Kick-off Meeting: o pontapé inicial para ter sucesso nos projetos

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Neste conteúdo, vamos falar sobre:

É necessário todo um planejamento para não chegar no meio do caminho e encontrar possíveis erros, comprometendo, assim, o sucesso do projeto.

Por isso, o pontapé inicial, conhecido no mundo dos negócios como Kick-off Meeting, é o momento decisivo, onde todos os profissionais envolvidos devem se organizar para alinhar e apresentar propostas e ideias.

Pode parecer algo simples, uma reunião onde todos poderão contribuir com sugestões, passando, em seguida, para um cronograma. Mas os desafios pela frente são grandes e muitas vezes os empreendedores precisam lidar com o receio de errar e com o fantasma da procrastinação.

Com os novos desafios de encarar o trabalho remoto, sem deixar a produtividade da equipe cair, o Kick-off Meeting ganha uma importância ainda maior na hora de fazer uma Gestão de Projetos mais assertiva e de sucesso.

Saiba mais sobre o Kick-off Meeting e confira os possíveis caminhos para que seus projetos saiam do papel:

Kick-off Meeting, o que é e por que é essencial?

Uma reunião inicial em que todos os participantes e profissionais envolvidos no projeto conversam sobre os pontos cruciais que deverão fazer parte do trabalho. Esse é o Kick-off Meeting, termo em inglês inspirado nas partidas de futebol americano, mas que vem sendo utilizado no mundo do empreendedorismo também.

Neste brainstorm que marca a largada do projeto, diversos assuntos podem ser tratados, como:

– Recursos;
– Objetivos a médio e longo prazo;
– Prazos;
– Responsabilidades de cada integrante;
– Cronograma;
– Assim como qualquer detalhe que permita que toda a equipe avance de forma amigável e comprometida.

Fazer um Kick-off Meeting é uma oportunidade excelente para iniciar o projeto dando uma boa impressão e, claro, aumentando as chances de obter o resultado almejado. É preciso levar em conta diversos pontos na hora de organizar a reunião inicial, principalmente pois no Kick-off Meeting, geralmente, todos os envolvidos estarão presentes para participar do encontro.

Equipe, gestor ou líder do projeto, e cliente ou patrocinador, estarão presentes para fazer essa primeira apresentação, por isso que o Kick-off Meeting é tão essencial para o sucesso do projeto.

Quais pontos devem ser tratados no Kick-off Meeting?

Nesta reunião de abertura, o gestor do projeto poderá apresentar o TAP (Termo de Abertura do Projeto), que elucida etapas e itens para dar prosseguimento aos trabalhos, até a fase de conclusão.

É preciso levar em consideração, no Kick-off Meeting, os seguintes pontos:

• Justificativa: breve apresentação dos argumentos, com o intuito de elucidar a importância daquele projeto;
• Objetivo: qual a finalidade, propósito e como esse projeto poderá contribuir para o cliente e/ou patrocinador;
• Recursos: poderão ser mencionados os recursos, de acordo com cada etapa, assim como o valor total para o desenvolvimento do projeto;
• Equipe: é muito importante fazer uma apresentação rápida de toda equipe e qual será o papel de cada um dentro do projeto;
• Cronograma: no Kick-off Meeting, já se apresenta, normalmente, o cronograma com as etapas que serão seguidas até a conclusão;
• Capacitação e encontros: alguns projetos precisam contar com uma etapa de capacitação ou treinamento para que toda a equipe esteja alinhada. Isso pode ser feito presencialmente ou através de teleconferências.

Trabalho em equipe, a essência de um bom Kick-off Meeting

É importante ressaltar que até o pontapé inicial, com essa primeira reunião de abertura do projeto, todo um trabalho de levantamento de pesquisas, dados, Gestão de Tarefas e muitos diálogos já foram feitos até o Kick-off Meeting.
Hoje, diante da nova realidade em que estamos vivendo em tempos de pandemia, com boa parte dos profissionais em home office, é preciso buscar métodos ágeis para não comprometer o andamento de um projeto, que tem seu início muito antes de uma apresentação inicial.

Quando é finalmente agendada a reunião de abertura, significa que houve muito trabalho e diversos processos de alinhamento antes. Com o Kick-off Meeting, se compreende que finalmente o projeto entrará na fase de iniciação, ou seja, vai finalmente acontecer.

O tempo de um Kick-off Meeting acaba variando muito de acordo com o escopo do projeto, complexidade e quantidade de integrantes na equipe. Pode variar de 30 minutos até 3 horas de reunião, principalmente em casos de Kick-off Meeting que envolvem apresentações das etapas, com gráficos, slides e vídeos.

O que deve ser sempre levado em consideração é a compreensão total sobre o que deverá ser executado, assim como a missão de cada um dos envolvidos. O foco durante o encontro é que todos saiam esclarecidos, tirem todas as dúvidas possíveis e alinhem os últimos detalhes.

Equipe engajada para atender as expectativas do cliente

Em um Kick-off Meeting, o escopo aparece no centro, como uma das mais importantes, pois é o responsável por minimizar, ao máximo, os erros durante as etapas de trabalho.

Através do escopo, todos terão acessos aos detalhes do produto ou dos serviços que serão desenvolvidos até a conclusão do projeto. Se todo o projeto, por exemplo, consiste em desenvolver um software de gestão, a equipe de Tecnologia da Informação deve estar presente na reunião de trabalho para fazer a apresentação e sanar dúvidas do cliente.

Com o escopo bem alinhado, automaticamente a equipe ganha força e se destaca com mais engajamento, conseguindo, assim, atender às expectativas do cliente.

Atenção redobrada com o cronograma

Dentro de todo o escopo do projeto, o cronograma é mais um item a ser desenvolvido através da criação de um documento que apresenta toda a Gestão de Processos, etapas e prazos para cumprir cada uma delas e pode também apontar o líder por trás de cada equipe, caso haja uma divisão de integrantes se dedicando a atividades distintas.

É notável que o mundo corporativo está sendo obrigado não apenas a uma nova adaptação, mas também a exercer uma mentalidade inovadora diante dos novos desafios do empreendedorismo.

Aumentar a produtividade, não sobrecarregando os colaboradores, mas sim fazendo uso de boas ferramentas de gestão, como o uso de software, aplicativos, e principalmente olhando o trabalho remoto com novos olhos.

Para um cronograma ser cumprido com sucesso, a equipe não precisa estar dentro de um sistema de horário comercial, por exemplo. Hoje, o home office se mostrou não apenas necessário, por conta da pandemia, mas também apresentou uma metodologia eficaz para que toda a equipe continue produtiva, independentemente do local de trabalho.

Por isso, se você está planejando o seu primeiro Kick-off Meeting, saiba que poderá entregar o melhor aos seus clientes e cumprir o cronograma, desde que todos estejam comprometidos com o projeto. Não é mais uma questão de lugar, e sim de olhar a forma de trabalho com uma visão de futuro.

Dicas para fazer um bom Kick-off Meeting

1. Antes do Kick-off Meeting, defina com sua equipe os pontos principais que deverão ser abordados durante a reunião;
2. Monte uma apresentação com todo o escopo do projeto, garantindo, assim, que o patrocinador ou cliente visualize as etapas e o que será feito em cada uma delas;
3. Apesar de ser um trabalho em equipe, é mais assertivo escolher antes um líder ou gestor que irá apresentar;
4. Anote todas as ideias, de forma clara e organizada, para que juntos todos possam debater o que será aproveitado agora, ou quem sabe, nas demais etapas do projeto;
5. Determine também, durante o Kick-off Meeting, um canal de comunicação onde todos possam compartilhar as mesmas informações, evitando, assim, possíveis ruídos durante o processo de trabalho;
6. Linguagem afiada, objetiva e natural. O Kick-off Meeting é como um cartão de visitas, então, cada detalhe fará a diferença para que todos passem uma imagem de profissionalismo. Sendo assim, aquele que for designado para apresentar, deve estudar o conteúdo e saber o que irá responder;
7. Você pode montar a apresentação em um Power Point, com gráficos, dados, fotos e protótipo em caso de produto. Os primeiros 30 minutos do Kick-off Meeting devem ser direcionados para essa apresentação geral, sempre de maneira atrativa e que chame a atenção do público;
8. Depois, pode se abrir para troca de ideias e possíveis dúvidas, finalizando com as considerações finais;
9. Traga novidades que possam causar algo inesperado, pode ser um novo dado de mercado, um case de projeto parecido ao que será executado etc.;
10. O gestor do projeto, apesar de fazer o papel de líder, deve engajar os demais, esclarecendo que cada um faz parte de uma engrenagem e, por isso, é importante para tirar o projeto do papel.

Conclusão

Como podemos observar, o Kick-off Meeting tem papel fundamental para desenvolver um projeto com sucesso. Nele, toda uma metodologia e escolha do tipo de gerenciamento é apresentada na reunião para que, assim, todos fiquem sintonizados no mesmo objetivo.

Todo esse cuidado e planejamento na etapa inicial, mostra muito mais respeito, visão de mercado, engajamento e comprometimento de todos. Assim, o cliente enxerga que há um fio condutor que está permeando todo o projeto e, por isso, o sucesso será inevitável!

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