Como fazer um Planejamento Operacional para sua empresa

Planejamento operacional
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Neste conteúdo, vamos falar sobre:

O funcionamento de uma empresa depende de que tudo esteja funcionando corretamente mas, para acompanhar os resultados, é preciso primeiro saber quais tarefas devem ser feitas, por quem, onde, quando e quanto isso vai custar.

O planejamento é extremamente importante para atingir objetivos de forma eficiente e, quando se trata de dinheiro, isso significa obter melhores resultados com menos custos, evitando prejuízos.

Ao longo desse artigo, abordaremos o que é o Planejamento Operacional, a diferença entre o plano operacional e o plano estratégico e como ter um planejamento operacional pode ajudar sua empresa a crescer.

Acompanhe para saber mais.

O que é planejamento operacional?

Também chamado de plano de trabalho, o planejamento operacional é uma parte do planejamento estratégico que mostra o fluxo de trabalho diário. Ou seja, ele é a transformação das metas e objetivos do planejamento estratégico em tarefas que devem ser executadas para que eles sejam alcançados.

O plano operacional, portanto, é um plano altamente detalhado que dá uma imagem ampla e clara de como cada departamento, seção e equipe vai contribuir para atingir os objetivos da organização, mapeando as tarefas do dia a dia para cada uma dessas partes.

E essa é uma ferramenta importante independente do tipo de projeto com que você esteja lidando.

A ideia é descobrir o que, quem, quando e quanto:

  • O que deve ser feito: quais as tarefas.
  • Quem deve fazer: os responsáveis por cada tarefa;
  • Quando fazer: cronogramas e prazos para as tarefas;
  • Quanto: alocação dos recursos para que as tarefas sejam concluídas.

Qual a importância do planejamento operacional para as empresas?

Independente do porte da empresa, um planejamento operacional pode ser uma ferramenta poderosa para aumentar a eficiência, reduzir custos e ter melhores resultados.

Isso porque um plano operacional descreve as tarefas que cada uma das equipes ou departamentos devem realizar, de modo que evita o retrabalho; bem como especifica os responsáveis por cada tarefa, facilitando a resolução de problemas;

Isso envolve definir quais as tarefas para atingir metas de curto prazo, quais os prazos que devem ser seguidos, o custo financeiro e de tempo.

Como também especifica o que se espera de cada membro da equipe, fica mais fácil gerir os times e os colaboradores também se sentem mais confortáveis porque podem eles mesmos ter uma ideia de seu desempenho.

Planos operacionais de cada departamento podem ser visualizados pelos seus responsáveis, buscando garantir que estejam todos de acordo.

Princípios do planejamento operacional

O principal princípio do planejamento operacional é não perder de vista o plano estratégico (falaremos um pouco mais sobre a diferença entre um e outro adiante).

Isso ajuda a não perder de vista quais os objetivos que estão na mira do plano operacional, otimizando os processos nessa direção.

O segundo princípio é verificar se esse plano operacional segue a cultura organizacional. Se, por exemplo, a cultura organizacional busca o mínimo possível de burocracia e rápida solução de problemas, não adianta criar um plano operacional que traga uma série de dificuldades para o operador, por exemplo.

É importante destacar esse ponto porque muitas vezes o plano operacional é visto como uma ferramenta financeira, exclusivamente, quando deveria ser uma ferramenta de gerenciamento estratégico com objetivos realistas.

Uma boa forma de cumprir essa ideia é permitir que todos os departamentos participem do processo de criação do plano operacional, trocando informações e aumentando o engajamento e comprometimento dos colaboradores.

Isso nos leva ao terceiro princípio: o plano operacional deve ser feito com base em quem trabalha no nível operacional. Muitas empresas fazem planos e estabelecem metas sem nunca conversar com quem está na linha de frente.

O quarto princípio trata de tempo: o planejamento operacional deve cumprir prazos para manter sua relevância. Não adianta fazer um plano e engavetá-lo. Quando você determina cronogramas, sabe quando revisitar seu plano e verificar se tudo está indo de acordo com o esperado e quando é necessário fazer algum ajuste.

Por fim, o quinto princípio é manter sua base de dados atualizada. A eficiência de um plano operacional depende de informações atualizadas para que se possa realizar mudanças rapidamente quando a situação pede.

Diferença entre plano estratégico e plano operacional

Se não ficou clara até aqui a diferença entre plano estratégico e plano operacional, não tem problema, a gente explica.

Enquanto um plano operacional está focado no curto prazo (o que precisa ser feito agora e como), o plano estratégico define perspectivas de médio e longo prazo (para onde a sua empresa está indo).

O plano estratégico trata da missão, da visão e metas para os próximos anos e quais métricas serão observadas para medir essas metas e que projetos serão executados para atingi-las.

Planejamento Empresarial

O plano operacional já trata em detalhes o trabalho diário/semanal de cada departamento, seção e equipe, o que deve ser feito, por quem, quando e quanto vai custar.

Enquanto os planos operacionais tendem a ser atualizados com frequência, os planos estratégicos tendem a permanecer inalterados a menos que grandes eventos ocorram.

Para ficar mais claro, podemos citar 3 diferenças entre eles:

  1. Tempo: o plano estratégico pensa a médio e longo prazos, enquanto o operacional tende a focar no ano corrente.
  2. Objetivo: o plano estratégico é focado na empresa e seu futuro, enquanto o plano operacional tem foco nos departamentos e como eles devem funcionar.
  3. Relatórios: o relatório do plano estratégico trata do desempenho da empresa com relação às metas escolhidas. O relatório operacional descreve detalhadamente as tarefas de cada pessoa e departamento, dando uma indicação do andamento de cada projeto.

Como você pode perceber, ambas as ferramentas — plano estratégico e plano operacional — são necessárias para a sua empresa.

Se você não tem um plano operacional definido, não precisa hiperventilar: os departamentos provavelmente já têm um plano de trabalho em vigor, o que significa que agora o trabalho é mapeá-lo e identificar formas de torná-lo mais eficiente.

Por que você precisa de um plano operacional na sua empresa?

Se você está argumentando: “ah, mas eu não preciso disso, tudo está indo bem sem um plano operacional”, pense melhor. O plano operacional é um guia estratégico que te ajuda a acompanhar o desempenho de cada colaborador, reconhecendo formas de fazer com que a performance aumente, que custos sejam reduzidos.

Que gestor não deseja fazer mais com menos e aumentar a produtividade? O plano operacional pode ajudar a realizar isso, pois ajuda a visualizar onde você deveria estar gerando mais receita e por que isso não está acontecendo, auxiliando a identificar o que precisa ser melhorado em cada departamento.

Isso ajuda a verificar métricas como o tempo médio de atendimento ou o número de atendimentos, quais funcionários estão acima da expectativa e representam talentos que devem ser aproveitados e retidos.

Como criar um Planejamento Operacional?

Agora você talvez esteja pensando: “ok, ok, então eu preciso fazer isso, mas por onde começar?”. Bem, um planejamento operacional deve levar em conta alguns pontos:

1 – Tenha em mente que o planejamento operacional deve cobrir períodos de 1 até 3 anos.
2 –  Pesquise sobre a sua equipe e como ela se desenvolveu no último ano; sobre como está o seu orçamento, como ele estava no mesmo período do ano anterior; comece a identificar metas para o ano seguinte, criando prazos (quando).
3 – Uma vez mapeadas as metas (o que), identifique responsáveis (quem) pelas tarefas e aloque o orçamento (quanto) para que elas sejam postas em prática.
4 – Elabore um relatório que inclua as informações (o que, quem, quando e quanto) de forma clara e vá acompanhando através de novos relatórios como o plano operacional se desenvolve.

Agora, para fazer tudo isso acontecer, você precisa de uma boa ferramenta de gestão.

A melhor ferramenta de gestão para o seu planejamento operacional

Para que os projetos de cada departamento sejam gerenciados da melhor forma possível, você precisa contar com a melhor ferramenta possível para seus objetivos. E, sendo você um especialista ou não, temos exatamente tudo o que precisa para alcançá-los.

Informações disponíveis e atualizadas podem ser o diferencial para identificar o momento certo de fazer ajustes no seu plano operacional, determinando o sucesso ou o fracasso do seu planejamento e existem diversos softwares fáceis de manusear que permitem organizar as etapas do seu projeto, suas tarefas e cronograma, permitindo ter as informações necessárias para tomar decisões ao longo de sua execução.

O Proj4me é um sistema online de gestão de projetos simples, visual e intuitivo. Diferente de outros sistemas no mercado, que pecam por serem simples demais ou complexos demais, o Proj4me oferece todas as informações de que você precisa no dia a dia de forma prática e rápida, com apenas um clique.

Visualizar as tarefas, realizar o acompanhamento de cada uma delas, quem é o responsável por desenvolvê-las, qual o prazo e se ele está sendo atendido, ou mesmo verificar quando tudo estará pronto… Tudo isso e muito mais é respondido pelo nosso sistema de gestão.

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