O que é o Guia PMBOK e qual a sua importância no Gerenciamento de Projetos

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Qualquer pessoa que já teve contato com o tema de gestão de projetos, já ouviu falar do PMBOK. O Project Management Body of Knowledge, que pode ser traduzido como Conjunto de Conhecimentos da Gestão de Projetos, é um guia produzido pelo PMI, o Project Management Institute.

O Instituto da Gestão de Projetos é uma organização internacional e sem fins lucrativos, que reúne os principais nomes da gestão de projetos de todo o mundo. É uma das associações de profissionais de maior sucesso do planeta, com mais de 650.000 associados em todo o mundo, desde sua fundação em 1969.

Então, se você quer entender um pouco mais sobre o maior guia de gestão de projetos continue lendo o post. Entenda o que é o PMBoK e por que ele é tão importante para o universo da gestão de projetos.

O que é e o que não é o PMBoK?

Antes de mais nada, é preciso deixar muito claro o que o PMBOK é e não é. Primeiramente, ele não é uma metodologia, já que seu objetivo não é fornecer abordagens diferentes para cada projeto. Ele é um guia mais geral, sendo uma coletânea das melhores práticas abordadas no mercado.

Contudo, como vimos acima, ele é produzido pelo maior instituto do assunto no mundo, o que o torna extremamente prestigioso.

Por conta disso, é uma grande fonte de inspiração para as mais diversas metodologias, o que gera a confusão. Atualmente, o guia está na sua sexta edição, com a sétima programada para sair ainda em 2021.

O que o PMBOK aborda?

Para entender bem por que o PMBOK é tão importante, é preciso saber sobre o que ele fala. Como você vai ver a seguir, é um guia extremamente completo sobre tudo no universo da gestão de projetos.

O que é um projeto e o gerenciamento de projetos para o PMBOK?

Começando pelo início, que é o próprio projeto. Para o guia, um projeto é um esforço temporário com um objetivo específico. Ou seja, ele tem início, meio e fim, além de um resultado único que ele busca alcançar.

O guia também define as restrições de um projeto e suas limitações. Ele é feito, organizado e desejado pelas pessoas. Além disso, apresenta limitações de tempo e dinheiro, além de qualquer outro recurso que precisa ser controlado no seu ciclo de vida.

Os projetos são importantes pois são eles que levam as organizações a alcançarem seus objetivos. Afinal, é preciso organizar os esforços, de modo a garantir que os objetivos são alcançados e que os recursos são bem usados.

Dentro dessa definição, existem diversos tipos de projetos, desde grandes ações em multinacionais, como atividades do cotidiano. Construir um prédio, desenvolver um site e fazer uma campanha de marketing são exemplos de projetos. Porém, organizar uma festa de aniversário e planejar as férias da família também são.

A definição do projeto é crucial, pois é ela que ajuda a entender o sentido da gestão de projetos. A ideia é que o profissional use um conjunto de habilidades, técnicas, ferramentas e conhecimentos para alcançar o objetivo estabelecido, dentro de todas as limitações existentes. Basicamente, um projeto é organizado em 5 grandes etapas:

  • Início;
  • Planejamento;
  • Execução;
  • Monitoramento e controle;
  • Encerramento.

Tipos de projetos

As áreas de conhecimento do PMBOK

Além da organização de um projeto nessas 5 etapas, o guia também divide o projeto em grupos de conhecimentos que todo gestor precisa conhecer. Ao todo são 10, mas neste post destacamos algumas das principais.

Aquisições

Ajuda o gestor de projetos do ponto de vista de um comprador, que precisa se relacionar com um vendedor. É um conhecimento que apresenta a interface de interação primária com o fornecedor, sendo responsável por sua performance. Inclui atividades como a revisão de proposta e alocação de recursos financeiros.

Qualidade

A qualidade de um projeto está limitada por diversos fatores, como escopo, tempo e dinheiro. Na prática, é impossível alterar um sem que a qualidade seja alterada, a menos que os outros também sejam ajustados.

Por exemplo, um maior escopo significa que é preciso mais tempo ou mais dinheiro. Caso contrário, a qualidade é menor.

Para garantir a qualidade, o gestor de projetos toma a face do cliente. Ele precisa entender, definir e gerenciar expectativas para que elas sejam alcançadas.

Riscos

Todo projeto está exposto a riscos, o que transforma esse em um dos conhecimentos mais importantes. O PMBOK também define risco, como qualquer condição incerta que pode impactar o projeto, de forma positiva ou negativa.

A gestão de riscos é essencial para minimizar ou evitar os impactos negativos e aproveitar melhor os positivos.

Escopo

Um dos principais fatores de qualidade, o escopo é o conjunto de atividades a serem feitas para entregar o produto. Ele é a base para o gerenciamento de custos e de tempo, baseado na capacidade de produção da equipe. É a partir do escopo que é construída a linha de tempo do projeto.

Custos

Outro conhecimento crucial, cujo foco é garantir que existem recursos financeiros para completar o escopo. Também é uma das principais ferramentas de controle, podendo reduzir o custo e o tempo de execução, ajudando a determinar o andamento do projeto segundo o cronograma.

É um fator que pode interromper ou inviabilizar um projeto.

Stakeholders

As partes interessadas do projeto são pessoas, grupos ou empresas que podem ser afetadas positiva ou negativamente por ele. Por isso, existem aqueles que ajudam ou que atrapalham o andamento do projeto, dependendo do impacto.

O objetivo desse conhecimento é reconhecer, classificar e definir ações para os stakeholders de acordo com seu potencial de poder e impacto.

Comunicações

A comunicação é um fator essencial em relação aos stakeholders. Afinal, no mínimo, eles precisam entender como anda o projeto.

O desafio para o gestor é garantir uma comunicação eficiente de acordo com cada stakeholder. Por exemplo, a comunicação para a diretoria de uma empresa é diferente da conversa com os moradores da região onde a obra será feita.

Recursos humanos

Gerenciar os recursos humanos significa identificar e documentar funções e responsabilidades. Além disso, também é preciso avaliar as habilidades necessárias para alcançar os objetivos. Contudo, o mais importante é estabelecer relacionamentos positivos e trabalhar um plano de gerenciamento pessoal.

Integrações

É claro que nenhum desses conhecimentos acima acontece de forma isolada. A integração é o que permite fazer escolhas sobre a alocação de recursos, avaliando o que é mais vantajoso para o projeto no sentido mais amplo.

Tempo

O gerenciamento do tempo pode ser um sinônimo de planejamento. Ele inclui todos os outros recursos disponíveis, pois o tempo é imutável. Um projeto pode ser adiado, mas se o deadline para o mesmo for muito fixo, todos os outros recursos precisam se adaptar a ele.

Gerir o tempo significa planejar atividades e sua sequência e alocar os profissionais certos para fazê-las.

Quais são as vantagens do PMBOK?

O PMBOK não é o guia definitivo de gestão de projetos à toa. Afinal, ele traz diversos benefícios e vantagens para quem trabalha com ele. Confira as principais.

Criação de um escopo

Uma das ótimas práticas do PMBOK é a criação do escopo, que acaba funcionando como um guia de planejamento. Por meio dele, são definidos todos os resultados desejados, além das tarefas necessárias para alcançá-las e um gerenciador de tarefas pode ajudar ainda mais.

Com isso, todo o planejamento, controle de custo e de tempo é mais fácil.

Mais previsibilidade

Imprevistos podem ocorrer a qualquer momento, mas com o PMBOK, os gestores têm uma espécie de mapa de como o projeto deve ocorrer. As boas práticas diminuem o aspecto caótico do projeto, antecipando o que pode acontecer e  diminuindo o impacto dos inevitáveis imprevistos.

Aumento na produtividade

Isso leva a um aumento na produtividade. Esse é o grande objetivo do guia, que recolhe as melhores práticas de gestão entre grande parte dos profissionais do planeta.

O planejamento e a previsibilidade diminuem os erros, além de uma otimização dos recursos que resulta em uma produtividade mais elevada.

Menos atrasos

O PMBOK coloca uma grande ênfase no cronograma, como um dos pilares da gestão de projetos. Por isso, evidentemente, projetos são entregues no prazo com mais facilidade.

Todas as áreas de conhecimento trabalham em conjunto, para otimizar esse fator tão crucial limitando erros no gerenciamento de projetos.

Satisfação dos envolvidos

Como um conhecimento dedicado especialmente aos stakeholders, o PMBOK garante a sua satisfação no projeto. A entrega no prazo naturalmente traz mais satisfação para quem encomendou o projeto, mas a relação com ele é construída durante todo o processo.

A comunicação é clara e direta, seus desejos são ouvidos e aceitos e ele se sente parte do projeto.

Os colaboradores e outros stakeholders internos também são beneficiados, pois o gestor os considera. O resultado é um aumento na produtividade.

Ficou claro que grande parte dos benefícios do uso do PMBOK conversam entre si. Um naturalmente influencia no outro, otimizando as vantagens de adotar esse guia. É claro que ninguém é obrigado a fazê-lo.

Porém, usar um guia reconhecido internacionalmente com as principais práticas do mercado é uma forma de alavancar o seu projeto. Contudo, no final das contas, é a experiência do gestor que define qual é a melhor opção.

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