorar o desempenho do processo.

Usando o Ciclo PDCA para apoiar Kaizen

Agora que você tem uma ideia melhor do que é o Ciclo e como implementá-lo, vamos falar um pouco sobre como ele pode apoiar o Kaizen na gestão de projetos de sua empresa.

O Ciclo PDCA apoia os princípios e as práticas de melhoria contínua e Kaizen, isso é fato. No entanto, o Kaizen se concentra na aplicação de pequenas mudanças diárias que resultam em grandes melhorias ao longo do tempo.

Enquanto isso, o PDCA fornece uma estrutura para identificar oportunidades de melhoria e avaliá-las objetivamente! Assim, utilizando o Ciclo PDCA, uma organização em melhoria contínua pode criar uma cultura de solucionadores de problemas e pensadores críticos.

As ideias de melhoria podem ser rigorosamente testadas em microescala. Além disso, usando os dados, a equipe pode fazer ajustes na solução e reavaliar a hipótese. Depois que uma ideia se mostra eficaz, ela pode ser padronizada e implementada em toda a empresa!

O processo iterativo do Ciclo PDCA permite que as ideias sejam continuamente testadas e promove uma melhoria contínua e uma cultura de aprendizagem crescente entre a equipe.

Kaizen

Perguntas a serem feitas em cada etapa do Ciclo

Para nortear de forma mais objetiva suas ações de implementação de um Ciclo PDCA, sintetizamos a seguir algumas perguntas a serem feitas em cada em etapa, bem como um resumo recapitulando o conceito de cada uma das fases. Confira!

Fase 1: Plano

“Planejar” é, na verdade, um processo de três etapas. O primeiro passo é a identificação do problema. A segunda etapa é uma análise desse problema. A terceira etapa é o desenvolvimento de um experimento para testá-lo. Algumas das coisas a serem consideradas durante este processo incluem:

Identificando o problema

  • Você está enfocando o problema certo para trabalhar?
  • O problema é importante e tem relevância para a organização?
  • Quem é afetado por esse problema e qual o impacto previsível com a resolução dele?

Analisando o problema

  • Quais são as informações imprescindíveis para entender totalmente o problema e aquilo que o causa?
  • Que dados já temos relacionados ao problema? Que dados precisamos coletar?
  • Quem deve ser consultado ou procurado para que se tenha uma melhor compreensão do problema?
  • Depois de entender o problema, avalie: existe viabilidade para resolvê-lo? Sua solução é econômica e objetiva?

Desenvolvendo um experimento

  • Quais são as alternativas disponíveis?
  • Quem vai ser envolvido no processo e quem ficará responsável?
  • O que é esperado do experimento e como a empresa pode medir o desempenho?
  • Quais recursos serão mobilizados para executar um experimento em microescala?
  • De que forma os resultados do referido experimento se traduzirão em uma implementação eficiente?

Fase 2: Implementação

O estágio “Fazer” é onde testamos as soluções ou mudanças propostas no plano. De forma ideal, isso deve ser realizado em estudos de microescala para que não haja efeitos preocupantes.

Os experimentos em pequena escala também são interessantes pois permitem aprender rapidamente, com possibilidade de ajuste conforme necessário, além de geralmente serem mais baratos de realizar.

Fase 3: Verificação

Neste estágio, é hora de revisar o experimento, analisar os resultados e identificar o que você aprendeu com tudo que preparou nas etapas passadas. Para tanto, considere algumas questões, a exemplo de:

  • A implementação proposta no plano alcançou os resultados previstos anteriormente?
  • Se não, quais pontos não funcionaram ou ficaram sem resolução?
  • Qual aprendizado pode ser tirado da implementação do plano?
  • Existem evidências concretas que comprovem uma mudança eficaz?
  • Depois de realizado, você acredita que precisa executar outro experimento?
  • Como o experimento em questão se compara ao quadro mais amplo?
  • Em relação à solução proposta, continua viável praticá-la?

Fase 4: Ação

Nesse estágio, aja com base no que você aprendeu no estudo. Se a mudança não funcionar, repita o ciclo com um plano diferente. Se você teve sucesso, incorpore o que você aprendeu com o teste em mudanças mais amplas.

Use o que você aprendeu para planejar novas melhorias e reiniciar o ciclo. Se seu plano funcionou, você precisará padronizar o processo e implementá-lo em toda a empresa. Durante esta fase do Ciclo PDCA, você deve fazer algumas perguntas como:

  • O que é preciso para implementar a mudança em toda a empresa? Quando for em toda empresa.
  • Qual treinamento será necessário fornecer ao time para a implementação efetiva da melhoria proposta?
  • Como manter a mudança ao longo do dia a dia e rotina dos times?
  • É possível medir e monitorar o impacto? De quais formas?
  • Quais são as outras áreas de melhoria em déficit?
  • Como essa experiência pode ajudar a planejar outros experimentos?

Conclusão: que diferença o Ciclo PDCA fará nos seus projetos?

Neste artigo, você aprendeu sobre os quatro estágios do PDCA: planejar, executar, verificar e agir. Agora você deve ter uma compreensão de quais etapas específicas pode executar para iniciar cada um deles.

Em resumo, falamos um pouco do que é o PDCA (Plan-Do-Check-Act), uma abordagem iterativa de quatro estágios para melhorar continuamente os processos, produtos ou serviços e para resolver problemas.

Essa metodologia envolve testar sistematicamente as soluções possíveis, avaliar os resultados e implementar aquelas que se mostraram eficazes. É baseado no método científico de resolução de problemas e foi popularizado pelo Dr. W. Edwards Deming, que é considerado por muitos como o pai do controle de qualidade moderno!

Leia Mais: Entenda o que é um Gerenciador de Tarefas e suas funcionalidades

O ciclo PDCA fornece uma abordagem simples e eficaz para resolver problemas e gerenciar mudanças. Ele permite que as empresas desenvolvam hipóteses sobre o que precisa ser mudado, testem essas hipóteses em um ciclo de feedback contínuo e ganhem aprendizado e conhecimento valiosos.

Além disso, promove melhorias de teste em pequena escala antes de atualizar os procedimentos e métodos de trabalho em toda a empresa. O ciclo PDCA, então, consiste em quatro componentes:

  • Planejar – identificar o problema, coletar dados relevantes e entender a causa raiz do problema, desenvolver hipóteses sobre quais podem ser os problemas e decidir qual testar.
  • Fazer – desenvolver e implementar uma solução; decidir sobre uma medição para avaliar sua eficácia, testar a solução potencial e medir os resultados.
  • Verificar- Confirmar os resultados por meio da comparação de dados antes e depois. Estude o resultado, meça a eficácia e decida se a hipótese é viável ou não.
  • Agir – Documentar os resultados, informar outras pessoas sobre as mudanças do processo e fazer recomendações para os ciclos futuros do PDCA. Se a solução for bem-sucedida, implemente-a. Caso contrário, resolva o próximo problema e repita o ciclo PDCA novamente!

Próximos passos: conheça o Proj4me!

Assim que estiver familiarizado com o uso do PDCA, a próxima etapa a ser considerada é uma avaliação do software Proj4me. O Proj4me é uma ferramenta online ideal para uma gestão eficiente de Projetos, Tarefas e Equipes.

Por meio dela, sua empresa pode monitorar uma infinidade de dados e aproveitá-los por meio de automação e visualização em gráficos, tabelas e mais. O resultado do planejamento com Proj4me é um tempo de ciclo de melhoria mais curto!

Leia Mais: O papel do software de gestão na transformação digital

A longo prazo, isso significa que mais melhorias podem ser realizadas sem adicionar recursos adicionais e no mesmo período de tempo. Legal, né?

Quer conhecer mais sobre essa solução? Acesse nosso site oficial e tire suas dúvidas!

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Esperamos que o artigo tenha ajudado! Não deixe de compartilhar 😉

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