5 etapas para um gerenciamento de problemas mais eficiente

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Problemas acontecem. E para seus projetos terem sucesso, é necessário ter um plano para resolver de forma rápida e eficiente qualquer problema. Esse plano faz parte do processo de gerenciamento de problemas e é a essência da boa gestão de projetos.

 

O que é gerenciamento de problemas?

Problemas são situações que surgem no decorrer do projeto e o impactam negativamente.

O que você precisa evitar são problemas que surgem e nunca são resolvidos (problemas não resolvidos reaparecem quando você menos espera). O gerenciamento de problemas é um plano que define ações e regras para solucionar problemas que surgem durante um projeto.

 

5 etapas para gerenciar problemas

Gerenciamento de problemas é um assunto importante e que todo gerente de projetos terá que lidar durante a carreira. Ao contrário do risco, o problema é mais simples, pois está acontecendo aqui e agora. Essas  etapas ajudarão você a controlá-los. Confira!

 

1. Crie registros

A única maneira de começar identificando um problema é coletando o máximo de informações possíveis e registrando em um documento. Com um documento online no Google Docs, por exemplo, você pode começar a rascunhar soluções e acompanhar o progresso da mesma.

Sem registros ou uma ferramenta para relatar o problema, ele pode se perder do projeto. Você precisa notificar outras pessoas sobre o problema e confirmar com elas se ele ainda persiste.

 

2. Relate imediatamente

O tempo é importante.

Se você não relata os problemas imediatamente, você perde a oportunidade de resolver o problema antes que ele se torne grande demais ou exija muitos recursos para ser corrigido.

A comunicação é fundamental e os canais para transmitir essas informações para as pessoas certas devem ser o mais ágil possível. Se você reportar rápido, será resolvido mais rápido.

 

3. Delegue tarefas

Coloque o nome do responsável ao lado de uma ação, para que haja clareza no que deve ser feito.

Os problemas só são resolvidos quando há uma propriedade clara, alguém encarregado de identificar, rastrear, executar ações e resolver o problema. Você precisa delegar tarefas para pessoas com habilidade e que tenham responsabilidade para conter o problema.

 

4. Monitore o progresso

As pessoas estão fazendo o que precisa ser feito? Valide o status regularmente.

Se o problema já foi resolvido, mas sua equipe ainda está trabalhando desnecessariamente, isso é um problema. Todos devem conhecer o status atual do problema. Portanto, notifique todos com frequência para evitar desperdício de tempo e, principalmente, dinheiro.

 

5.  Aprove a resolução e encerre o problema

Verifique se o problema foi resolvido duas vezes após serem marcados como solucionados. Embora exista um responsável para o problema, deve haver alguém que esteja gerenciando todo o processo.

Somente quando todos os passos estiverem concluídos é que o problema poderá ser encerrado. Quando chegar no passo final, retire os problemas resolvidos da lista e pronto. Isso é ótimo, não é?

 

Proj4me e gerenciamento de problemas

Problemas são inevitáveis. Eles fazem parte da gestão de qualquer projeto. É por isso que o Proj4me, um software de gestão de projetos baseado em nuvem, possui ferramentas simples de gerenciamento de problemas que rastreiam problemas em tempo real.

Com apenas alguns cliques você gera relatórios atualizados e dados detalhados para apresentar a resolução de problemas às partes interessadas. Assista a demonstração do nosso sistema:

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