Saiba o que é e para que serve o Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Termo de Abertura do Projeto
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Neste conteúdo, vamos falar sobre:

Você já considerou que, para uma empreitada ser desenvolvida e todos os membros da equipe darem início aos seus trabalhos, é preciso que um documento formal seja estabelecido com todos os pormenores necessários? Este é o Termo de Abertura do Projeto.

Considerado um material valioso para que todo o gerenciamento tenha origem e se concretize, o TAP é um item primordial para diversas corporações. Isso não apenas porque ele agrupa as principais informações deste desafio, mas também porque é o responsável por dar um start a toda esta aventura.

Conheça-o agora mesmo, descubra seu conceito, aprenda para que ele serve e, claro, implemente-o já. Você vai se surpreender com uma prática essencial, repleta de significados e capaz de transformar a gestão de projetos como um todo.

O que é o Termo de Abertura do Projeto (TAP)?

O Termo de Abertura do Projeto (TAP) é um documento formal, geralmente curto, que descreve a empreitada em sua totalidade. Dessa maneira, ele se torna um ingrediente crucial no planejamento, sendo utilizado durante todo o seu ciclo de vida e incluindo pormenores importantes para sua realização.

Diante deste cenário, esse material é capaz de descrever desde as metas até seus problemas, além de alinhar toda a sua estrutura. Tudo isso a partir de alguns componentes primordiais, como:

  • A razão para o projeto ser feito;
  • Seus objetivos e restrições;
  • Quem são os principais interessados;
  • Os riscos identificados;
  • Os benefícios do projeto;
  • A visão geral do orçamento;
  • A linha do tempo e escopo;
  • Os membros do time.

Assim, seu interesse principal é expor a totalidade de cada projeto, ajudando as equipes a compreenderem rapidamente todos os detalhes necessários, como as tarefas, prazos e partes envolvidas. Ficou fácil de entender?

Para que serve o TAP?

O Termo de Abertura do Projeto (TAP) serve para explicar as empreitadas de uma forma mais clara, curta e concisa. Sempre com o intuito de garantir um gerenciamento de alto nível por parte dos responsáveis e gestores.

Neste contexto, ele contém diversos itens que já foram mencionados acima. Como é o caso do propósito e dos objetivos, dos requisitos e ainda de uma descrição que possibilite um bom entendimento por parte de toda a equipe.

Desta maneira, esse detalhamento surge para auxiliar a mitigar os riscos. Principalmente porque, uma vez que todos os pormenores foram aprofundados e as principais ideias foram capturadas pelos envolvidos, este processo se torna muito mais seguro.

Além disso, a programação com as datas de início e término aparece como uma forma de garantir que todos cumpram com suas entregas. E não apenas isso, como também possibilita que organizem as atividades, pausando as que podem aguardar e acelerando as que precisam de maior prioridade.

No mais, por conter informações sobre o orçamento, ele também serve como um resumo de quanto custará o projeto. Assim, o Termo de Abertura ajudará a equipe a se situar financeiramente, se preparando para toda e qualquer adversidade monetária.

E por último, mas não menos importante, o TAP também é composto pelos nomes dos participantes e partes interessadas. Dessa forma, esse documento serve, igualmente, para decidir quem ficará encarregado de quais afazeres e quem fará a aprovação de tudo. Haja responsabilidade!

Qual a diferença entre o Termo de Abertura do Projeto (TAP) e o Plano de Projeto?

Para quem não está familiarizado com a linguagem e até mesmo com as ferramentas de gerenciamento de projetos em geral, os dois termos abordados neste subtítulo podem ser facilmente confundidos. No entanto, embora sejam semelhantes, existem algumas diferenças importantes a serem lembradas.

A primeira delas é que o Termo de Abertura do Projeto (TAP) formaliza a existência desta empreitada, autorizando o seu início e permitindo que os membros da equipe comecem o trabalho. Assim, seus documentos são mais voltados para uso interno e utilizados com mais frequência no início do ciclo de vida.

Levando isso em consideração, pense no Termo de Abertura como uma primeira etapa de todo este planejamento. Portanto, se tudo correr bem e sair como o esperado, esse material pode evoluir e ganhar mais corpo, transformando-se em um Plano de Projeto.

Neste cenário, então, os Planos de Projetos são documentos mais dinâmicos do que os Termos de Abertura, entrando como uma espécie de segunda etapa do planejamento.

Dessa forma, eles podem ser utilizados com maior frequência, não apenas no começo de tudo. E também possuem uma relevância que não se limita somente à equipe interna, mas que garante impactos externamente.

Gerenciamento de projetos

Por que o Termo de Abertura do Projeto (TAP) é tão importante?

Como já relatado neste artigo, o Termo de Abertura é um documento que dá vida a um projeto, de maneira formalizada. Assim, apesar de essa expressão parecer um tanto quanto dramática e clichê, a realidade é que, sem a sua relevância, as empreitadas não ocorreriam.

Afinal, é ele o responsável por autorizar a existência do projeto, bem como o trabalho da equipe, permitindo que possam fazer o que for necessário para que tudo seja um verdadeiro sucesso e bem-sucedido.

Logo, seu papel é extremamente importante quando se trata de planejamento, desenvolvimento e até mesmo da solução dos conflitos que podem ocorrer. Em especial porque são esses termos que fornecem direção e foco, atuando como um material básico que será desenvolvido ao longo do ciclo de vida.

Diante deste contexto, pode-se dizer que o Termo de Abertura do Projeto (TAP) é uma excelente base sólida para desenvolver documentos externos mais dinâmicos no futuro, incluindo os planos de projeto, os planos de marketing e muitos outros que serão demandados.

Como criar um bom Termo de Abertura do Projeto (TAP)?

Para elaborar um Termo de Abertura do Projeto (TAP), é preciso seguir alguns pontos primordiais. O primeiro deles é compreender as metas e objetivos desta empreitada, identificando a visão e determinando o escopo.

Em seguida, é importante definir a organização do projeto. Para tal, liste todas as funções essenciais, inclua os clientes, partes interessadas e também a equipe que lidará com estas etapas no dia a dia.

Nesta etapa, conte com os insights da sua equipe e reúna alguns membros para ajudá-lo a definir metas, prazos essenciais de entregas e muito mais. A coleta de suas percepções o auxiliará a elaborar um termo muito mais preciso.

A partir daí, crie um plano de implementação. Nele, descreva as principais datas e forme uma espécie de cronograma para todos os indivíduos que estiverem envolvidos.

Além do mais, seja curto e direto. Por mais que seja tentador ser prolixo, tenha em mente que o Termo de Abertura do Projeto (TAP) deve ser uma visão geral e de alto nível.

Portanto, cada seção não deve conter mais do que uma ou duas frases que possam ajudá-lo a apresentar as informações de maneira organizada e fácil de entender.

Em seguida, liste as áreas que poderão apresentar problemas potenciais. E, sim, nós sabemos que isso pode ser um tanto quanto pessimista. No entanto, é importante que você possa visualizar os riscos e adversidades de maneira prévia, caso o pior aconteça.

Por fim, uma vez que todas estas etapas tenham sido bem realizadas e que você tenha criado o seu Termo de Abertura do Projeto (TAP), dê origem a um modelo. Deixe-o sempre armazenado e, quando precisar, você poderá copiá-lo e usá-lo para novos desafios que surgirão no caminho.

Dicas extras para arrasar no seu Termo de Abertura do Projeto!

Se você quer que o seu Termo de Abertura do Projeto (TAP) seja bem-aceito e alcance toda a sua eficiência, o primeiro ponto a seguir é torná-lo visual. Isso porque as imagens e elementos de design farão o seu material se destacar e ficar mais fácil para as pessoas compreenderem.

Por isso, separe-o em diferentes seções para dar melhor legibilidade; crie uma linha do tempo ou infográfico que possa mostrar as datas com mais clareza; e faça referências a outros documentos. Se preciso, inclua também um fluxo de processo ou uma divisão das responsabilidades dos membros. Isso vai ajudar bastante!

Além disso, torne-o colaborativo, mantendo o documento no drive ou em outro programa no qual várias pessoas poderão vê-lo e editá-lo. Com isso, todos os indivíduos que compõem a equipe poderão investir no material e trocar ideias antes de você o apresentar formalmente às partes interessadas.

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Se você quer dar um upgrade no seu gerenciamento de projetos e garantir que o seu Termo de Abertura estará impecável, esta é uma oportunidade única de conhecer o Proj4me. Isso porque a nossa empresa tem como principal objetivo democratizar esta prática, apresentando soluções únicas e inovadoras.

Assim, você poderá realizar a sua gestão de forma mais simples, intuitiva e muito visual, padronizando os fluxos, trazendo maior fluidez e, claro, resultados incríveis. Por este motivo, não perca tempo e venha descobrir os nossos serviços.

Fale conosco para solicitar o seu orçamento, tire suas dúvidas aqui nos comentários e, se preferir, leia outro artigo similar aqui pelo nosso site. Estamos esperando você!

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