Lançar uma nova parceria, organizar uma campanha publicitária para o cliente, qualquer que seja a sua missão e os projetos que precisa realizar, certamente você se beneficiará de uma matriz RACI.
O RACI é um método carro-chefe de gestão de projetos que chega até nós “importado” dos EUA. A ideia é que, com ele, você dê um basta nos prazos não cumpridos, responsabilidades mal definidas, funcionários que esquecemos de colocar no circuito e muito mais!
Descubra em nosso artigo o que é uma matriz RACI, para que é usada e como você pode trabalhar com mais dinamicidade utilizando este método. A seguir, reunimos as principais informações sobre essa metodologia que pode ser tão útil em Projetos. Confira!
RACI é uma sigla em inglês para Responsible, Accountable, Consult e Informed. Se tivéssemos que traduzir a matriz RACI para o português, seria algo como:
Em resumo, a matriz RACI é uma ferramenta de comunicação. Ela permite visualizar os papéis de cada pessoa em um projeto e, portanto, responder à pergunta “Quem faz o quê?”.
Mais precisamente, uma vez que um projeto tenha sido previamente definido, o método RACI consiste na elaboração de uma tabela ou grade, na qual é claramente indicado quem faz o quê em um determinado projeto.
Isto permite evitar qualquer redundância de funções, qualquer perda de tempo e definir claramente cada responsabilidade de acordo com os diversos níveis definidos pelo próprio nome do método. Basta seguir o template para listar os colaboradores que trabalharão no projeto de acordo com sua função.
É bom saber: existe uma variante da matriz RACI conhecida como RASCI. Neste segundo método, o S corresponde a Suport, “Apoio”, ou seja, a pessoa que vem apoiar para ajudar a realizar a tarefa.
Falaremos mais adiante sobre essa e outras variações que surgiram do RACI e como se diferenciam.
O método RACI é bastante versátil. Pode ser utilizado sem levar em consideração o tamanho do projeto: para projetos complexos ou não.
Permite, a montante, especificar o papel de cada um e o âmbito da sua missão (falamos também de mapeamento). E, no decorrer da ação, informa claramente quem deseja. Você entenderá que permite tanto evitar duplicação ou buracos de responsabilidade ao mesmo tempo em que informa.
Por outro lado, vale destacar que a matriz RACI em nada garante o sucesso da operação, o cumprimento de prazos ou a rentabilidade financeira. É preciso mobilização e organização de toda equipe!
O preenchimento da matriz RACI implica definir todas as tarefas, ações ou atividades do processo ou projeto que serão listadas verticalmente na grade. Então, horizontalmente, todas as entidades ou pessoas diretamente nomeadas aparecem, as que intervêm.
Pode ser uma equipe, um departamento específico, por exemplo, mas o mais eficaz é, obviamente, identificar a pessoa chave o mais rápido possível. Em seguida, a definição de cada letra entra em jogo e trata de uma atividade e uma entidade.
Assim, o R executa a ação: é a entidade responsável pela execução do projeto (Responsável). Sem esta entidade, não há desempenho de uma ou mais tarefas, por isso é um elemento essencial do RACI. Para cada tarefa declarada, alguém deve necessariamente ter aprovado (Autoridade).
A equipe ou pessoa nomeada é então a entidade que deve prestar contas, quem tem mais responsabilidade. Para cada tarefa ou ação, o ideal é que haja apenas um A. Algumas pessoas só podem ser consultadas, dão uma opinião simples sobre a ação em questão (Consultado). Pode não haver um C.
O último grupo de colaboradores, “informados”, são aqueles que não intervêm, mas devem simplesmente ser mantidos a par do andamento do projeto. Para determinar o papel de cada um no projeto, é necessário fazer as seguintes perguntas:
Observação: obviamente, várias funções podem ser atribuídas a uma pessoa com o método RACI. Veja a seguir uma explicação mais detalhada de cada função!
RACI é um acrônimo mais geralmente usado para as quatro responsabilidades principais:
Quem? Pessoa que executará a tarefa: ela é responsável por isso.
Sua missão: realizar a tarefa que lhe foi confiada.
Particularidade: Pode haver várias pessoas responsáveis pela mesma tarefa, cada uma faz uma parte da tarefa.
Quem? Pessoa que aprovará a tarefa: ela é a autoridade.
Tem por missão: Assegurar a correta execução da tarefa realizada pelo (s) responsável (is) e aprovar a atividade realizada.
Particularidade: existe apenas uma autoridade por tarefa.
Quem? Pessoa que será consultada na execução da tarefa: ela é consultada sobre algum processo ou particularidade.
Sua missão: Contribuir com conselhos e opiniões para que a tarefa seja realizada da maneira mais eficiente possível.
Particularidade: pode haver várias pessoas consultadas e, muitas vezes, são especialistas.
Quem? Pessoa que será informada quando a tarefa terminar: ela é informada.
Sua missão: Manter-se atualizado sobre o progresso feito, geralmente no final da tarefa ou entrega.
Particularidade: Não intervém ativamente na realização da tarefa ou do projeto.
Existem várias variações da matriz RACI.
Aqui, vamos explicar a você sobre as duas principais e suas diferenças: a matriz RACI-VS e RASCI que a nosso ver são as que mais se aproximam da matriz tradicional e, portanto, são as mais fáceis de compreender e aplicar no seu cotidiano.
Você usou efetivamente a matriz RACI e então as tarefas foram concluídas e aprovadas.
No entanto, a tarefa é tão complexa que precisa de um segundo nível de verificação de qualidade para certificar que o resultado da tarefa está de acordo com os critérios de aceitação da organização.
É então que surge mais alguns expoente:
Quem é? Pessoa que verifica a qualidade do resultado da tarefa.
Tem como missão: Assegurar que todos os resultados cumpram os critérios de qualidade predefinidos pela organização.
Particularidade: intervém no final da tarefa no aspecto da qualidade.
Quem é? Pessoa que aprova a decisão do V (Verificador) em relação à qualidade.
Sua missão: Supervisionar todas as responsabilidades. Ele tem uma função de “aprovação” que fornecerá a aprovação final da tarefa.
Particularidade: é ela quem dá o veredicto de conclusão da tarefa, aprovando-a ou rejeitando, conforme resultado apresentado.
Leia Mais: Ciclo PDCA: o que é e como usar essa metodologia em projetos?
A matriz foi usada corretamente para atribuir responsabilidades, mas você percebe que os gerentes designados muitas vezes lutam para lidar com o fardo da tarefa em mãos. Embora você tenha designado gerentes suficientes, as tarefas ainda são difíceis de concluir a tempo. Eles precisam de mais ajuda…
Assim, na matriz RASCI, surge o Suporte:
Quem é? Pessoa que pode intervir de apoio na realização das tarefas.
A sua missão: Prestar ajuda adicional ao Gestor, dotando-o dos recursos físicos e materiais necessários para o bom desempenho da tarefa.
Pode haver várias pessoas na função de Suporte que participarão da execução da tarefa junto com o gerente.
Particularidade: Ao contrário de C (Consultado), S (Apoio) visa a conclusão da tarefa e permanece ativamente envolvido durante toda a duração da tarefa/projeto. Por outro lado, o C (Consultado) intervém ocasionalmente para aconselhar.
Para usar o RACI de forma eficaz, certifique-se de ter:
É bem sabido: o demais é inimigo do bom. Designar mais pessoas do que o necessário para a mesma função não tornará a tarefa mais eficiente. Ao contrário, pode definitivamente retardar a conclusão das tarefas do projeto.
Muitas pessoas designadas para a mesma tarefa é uma ótima maneira de perder tempo. Você também corre o risco de ter trabalho duplicado.
Se você tiver que consultar várias pessoas para realizar sua tarefa, ainda pode perder tempo, especialmente se houver opiniões contraditórias sobre como realizar bem a tarefa …
A aplicação da matriz RACI (ou das variações RACI-VS e RASCI) é mais do que satisfatória para o seu projeto? Não há necessidade de adicionar novas responsabilidades não previstas inicialmente. Mantenha a simplicidade, não procure complexidade na organização do seu projeto.
Um (a) responsável por tarefa. É simples: quando você decide ir para um lugar desconhecido, se houver vários membros do seu grupo dando direções diferentes, existe um grande risco de você passar a noite lá e, na pior das hipóteses, não chegar a lugar nenhum no final das contas.
É preciso uma única pessoa Responsável, que tomará as decisões para todo o grupo e as ações.
Não ensinamos nada até agora que seja mais importante que isso! A boa comunicação costuma ser a base de todos os relacionamentos, sejam pessoais ou profissionais. Portanto, não há segredo aqui: Mantenha as pessoas informadas sobre o andamento do seu projeto e porque você está configurando-o e organizando daquela forma.
Se você tem uma tarefa rápida e simples, o Responsável (R) também pode ser a Autoridade da tarefa (A). Isso é vantajoso em projeto com pouco pessoal – assim, aproveita-se as habilidades e torna mais eficiente o processo.
Em suma, a simples aplicação da matriz RACI já é uma boa base para começar a organizar seu projeto e esclarecer as responsabilidades de cada pessoa de sua equipe.
Mais do que utilizá-la, o principal é compreendê-la bem para poder usufruir da melhor forma nas suas situações e sobretudo justificar a sua utilidade de forma simples para que seja compreendida também pelos envolvidos, adquirindo e aplicando todos os conceitos por todos os seus colaboradores.
Leia Mais: Estratégias Empresariais para o sucesso do seu negócio
A matriz RACI é uma boa ferramenta de gestão de governança, mas não é um sistema autônomo que permite modelar um processo de gestão de algumas formas…
Por exemplo:
Modificações sucessivas da matriz podem criar cópias fantasmas, levando à inércia e bloqueios de todos os tipos.
Se você não é R, A, C ou I, você não é nada. No entanto, existem muitas partes interessadas importantes que também merecem estar na mesa. Concorda?
Alguns dados essenciais não são levados em consideração, como o preço de custo de uma tarefa, os custos unitários com base nos salários dos trabalhadores, subcontratação e etc.
A matriz RACI não permite que a confidencialidade seja gerenciada de forma suficientemente sutil.
Como montar um método RACI ágil e flexível, adaptado à estrutura da sua organização? Você pode estar se perguntando…
A resposta está inevitavelmente na adoção de um software inovador de gerenciamento de projetos e atividades. Normalmente, essas soluções integram recursos como:
Se você tiver alguma dúvida quanto ao uso da matriz RACI em seus projetos, não hesite em nos contatar. Aproveite e acompanhe mais conteúdos sobre projetos, gestão e produtividade em nosso Blog.
Esperamos que este artigo tenha ajudado. Até a próxima!
Ao enviar os dados você autoriza que o Proj4me entre em contato e declara estar ciente da Política de Privacidade.
