Gerenciar projetos, qualquer que seja sua natureza, envolve diversas atribuições, que vão desde a gestão de recursos humanos ou equipes, até o acompanhamento da produção do produto ou solução e a sua entrega ao cliente, bem como a avaliação desse processo.
Como se pode observar, é quase impossível fazer tudo isso sozinho com eficiência, produtividade e economia, mas quando você conta com uma ferramenta de gestão tudo fica mais fácil.
Tendo em vista essa realidade, não existe opção mais vantajosa para o gestor de projetos que lançar mão de uma ferramenta de gestão. É uma solução que pode otimizar seu processo de gestão de projetos e fazer com que alcance níveis ideais de eficiência e produtividade.
No entanto, para que uma boa ferramenta de gestão seja útil, é fundamental que ela conte com funções diversas, como automatização de tarefas e compartilhamento de projetos, por exemplo. São funcionalidades que garantem o bom andamento das operações de um projeto.
Você gostaria de conhecer melhor quais são essas funcionalidades? Continue e leitura.
Uma ferramenta de gestão também precisa contar com um recurso que possibilite ao gestor do projeto dividir as tarefas em etapas ou sprints. Esse é um recurso necessário1 na gestão de um projeto, uma vez que garante que a equipe envolvida nele seja capaz de visualizar as tarefas de forma mais fácil.
Além disso, permite aos membros de uma equipe não apenas visualizar as tarefas relacionadas com suas atribuições, ou seja, que lhes são afetas, mas também as demais, para que desse modo se ajustem conforme o andamento do projeto.
Na prática, uma ferramenta de gestão que conta com esse recurso garante aos membros de uma equipe acompanhar o desenvolvimento das tarefas. Exemplo:
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Uma ferramenta de gestão completa e de qualidade conta não apenas com um recurso de divisão e visualização de tarefas, mas também com um que possibilite ao gestor de projetos saber quanto tempo cada atividade ou tarefa está demorando para ser realizada. A gestão de tempo em um projeto é fundamental para que ele seja desenvolvido não apenas dentro do tempo esperado, mas com eficiência e produtividade.
No planejamento de um projeto, é essencial considerar uma série de elementos, como, por exemplo:
Acompanhar o consumo de horas de um projeto pode garantir também o aumento da eficiência com relação à gestão de recursos humanos. Se um profissional estiver demorando mais tempo que o ideal para executar uma tarefa, o gestor pode chamar sua atenção e, assim, garantir o desenvolvimento do trabalho dentro do tempo esperado.
Não se trata necessariamente de um recurso, mas de uma característica que valoriza, e muito, a ferramenta de gestão, bem como a gestão de um projeto, a visualização intuitiva.
A visualização intuitiva pode ser compreendida como um diferencial em uma ferramenta de gestão, uma vez que possibilita que o gestor de um projeto acompanhe o andamento deste de forma fácil e simples, a partir de gráficos que apontam, entre outras coisas, o andamento das atividades e quais ainda não foram iniciadas.
Uma ferramenta de gestão eficaz possibilita a integralização ou centralização de dados referentes ao projeto em execução, facilitando assim a consulta de informações, processo que é fundamental quando se busca tomar uma decisão ágil e assertiva, dentro do tempo requerido.
Deve-se entender a centralização de dados como uma estratégia que otimiza o processo de consulta de informações. No entanto, isso não significa dizer que a ferramenta de gestão não deva conter módulos informacionais sobre determinados departamentos envolvidos na realização do projeto, como, por exemplo, recursos humanos, direção de arte e criatividade etc.
Uma boa ferramenta de gestão também permite a automatização de tarefas, o que, na prática, otimiza os processos e faz com que a equipe envolvida no projeto possa focar nas atividades que realmente importam, ou seja, que têm relação direta com a produção da solução.
Uma ferramenta de gestão pode contar, por exemplo, com o envio automático de mensagens para os membros da equipe, bem como para os clientes ou stakeholders, sempre que alguma etapa do projeto for concluída. A mensagem pode servir como uma forma de informar que o projeto foi concluído e que agora o cliente pode avaliá-lo, sugerindo ajustes ou dando por encerrada a produção de tal solução.
Uma boa ferramenta de gestão também dispõe de função apropriada para que o gestor e equipe do projeto possam estabelecer e manter um relacionamento saudável e produtivo com o cliente, com aquele que solicitou o produto ou solução.
Na verdade, uma boa ferramenta de gestão possibilita que o cliente possa acompanhar o desenvolvimento do projeto, sugerindo, ao longo do caminho, ajustes, conforme suas necessidades. Essa é também uma forma de se investir no
relacionamento com o cliente, uma vez que garante que ele participe ativamente do desenvolvimento do projeto.
Relatórios são documentos essenciais quando se busca exercer uma gestão eficiente, produtiva e econômica com relação a um projeto. Sendo assim, a emissão de relatórios se coloca como uma função indispensável no âmbito de uma ferramenta de gestão.
Os relatórios contam com informações que apontam, por exemplo:
Como se vê, são informações cruciais para se alcançar uma gestão eficiente, produtiva e econômica.
Além disso, relatórios são documentos fundamentais quando se buscam tomar decisões rápidas e consistentes.
O cronograma é uma ferramenta de gestão de fundamental importância no âmbito de um projeto, considerando a função que ele desempenha no sentido de orientar os membros de uma equipe em relação às etapas de tal processo.
O cronograma diz exatamente quais tarefas precisam ser executadas, quando e por quem. Ela liga as tarefas, concatenando um todo, ampliando a visão do projeto.
Assim sendo, torna-se indispensável que uma ferramenta de gestão conte com esse recurso, o qual pode ser utilizado por um gestor de projeto para montar as tarefas ou etapas deste.
Além de todas as funcionalidades que destacamos, é essencial que uma ferramenta de gestão conte com recursos ou funcionalidades que possibilitem estabelecer e enriquecer a comunicação entre todos aqueles que estão envolvidos no desenvolvimento de um projeto ou de alguma tarefa da empresa.
O que se tem encontrado nas ferramentas de gestão são, por exemplo, sala para troca de mensagens, envio de e-mails, chamada por voz e/ou vídeo e possibilidade de realizar comentários a cada atividade, com o objetivo de avaliá-la, mas também de estabelecer uma comunicação com o responsável.
Geralmente, um projeto é desenvolvido tendo como suporte uma ferramenta de gestão. É nela que se busca gerir tudo que envolve a realização do projeto, como RH, materiais, financeiro etc.
No entanto, cabe destacar que uma ferramenta de gestão deve conter mais que isso. Uma funcionalidade indispensável em uma ferramenta de gestão são os recursos variados que fazem parte do trabalho da equipe responsável pelo projeto, como painel Kanban, cálculo de horas trabalhadas, entre outras.
Uma ferramenta de gestão que conta com esse diferencial pode garantir que um projeto se torne um sucesso.
Como vimos, existem ferramentas que são indispensáveis em uma ferramenta de gestão. Colocam-se como essenciais para que um projeto seja desenvolvido com eficiência, produtividade e economia.
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