Fast Tracking: o que você precisa saber sobre aceleração de projetos

Fast Tracking
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Neste conteúdo, vamos falar sobre:

Todos nós já vivenciamos aquele sentimento de naufrágio quando fica claro que um projeto não vai cumprir o prazo. Mas isso não significa que tudo está perdido: os gerentes de projeto têm algumas armas secretas à sua disposição, uma delas é o Fast tracking! 

 Não sabe do que se trata? A gente te explica!

O rastreamento rápido, ou Fast Tracking no inglês, é uma maneira de acelerar um projeto. No entanto, é preciso ter bastante cautela com o uso dessa técnica, pois você pode expor seu trabalho a riscos desnecessários.

Vamos aprender a usá-la com sabedoria? Acompanhe neste artigo!

O que é Fast Tracking no gerenciamento de projetos?

Apesar do nome difícil, fique tranquilo(a): esta prática não é tão intimidante quanto parece! Aqui está tudo o que você precisa saber sobre como usar a técnica de Fast Tracking para domar o próximo projeto indisciplinado que surgir em seu caminho:

Quando os prazos estão se aproximando, os gerentes de projeto têm uma escolha: eles podem concluir cada tarefa sequencialmente e correr o risco de perder a data ou podem fazer com que a equipe trabalhe nas tarefas simultaneamente. Essa última alternativa é o que chamamos de rastreamento rápido!

Como conduzir um projeto usando Fast Tracking?

Por trás desse “probleminha” que mencionamos acima, existem vários motivos pelos quais os gerentes de projeto se encontram nesta situação:

  • O prazo não é realista;
  • O escopo do projeto é indefinido;
  • Há falta de materiais ou recursos – por exemplo, alguém está doente ou o gerenciamento de recursos não foi feito corretamente;
  • Equipamento com defeito;
  • Baixos níveis de produtividade;
  • Comunicação pobre;
  • A necessidade de colocar o produto no mercado mais rapidamente e mais!

Para acelerar um projeto, o gerente de projeto primeiro precisa descobrir o caminho crítico do projeto para ver quais tarefas podem ser executadas simultaneamente e quais não podem. Isso também mostrará o período mais longo de tarefas dependentes. Ou seja, tarefas que dependem da conclusão de outras pessoas antes de começarem.

Descobrir o período mais longo de tarefas dependentes mostrará a quantidade mínima de tempo que seu projeto levará. Assim, as outras tarefas que não são dependentes podem ser concluídas simultaneamente!

Para usar um exemplo do mundo real: imagine que você faz parte de uma equipe preparando uma nova casa para um cliente. Você não pode pintar uma casa antes de ela ser construída, a fiação instalada e as paredes rebocadas.

Essas são tarefas dependentes porque cada uma conta com uma antes de ser concluída. Mas você pode pintar enquanto o jardim está sendo preparado e os tapetes são colocados. Fazer essas três atividades ao mesmo tempo acelera o projeto, certo?

Este é um exemplo básico de Fast Tracking em ação!

Quais são os riscos do Fast Tracking em um projeto?

Qualidade

Quando você está fazendo uma coisa, pode concentrar toda a sua energia nessa tarefa. Quando você adiciona outra tarefa à mistura, sua atenção é dividida, concorda?

Ser multitarefa provou ser ruim para a produtividade, e o mesmo vale para as equipes. Dar a eles mais coisas com as quais talvez possam lidar aumenta a probabilidade de erro e pode significar que a qualidade do trabalho produzido é menor!

Controle

Com várias tarefas acontecendo ao mesmo tempo, a atenção do gerente de projeto é dividida. Isso torna mais difícil acompanhar o progresso e os prazos. É a ideia do multitarefa causando problemas novamente.

Risco

Uma equipe sobrecarregada pode cometer erros que extrapolam o orçamento. Também existe o risco de que o acompanhamento rápido de um projeto simplesmente não funcione.

Por exemplo, se você tiver dois ou mais fluxos de trabalho em execução simultaneamente, seu caminho crítico será o fluxo de trabalho mais demorado. Se você não puder controlar esse fluxo de trabalho, alterar os outros não terá impacto na data de término do projeto.

Um exemplo mais concreto: digamos que você esteja construindo uma casa. A pintura levará sete dias, a montagem da cozinha levará cinco dias e a organização do jardim levará um dia. Ninguém pode entrar na casa até que ela seja pintada, não importa o quanto você acelere os outros dois trabalhos, certo?

Crashing vs. fast tracking

A paralisação de projetos (crashing) e o rastreamento rápido (fast tracking) são duas maneiras pelas quais um gerente de projeto pode acelerar um projeto para cumprir um prazo. Eles são frequentemente mencionados juntos – e embora tenham o mesmo objetivo, as abordagens são muito diferentes!

‘Derrubando’ ou ‘paralisando’ um projeto

A técnica de Fast Tracking economizou algum tempo para seu projeto, mas não o suficiente, e esse prazo está se aproximando. Fique calmo (a)… Nem tudo está perdido!

O Crashing é uma técnica que envolve a análise de compensações de custo e cronograma para entender como os maiores ganhos de tempo podem ser obtidos com o menor aumento de custo.

Primeiro, o gerente de projeto precisa descobrir quais atividades são críticas e, em seguida, decidir quais podem ser concluídas mais rapidamente com recursos adicionais. Aumentar os recursos acelera as tarefas, mas aumenta o custo do projeto geral!

A próxima etapa envolve alguns cálculos numéricos: o gerente de projeto precisa identificar uma oportunidade para compensação e, em seguida, calcular o ganho e a redução de tempo que essa compensação trará.

Depois de resolver isso para cada tarefa crítica, o gerente de projeto precisa escolher a abordagem menos custosa e, por fim, compartilhar o plano de emergência com o patrocinador do projeto e a equipe mais ampla.

Afinal, quando ‘acelerar’ um projeto e quando ‘travá-lo’?

Alguns projetos simplesmente não podem ser acompanhados rapidamente porque o caminho crítico se estende além do prazo. Neste caso, você precisará realizar o ‘crashing’ antes de fazer o Fast Tracking.

Para voltar àquela casa que estamos construindo, o crash envolveria contratar mais decoradores para pintar a casa mais cedo ou tirar pessoas de outros projetos para ajudar na pintura. Nesse cenário, ‘travar’ pode ser o suficiente. Ou você pode precisar travar a tarefa de pintura e rastrear as outras.

Os riscos aqui incluem gastar o orçamento muito rapidamente ou atrasar outros trabalhos porque você transferiu pessoas de uma tarefa para outra. Também é importante lembrar que colocar mais pessoas em um trabalho pode ser mais problemático do que valer a pena.

Fast Tracking em 4 etapas

1. Certifique-se de que o rastreamento rápido é o caminho certo

Esse prazo realmente vale a pena contornar e dobrar as tarefas? Se você conseguir adiar, essa geralmente será a melhor opção. Antes de dar o salto, pergunte-se o seguinte:

  • Quanto tempo você precisa recuperar para cumprir o seu prazo?
  • Quais atividades constituem o caminho crítico? Elas podem ser aceleradas?
  • Quais são as dependências de tarefas?
  • Que impacto as mudanças no cronograma terão sobre os membros da equipe, recursos, o cliente e a organização?

2. Faça um plano

O Fast Tracking é um processo agitado. Ter um plano detalhado implementado será de grande ajuda na hora de fazer malabarismos com várias tarefas ao mesmo tempo. O software de gerenciamento de projetos será sua arma secreta aqui: usar uma ferramenta baseada em nuvem significa que toda a equipe pode fazer login e observar o andamento, receber atualizações de tarefas e notificações da equipe em tempo real.

3. Revise a programação

Em seguida, calcule seu caminho crítico e dependências de tarefas e veja quais atividades podem ser monitoradas rapidamente.

Dica: se você estiver usando um software de gerenciamento de projeto, pode ter uma ferramenta que permite fazer isso com o clique de um botão. A visualização de seus dados facilita a compreensão – e os gráficos de Gantt, em particular, são ótimos para mostrar tempos e durações.

4. Monitore o projeto

Com várias tarefas acontecendo em conjunto, é fundamental manter um controle firme do progresso. O software de gerenciamento de projetos pode ajudar com gráficos e notificações em tempo real, bem como ajudá-lo a identificar gargalos antes que eles causem problemas.

Além de verificar cronogramas e atualizações, converse regularmente com sua equipe para garantir que eles tenham tudo de que precisam para trabalhar com eficácia. Eles poderão oferecer informações úteis que você poderia ter perdido.

Software de gestão de projetos

Obtenha os melhores resultados!

Quando confrontado com a necessidade de acelerar o cronograma de um projeto, o primeiro instinto pode ser adicionar recursos ou, ainda mais provavelmente, dedicar mais horas de trabalho. Mas essas opções nem sempre são produtivas ou viáveis!

O uso de recursos de pessoal adicionais, mesmo quando possível, muitas vezes não é uma solução. Em algumas circunstâncias do projeto, certas tarefas só podem ser concluídas por um número finito de recursos, em um período de tempo finito.

Nesses casos, os recursos extras só irão adicionar custos, causar confusão e, de fato, podem até impedir, ao invés de promover o progresso. A prorrogação também é uma proposta complicada.

Embora as horas de trabalho adicionais possam encurtar um cronograma de outra forma atrasado, horas extras excessivas podem sair pela culatra. O esgotamento se instala! Como a maioria das técnicas de gerenciamento, tudo se resume a encontrar o equilíbrio certo entre necessidades e capacidades.

Dicas úteis para implementação do Fast Tracking no seu projeto

O agendamento acelerado começa com um exame de cinco (5) premissas principais e continua com o processo de planejamento de sete (7) etapas:

  1. Você tem um cronograma realista, com todas as tarefas e atividades devidamente identificadas?
  2. Você está suficientemente ciente de todas as dependências de tarefas (tarefas que devem terminar antes que outras comecem)?
  3. Você tem um conhecimento sólido sobre os requisitos, objetivos e prioridades do projeto?
  4. Você tem uma boa relação de trabalho com as partes interessadas no projeto?
  5. Você estabeleceu e testou práticas de governança, supervisão e gerenciamento de problemas?

Se você puder responder “sim” a essas perguntas, então você está pronto para “acelerar” sua programação (no todo ou em parte) e é hora de passar para as sete (7) etapas do Fast Tracking:

  1. Determine seus objetivos e capacidades de “rastreamento rápido”
  2. Examine o cronograma do projeto para identificar dependências
  3. Encontre oportunidades na linha do tempo do projeto
  4. Identifique todas as alternativas viáveis ​​para fazer ajustes de cronograma
  5. Tome decisões informadas (com base nas alternativas identificadas)
  6. Busque consenso para todas as decisões de acompanhamento rápido
  7. Monitore o progresso e rastreie os problemas!

Riscos e recompensas do Fast Tracking

Não há dúvida de que o cronograma acelerado é mais difícil de gerenciar (em vista de todas as atividades simultâneas). Além disso, programações aceleradas também podem apresentar problemas de maior intensidade.

Vale lembrar que se o trabalho simultâneo deve ser executado corretamente, ele deve ser realizado sem sacrificar a qualidade, o escopo e o orçamento. Em outras palavras, o agendamento acelerado é uma ferramenta poderosa, embora arriscada, que deve ser usada com cuidado e discrição.

Quando aplicado de forma apropriada, o cronograma acelerado pode resolver muitos problemas e oferecer vários benefícios. Isso parece muito atraente, mas não é tão simples e certamente não é isento de riscos.

Pensamentos finais

O Fast Tracking e o Crashing são maneiras úteis de compensar o tempo perdido se um projeto puder ser ultrapassado – mas, é claro, ambos vêm com riscos. Antes de escolher qualquer um deles, é importante pesar totalmente os prós e os contras em vez de mergulhar de cabeça.

Como em todos os projetos, uma boa comunicação pode ser a diferença entre o sucesso e o desastre. Além de conversar com os indivíduos diariamente para garantir que eles tenham tudo de que precisam, aproveite as ferramentas de gerenciamento de projetos.

Rastreadores, gráficos de Gantt e notificações em tempo real podem ser uma grande ajuda quando se trata de garantir que todos estejam na mesma página, algo que é obrigatório quando todos estão em uma jornada apertada para cumprir o prazo!

Conheça o Proj4me: solução para seus problemas de gestão!

Assim que estiver familiarizado com o uso do Fast Tracking, a próxima etapa a ser considerada é uma avaliação do software Proj4me. O Proj4me é uma ferramenta online ideal para uma gestão eficiente de Projetos, Tarefas e Equipes.

Por meio dela, sua empresa pode monitorar uma infinidade de dados e aproveitá-los por meio de automação e visualização em gráficos, tabelas e mais. O resultado do planejamento com Proj4me é uma diminuição no tempo de ciclo de melhoria, tornando-o mais curto e mais prático!

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